วิธีการพิมพ์จดหมาย

สร้างหัวจดหมายที่ดูเป็นมืออาชีพโดยพิมพ์ด้วยตัวคุณเองในโปรแกรมประมวลผลคำ หากจัดรูปแบบและพิมพ์ลงบนกระดาษที่มีคุณภาพอย่างเหมาะสมจะมีลักษณะเหมือนกระดาษหัวจดหมายที่กำหนดเองและพิมพ์อย่างมืออาชีพ แทนที่จะสั่งซื้อหลายร้อยหรือหลายพันหน้าคุณสามารถพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณเขียนจดหมาย คุณยังสามารถพิมพ์หัวจดหมายสีจำนวนน้อยที่สุดล่วงหน้าเพื่อใช้ในภายหลังเมื่อพิมพ์จดหมายบนเครื่องพิมพ์ขาวดำ

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์ที่ใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

• เครื่องพิมพ์

• กระดาษถ่ายเอกสารคุณภาพ

ตัดสินใจเลือกสีและขาวดำ หากคุณเพิ่มแบบอักษรสีหรืองานศิลปะลงในหัวจดหมายของคุณคุณจะต้องใช้เครื่องพิมพ์สี เครื่องพิมพ์ Office ที่ให้ความเร็วและการพิมพ์ที่เหมาะสมอาจเป็นขาวดำ แต่เพียงผู้เดียว หากคุณเพิ่มสีให้หัวจดหมายของคุณและวางแผนที่จะพิมพ์หัวจดหมายด้วยตัวอักษรคุณจะต้องใช้เครื่องพิมพ์สีหรือออกแบบหัวจดหมายที่พิมพ์ได้ดีทั้งขาวดำหรือสี

เพิ่มโลโก้ธุรกิจของคุณไปยังหัวจดหมาย ในการทำเช่นนี้คุณจะต้องสแกนโลโก้เพื่อสร้างไฟล์ภาพดิจิทัลบนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งสามารถแทรกลงในเอกสารของคุณได้ หากคุณมีหัวจดหมายที่ออกแบบอย่างมืออาชีพคุณอาจมีภาพดิจิทัลบนดิสก์อยู่แล้ว หากคุณไม่มีเครื่องสแกนร้านค้าเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมากจะเสนอบริการสแกน

ตั้งระยะห่างระหว่าง¼ของนิ้วเป็น½นิ้วจากด้านบนของกระดาษ เครื่องพิมพ์จะแตกต่างกันไปตามขอบกระดาษที่สามารถพิมพ์ได้และคุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนตามความสามารถของเครื่องพิมพ์ของคุณ

เลือกรูปแบบตัวอักษรสำหรับหัวจดหมายของคุณ หากคุณใช้โลโก้แบบอักษรควรเติมเต็มและไม่เบี่ยงเบนความสนใจจากงานศิลปะ รูปแบบตัวอักษรควรสะท้อนถึงผู้ส่ง หากหัวจดหมายสำหรับทนายความควรใช้แบบอักษรที่ดูเป็นมืออาชีพและอ่านง่าย คุณอาจเลือกแบบอักษรที่ดูสนุกสนานและเป็นแบบดั้งเดิมสำหรับร้านขายของเล่น ทำให้มันง่ายและง่ายต่อสายตา

รวมชื่อของผู้ส่งหรือธุรกิจพร้อมกับที่อยู่ทางไปรษณีย์และหมายเลขโทรศัพท์ อาจมีการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมเช่นที่อยู่จริงหมายเลขโทรศัพท์โทรสารอีเมลและที่อยู่เว็บ โดยปกติแล้วบรรทัดแรกของหัวจดหมายคือชื่อของธุรกิจหรือบุคคลที่สองคือที่อยู่ทางไปรษณีย์และบรรทัดที่สามคือหมายเลขโทรศัพท์

จัดรูปแบบแบบอักษร ชื่อธุรกิจ (หรือบุคคลถ้าเป็นหัวจดหมายส่วนตัว) ควรมีขนาดใหญ่กว่าตัวอักษรที่เหลือเล็กน้อย บรรทัดข้อความนี้อาจเป็นตัวหนาตัวเอียงหรือทั้งสองอย่าง

จัดตำแหน่งหัวจดหมาย หัวจดหมายแบบดั้งเดิมอยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ โลโก้อาจวางตำแหน่งที่ด้านบนของหัวจดหมายหรือล้างออกไปด้านข้างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปร่างของมัน

ปรับขนาดโลโก้หากจำเป็นเพื่อให้พอดีกับหัวจดหมาย หากรูปร่างโลโก้หรือการออกแบบไม่ตรงกับหัวจดหมายให้ลบงานศิลปะออกจากเอกสาร หากไม่ได้ใช้โลโก้ชื่อของธุรกิจอาจเป็นแบบอักษรที่ไม่ซ้ำในขณะที่ส่วนที่เหลือของข้อความจะพิมพ์ด้วยแบบอักษรพื้นฐานที่อ่านง่าย

บันทึกเอกสารเป็นเทมเพลตที่จะใช้เมื่อเขียนจดหมาย

เคล็ดลับ

• หากโลโก้มีชื่อของธุรกิจให้กำจัดบรรทัดข้อความด้วยชื่อธุรกิจ หากโลโก้มีสีและคุณต้องการให้ขาวดำใช้โปรแกรมเช่น PhotoShop เพื่อแปลงรูปภาพเป็นขาวดำ

การเตือน

การพิมพ์หัวจดหมายสีแบบเต็มบนเครื่องพิมพ์ขาวดำจะให้ผลลัพธ์ที่ด้อยกว่า แบบอักษรที่ซับซ้อนบางอย่างจะพิมพ์ออกมาบนเครื่องพิมพ์ทั้งหมดและเครื่องพิมพ์อาจใช้แบบอักษรอื่นแทน