แผนกต้อนรับส่วนหน้าของอาคารเป็นศูนย์กลางข้อมูลสำหรับการดำเนินงานทั้งหมด ไม่เพียง แต่เป็นสถานที่สำหรับตรวจสอบการนัดหมายของคุณ แต่ยังสามารถกลายเป็นสิ่งสำคัญในกรณีฉุกเฉิน ในกรณีฉุกเฉินพนักงานต้อนรับจะได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับสถานการณ์และเผยแพร่ข้อมูลนั้นไปยังผู้รับที่เหมาะสมทำให้ได้ข้อสรุปที่รวดเร็วและเหมาะสมกับเหตุการณ์
การเตรียมการ
เมื่อมีเหตุฉุกเฉินพนักงานต้อนรับจะกลายเป็นผู้บัญชาการเหตุการณ์และโต๊ะทำงานของเขาจะกลายเป็นศูนย์บัญชาการเหตุการณ์ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างเหมาะสมในระหว่างขั้นตอนฉุกเฉินเครื่องมือสำคัญทั้งหมดของคุณควรอยู่ใกล้ ๆ ทดสอบโทรศัพท์ระบบเพจและวิทยุของคุณเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าโทรศัพท์เหล่านั้นทำงานได้อย่างถูกต้อง จัดทำบัญชีเวชภัณฑ์ฉุกเฉินของคุณเช่นชุดปฐมพยาบาล AED ขวดออกซิเจนไฟฉายและผ้าห่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีกระดาษโน๊ตปากกาและดินสออย่างเพียงพอ ควรมีคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานฉุกเฉินพร้อมกับเอกสารอ้างอิงฉบับย่อที่จะใช้ในช่วงเหตุการณ์
ความคาดหวัง
เมื่อมีเหตุฉุกเฉินเกิดขึ้นให้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่เกิดขึ้นและไม่ใช่เรื่องที่ต้องจัดการทันที ตัวอย่างเช่นคุณอาจได้รับโทรศัพท์จากพนักงานที่ขอให้เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยพาเธอไปที่รถของเธอ การตอบสนองของคุณควรเป็นไปตาม "ความปลอดภัยเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ฉุกเฉินในเวลานี้และไม่สามารถช่วยเหลือคุณได้มันจะดีกว่าถ้าคุณสามารถขอให้เพื่อนร่วมงานพาคุณไปได้"
ขั้นตอนฉุกเฉิน
เปิดคู่มือขั้นตอนฉุกเฉินของคุณทันทีไปยังส่วนที่เหมาะสมและอ้างอิงในเวลาใดก็ได้ที่คุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไร ทำตามขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณตามลำดับที่ระบุไว้และลองทำใจให้สงบ สิ่งนี้จะช่วยลดโอกาสของข้อผิดพลาดในส่วนของคุณ
ตรวจสอบการสื่อสารที่มีลำดับความสำคัญทั้งหมดและช่วยในการถ่ายทอดสัญญาณวิทยุที่สำคัญไปยังผู้ที่เหมาะสม เตรียมพร้อมเพื่อแจ้งตำรวจหรือแผนกดับเพลิง
ติดตามการเข้าและออกจากที่พักของคุณต่อไปเพื่อให้สามารถควบคุมการเข้าถึงได้ดีขึ้นในระหว่างเกิดเหตุฉุกเฉิน ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการดูจุดเข้าใช้งานวิดีโอที่มีการตรวจสอบรวมถึงการตรวจสอบบุคคลเพื่อหา ID ที่ถูกต้องเมื่อเข้าและออก ติดตามข่าวสารล่าสุดจากสมุดบันทึกผู้เข้าชมตรวจสอบบุคคลเข้าและออกได้ตามต้องการ
เอาใจใส่กับบริเวณแผนกต้อนรับส่วนหน้าของคุณโดยทันทีเพื่อค้นหาบุคคลหรือสิ่งของที่น่าสงสัย รายงานสิ่งผิดปกติทันที
เมื่อเจ้าหน้าที่ตำรวจและเจ้าหน้าที่ดับเพลิงมาถึงให้ช่วยพวกเขาด้วยการคอยคุ้มกันรอที่โต๊ะของคุณเพื่อนำพวกเขาไปยังที่เกิดเหตุฉุกเฉิน หากไม่มีการคุ้มกันให้แผนที่ที่ง่ายขึ้นสำหรับเส้นทาง เตรียมพร้อมเพื่อช่วยเหลือเจ้าหน้าที่ในการอพยพหากจำเป็น
หลังจากเหตุการณ์เกิดขึ้นให้แน่ใจว่าคุณทำเอกสารรายงานที่จำเป็นทั้งหมดครบถ้วน สิ่งนี้จะช่วยให้ บริษัท มีปัญหาหนี้สินและปรับปรุงขั้นตอนฉุกเฉินในอนาคต
