วิธีสร้างระบบการกำหนดหมายเลขสำหรับนโยบาย & ขั้นตอน

ระบบการกำหนดหมายเลขสำหรับนโยบายและขั้นตอนช่วยเหลือผู้ใช้ในการนำทางผ่านกระดาษหรือคู่มือออนไลน์ ทั้งระบบที่เป็นมาตรฐานนั้นมีไว้สำหรับองค์กรแบบลอจิคัลและทำให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยไม่ต้องสแกนทุกหน้าและส่วนหัว การจัดระเบียบแผนกและระบบตัวเลขหรือตัวอักษรและตัวเลขเป็นวิธีที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายหรือกระบวนการสามารถมีที่ตั้งที่เป็นไปได้เพียงแห่งเดียวในคู่มือ

เค้าโครงนโยบายและการกำหนดหมายเลขหน้า

จัดระเบียบนโยบายตามตัวอักษรรวมถึงแต่ละบทเป็นบทที่แยกต่างหากและหมายเลขแต่ละบทโดยใช้หมายเลขรวมเช่น 1.0 และ 2.0 ตัวอย่างเช่นหากนโยบายแผนกทรัพยากรบุคคลมีบทที่ห้าให้ใช้“ 5.0 - ทรัพยากรมนุษย์” เป็นหัวเรื่องของบท หมายเลขหน้าภายในแต่ละบทตามลำดับไม่ได้เรียงตามลำดับตั้งแต่ต้นจนจบคู่มือ

การกำหนดหมายเลขสำหรับขั้นตอน

สร้างตัวเลขสำหรับขั้นตอนโดยการต่อท้ายหมายเลขบท ตัวอย่างเช่นหาก“ 5.0 - ทรัพยากรมนุษย์” ประกอบด้วยหกขั้นตอนให้ทำหมายเลขเหล่านี้จาก 5.1 ถึง 5.6 และรวมชื่อของแต่ละขั้นตอน ใช้การเยื้องตัวอักษรพิมพ์เล็กและตัวเลขโรมันตัวพิมพ์เล็กเพื่อระบุขั้นตอนและขั้นตอนย่อยภายในแต่ละขั้นตอน ตัวอย่างเช่นหากกระบวนการเลิกจ้างดำรงตำแหน่ง 5.2 ให้ใช้ตัวอักษร“ a, b และ c” เพื่อระบุขั้นตอนในการยกเลิกพนักงาน หากขั้นตอนใด ๆ เหล่านี้มีขั้นตอนย่อยให้ระบุสิ่งเหล่านี้โดยใช้ตัวเลขโรมันตัวพิมพ์เล็กเช่น "i, ii, iii"

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับระบบเลข

แม้ว่าระบบการนับที่ดีจะอนุญาตให้ทำการแก้ไขได้ แต่ก็ไม่สามารถป้องกันได้ทั้งหมด หากเป็นไปได้ให้รวบรวมคู่มือและสร้างระบบหมายเลขหลังจากคุณสร้างนโยบายและขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดแล้วเท่านั้น มิฉะนั้นคุณจะต้องเพิ่มนโยบายใหม่ในตอนท้ายของคู่มือหรือหมายเลขทุกอย่างเพื่อรักษาลำดับตัวอักษร