เมื่อ บริษัท มีงานที่ต้องทำสัญญาพวกเขามักจะออก Request for Proposal (RFP) ให้กับบุคคล บริษัท และผู้รับเหมาที่มีคุณสมบัติที่สามารถทำงานได้ ไม่ว่าคุณจะได้รับงานหรือไม่นั้นส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับผู้ติดต่อที่คุณมีใน บริษัท ที่ออก RFP แต่จะขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตอบกลับคำขอด้วย การส่งข้อเสนอเพื่อตอบสนองต่อ RFP นั้นเป็นทางการมากกว่าการส่งอีเมลตอบกลับเพื่อแสดงความสนใจของคุณและควรทำอย่างมืออาชีพ หากคุณได้รับ RFP ในโครงการที่คุณสนใจให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตอบกลับอย่างถูกต้อง
อ่าน RFP และทำให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่ บริษัท ต้องการอย่างชัดเจน ติดต่อผู้ติดต่อของ บริษัท ทางโทรศัพท์หากคุณไม่แน่ใจในคะแนนและต้องการคำชี้แจง การสัมภาษณ์ว่าแต่ละคนสั้น ๆ เป็นมืออาชีพมากกว่าการตอบกลับที่ตีความคำขอผิดไป นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบในการให้คำแนะนำส่วนบุคคลแก่คุณซึ่งจะช่วยเมื่อถึงเวลาที่ บริษัท จะต้องตรวจสอบข้อเสนอของคุณ
ร่างร่างสำหรับการตอบกลับของคุณ RFP ที่คุณได้รับอาจใช้รูปแบบเฉพาะเพื่อเชื่อมโยงสิ่งที่ บริษัท ต้องการ ใช้สิ่งนั้นเป็นแนวทางในการสร้างโครงร่าง เริ่มต้นด้วยการทำรายการหัวข้อย่อยของส่วนหัวทั้งหมด สำหรับแต่ละคำถามให้ทำรายการคำถามเพื่อตอบและแก้ไขปัญหา การมีเค้าโครงของลักษณะนี้เพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการร่างข้อเสนอของคุณจะช่วยให้คุณตอบกลับ RFP ได้ง่ายขึ้นอย่างชัดเจนและรัดกุม
รวบรวมทีมเพื่อร่างข้อเสนอ บุคคลบางคนในองค์กรของคุณอาจมีความเชี่ยวชาญในสาขาที่อยู่ข้อเสนอในขณะที่คนอื่นอาจมีความสามารถเฉพาะสำหรับการร่างเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร รวบรวมทีมเล็ก ๆ เพื่อพบปะและหารายละเอียดของข้อเสนอที่ได้รับการร้องขอ
เขียนข้อเสนอ เนื้อหาจะแตกต่างจาก RFP หนึ่งไปยังอีก แต่มีบางแนวทางที่ควรทราบ ระบุและตอบคำถามทั้งหมดที่ RFP โพสต์และจัดการกับข้อกังวลใด ๆ ที่ บริษัท มี อย่ากลัวที่จะใช้วิธีการเพิ่มมูลค่าด้วยการระบุรายการสำคัญที่คุณสามารถนำเสนอ แต่คนอื่นไม่สามารถ คุณควรแสดงความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดของ RFP ด้วยการระบุสิ่งที่ส่งมอบโดยเฉพาะที่คุณจะจัดให้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการพร้อมกับระยะเวลาที่ฉายสำหรับแต่ละโครงการและการแบ่งราคาสำหรับทุกแง่มุมของโครงการที่เสนอ
ร่างรายการพิเศษที่จะส่งมาพร้อมกับข้อเสนอของคุณ เริ่มต้นด้วยการเขียนบทสรุปย่อสำหรับผู้บริหารที่ให้ภาพรวมโดยย่อของทุกสิ่งที่ข้อเสนอกล่าว คุณควรเขียนเอกสารหน้าเดียวที่อธิบายถึงจุดเน้นและความเชี่ยวชาญของ บริษัท ของคุณ ทดแทนสิ่งนี้ด้วยประวัติส่วนตัวหากคุณเป็นบุคคลมากกว่า บริษัท เสร็จสิ้นโดยการเขียนจดหมายปะหน้าสั้น ๆ เพื่ออธิบายว่าคุณได้รับ RFP และสนใจโครงการอย่างไรและระบุว่าข้อเสนอที่แนบมานั้นจะถูกส่งเพื่อประกอบการพิจารณา รวมข้อมูลการติดต่อที่สมบูรณ์ทั้งในจดหมายสมัครงานและข้อเสนอ
ส่งวัสดุไปยัง บริษัท ที่ออก RFP RFP อาจระบุวันที่ซึ่งควรส่งคืนวัสดุ อย่าลืมส่งวัสดุทั้งหมดก่อนวันที่นี้ เป็นความคิดที่ดีที่จะติดต่อกับ บริษัท หนึ่งสัปดาห์หลังจากวันนี้เพื่อถามว่าคุณสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้หรือไม่
เคล็ดลับ
-
บริษัท ไม่ค่อยทำการเลือกตามข้อเสนอเพียงอย่างเดียว อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปแล้วเป็นนโยบายที่ดีที่จะตอบ RFP เสมอและพยายามอย่างสุจริตเพื่อให้ข้อมูลที่ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้นำเสนอในลักษณะที่เป็นมืออาชีพมากที่สุด
