บัญชีเจ้าหนี้เป็นส่วนสำคัญของบันทึกทางการเงินของคุณและอาจถูกฉ้อโกงโดยไม่มีการกระทบยอดและการกำกับดูแลอย่างระมัดระวัง ขั้นตอนการตรวจสอบบัญชีเจ้าหนี้ที่รัดกุมสามารถรับรองความถูกต้องและความตรงต่อเวลาของการจ่ายบิลของคุณ ขั้นตอนการตรวจสอบบัญชีเจ้าหนี้ที่ดีที่สุดอนุญาตให้มีการตรวจสอบรายวันผสมผสานการควบคุมภายในประจำและขั้นตอนการตรวจสอบภายนอก
ขั้นตอนประจำ
บัญชีเจ้าหนี้ควรมีความสมดุลทุกวันเพื่อกระทบยอดการชำระเงินกับรายการที่บันทึก ความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินทั้งหมดที่จ่ายและยอดรวมที่บันทึกควรถูกตรวจสอบและกระทบยอดทันที การกำกับดูแลการจัดการของบุคคลที่เกี่ยวข้องในบัญชีเจ้าหนี้ควรเข้มงวดและควรมีการติดตามกิจกรรมเป็นประจำ ผู้จัดการควรได้รับการฝึกฝนให้คอยสังเกตสัญญาณการประพฤติมิชอบของพนักงานบัญชีเจ้าหนี้
ขั้นตอนการลงชื่อออกที่ช่วยในการสร้างหลักฐานการตรวจสอบควรถูกตราขึ้น การลงชื่อออกเหล่านี้ควรรวมถึงการตรวจสอบการจัดการของการกระทบยอดรายวันรายงานความแตกต่างรายเดือนและการลงชื่อเข้าใช้แต่ละรายการสำหรับธุรกรรมขนาดใหญ่เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้อง
การควบคุมภายใน
การควบคุมภายในสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ควรมีข้อกำหนดลายเซ็นตามจำนวนการชำระเงิน พิจารณาใช้ข้อกำหนดลายเซ็นหลายระดับ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการลายเซ็นของผู้จัดการบัญชีสำหรับรายการที่มีมูลค่ามากกว่า $ 5,000 การลงชื่อออกจากผู้บริหารสำหรับรายการที่มีมูลค่ามากกว่า $ 10,000 และข้อกำหนดลายเซ็นคู่สำหรับการชำระเงินมากกว่า $ 25,000 จับคู่ข้อกำหนดลายเซ็นของคุณกับยอดรวมรายได้และความอ่อนแอของธุรกิจของคุณในการฉ้อโกงเพื่อประโยชน์สูงสุด
สร้างขั้นตอนการควบคุมตามปกติสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ รวมการตรวจสอบเฉพาะจุดในการชำระเงินรายบุคคลเพื่อความถูกต้อง ตัวอย่างเช่นตรวจสอบห้าเจ้าหนี้ทุกวันและตรวจสอบจำนวนเงินที่ชำระและข้อมูลผู้รับเงินและตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกทางบัญชีเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง
ในระหว่างขั้นตอนการปิดบัญชีเมื่อสิ้นเดือนหรือรอบระยะเวลาทางการเงินให้รวมขั้นตอนการลงชื่อออกสำหรับงานบัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดรวมถึงยอดรวมสรุปและการกระทบยอดบัญชี นอกจากนี้ให้รายงานที่ทำงานอยู่ซึ่งติดตามระดับการชำระเงินจากการประมวลผลบัญชีเจ้าหนี้ หากระดับการชำระเงินเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างกระทันหันการตรวจสอบสาเหตุโดยอัตโนมัติอาจทำให้เกิดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้
การตรวจสอบภายนอก
การตรวจสอบภายนอกส่วนใหญ่รวมถึงบัญชีเจ้าหนี้เป็นพื้นที่ทดสอบ การตรวจสอบภายนอกควรใช้รายการบัญชีเจ้าหนี้ที่มีรายละเอียดและผลรวมการติดตามจากรายละเอียดผ่านบันทึกทางบัญชีทั้งหมดไปยังยอดรวมสรุปและควรรวมการถอนเงินของธนาคาร ควรเลือกรายการที่เลือกไว้สำหรับการทดสอบในเชิงลึก ควรติดต่อผู้รับเงินที่เลือกเพื่อยืนยันการรับชำระเงิน นอกจากนี้ควรตรวจสอบการกระทบยอดตามปกติเพื่อความแม่นยำและการประมวลผลเชิงตรรกะ การกระทบยอดที่มีความคลาดเคลื่อนจำนวนมากควรได้รับการตรวจสอบอย่างสมบูรณ์
การตรวจสอบภายนอกควรทดสอบหนี้สินที่ไม่ได้บันทึกไว้ พิจารณาเลือกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดตามเกณฑ์ที่กำหนดและการสุ่มเลือกใบแจ้งหนี้ประจำเพื่อการตรวจสอบเชิงลึก ดูที่ระเบียนการชำระเงินเครดิตสำหรับการส่งคืนสินค้าที่ได้รับ แต่ไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้และบัญชีเฉพาะใบแจ้งหนี้ใด ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกใบแจ้งหนี้ทุกใบอย่างถูกต้องในช่วงเวลาที่ถูกต้อง ตรวจสอบบัญชีสำหรับเพื่อดูว่ามีการบันทึกเป็นหนี้สินหรือไม่หรือถูกแยกออกจากช่วงเวลาอย่างเหมาะสม
