บริษัท และบุคคลทั่วไปมักใช้สแกนเนอร์ในการทำซ้ำเอกสารและภาพในวันนี้ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอุปกรณ์แบบสแตนด์อโลนหรือสแกนเนอร์ all-in-one ที่มีความสามารถในการพิมพ์ หากต้องการตรวจสอบว่าสแกนเนอร์เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าหรือไม่คุณต้องชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของเครื่อง การเปลี่ยนแปลงในชุดคุณลักษณะทำให้กระบวนการนี้ซับซ้อนขึ้น
Pro: การทำสำเนาอย่างรวดเร็วด้วยการเก็บรักษาต้นฉบับ
สแกนเนอร์ทำให้ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความหรือวาดภาพซ้ำอีกครั้ง ดังนั้นคุณสามารถทำซ้ำเอกสารหรือรูปภาพในเวลาเพียง 10 วินาทีแม้ว่าต้นฉบับจะใช้เวลาเป็นชั่วโมงหรือวันในการผลิต สแกนเนอร์สามารถทำสำเนานี้โดยไม่ทำให้รายการต้นฉบับเสียหาย
คอนดิชั่น: สำเนาด้านข้าง
สแกนเนอร์ส่วนใหญ่สร้างขึ้นเพื่อทำซ้ำข้อความและรูปภาพที่พิมพ์บนกระดาษ พวกเขาไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการสแกนวัตถุ 3 มิติแม้ว่าสแกนเนอร์เป็นสองด้าน (สามารถสแกนด้านหน้าและด้านหลัง) การออกแบบหมายความว่าคุณถูก จำกัด ในสิ่งที่คุณสแกน การสแกน 3 มิติจะเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีเลเซอร์ขั้นสูงที่ไม่พบในเครื่องสแกนสำนักงานโดยเฉลี่ย
Pro: การทำให้เป็นดิจิตอล
เมื่อคุณสแกนเอกสารแล้วสามารถบันทึกภาพที่สแกนเป็นไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถแก้ไขไฟล์นี้ด้วยซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ การแปลงเอกสารหรือรูปภาพให้เป็นดิจิทัลหมายความว่าคุณสามารถขนส่งไฟล์ที่เป็นผลลัพธ์ได้อย่างง่ายดายเช่นโดยวางไว้ในไดรฟ์ปากกาหรือส่งไปยังผู้ร่วมงานผ่านทางอีเมล
คอนดิชั่น: ลดลงในคุณภาพ
การสแกนคือรูปภาพของข้อความกราฟิกหรือทั้งสองอย่าง ดังนั้นการสแกนจึงไม่ได้คุณภาพที่ดีเท่ากับรายการต้นฉบับที่คุณสแกนทั้งเนื่องจากข้อ จำกัด ของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ การบีบอัดข้อมูลในระหว่างการแปลงดิจิตอลจะลดคุณภาพของภาพที่สแกนด้วย - รูปแบบการบีบอัดบางรูปแบบนั้นแย่กว่ารูปแบบอื่น ๆ ข้อมูลสูญหายอาจมองไม่เห็นด้วยตาเปล่า แต่เกิดขึ้นได้เสมอ นี่อาจไม่ใช่ปัญหาใหญ่สำหรับเอกสารข้อความพื้นฐาน แต่มันจะเป็นปัญหาเมื่อคุณต้องการเก็บรายละเอียดและสีของภาพ การสแกนที่มีคุณภาพสูงขึ้นโดยทั่วไปหมายถึงการสร้างไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ขึ้นซึ่งไม่ได้จัดเก็บหรือส่งผ่านอีเมลได้อย่างง่ายดาย
คอนดิชั่น: ปัญหาทางเทคนิคและพกพา
สแกนเนอร์พึ่งพาซอฟต์แวร์และชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวเช่นไม้กายสิทธิ์สำหรับการขนส่งและในหลาย ๆ กรณีพวกเขายังต้องการคอมพิวเตอร์แม่ข่าย เป็นผลให้สแกนเนอร์อาจพบข้อบกพร่องและต้องบำรุงรักษา ตัวอย่างเช่นสแกนเนอร์อาจต้องใช้ไดรเวอร์ใหม่หรือทำให้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับสแกนเนอร์หยุดทำงาน หลอดไฟ LED อาจหรี่แสงได้ต้องเปลี่ยนใหม่และเตียงสแกนเนอร์อาจสกปรกพอที่จะรบกวนคุณภาพการสแกน เซ็นเซอร์อาจหยุดทำงานเนื่องจากการเชื่อมต่อล้มเหลว สแกนเนอร์สามารถล้าสมัยและต้องเปลี่ยนเมื่อเวลาผ่านไป การบำรุงรักษาและการเปลี่ยนทดแทนอาจมีราคาแพงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเครื่องสแกนสำนักงานขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน นอกจากนี้ความสะดวกในการพกพาอาจเป็นปัญหาได้เนื่องจากทั้งขนาดของสแกนเนอร์และเนื่องจากการพึ่งพาของสแกนเนอร์ในคอมพิวเตอร์โฮสต์ที่จะเรียกใช้
