ตัวอย่างหนังสือแสดงเจตจำนงและ RFP

คำร้องขอข้อเสนอ (RFP) เป็นเอกสารที่คุณชักชวนให้ผู้รับเหมาเสนอราคาในงานที่คุณต้องการ มันแสดงรายละเอียดของงานคุณสมบัติที่จำเป็นเงื่อนไขของสัญญากำหนดส่งและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตอบสนอง โดยทั่วไปแล้วคุณจะส่งจดหมายแสดงเจตจำนงสองสามสัปดาห์ก่อนข้อเสนอการตอบกลับที่แท้จริงไปยัง RFP สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ออกตราสาร RFP ทราบถึงจำนวนการตอบสนองที่คาดหวัง แม้ว่าคุณจะพบ RFP ที่มีคุณภาพและเทมเพลตเจตนาออนไลน์ได้ แต่ก็ควรสำรวจตัวอย่างว่าคุณควรตอบคำถามอย่างไรและควรรวมหรือไม่ออก

ถอดรหัสรายละเอียด

ก่อนตอบสนองต่อ RFP ให้อ่านอย่างละเอียด ในที่สุดข้อเสนอการตอบกลับของคุณควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่คุณจะสร้างผลลัพธ์ที่ตอบสนองความต้องการ ระมัดระวังหากข้อกำหนด RFP ไม่ได้ระบุฟังก์ชั่นที่ต้องการอย่างชัดเจนหรือคลุมเครือในทางใดทางหนึ่ง คุณไม่ต้องการพบว่าตัวเองบกพร่องในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในตอนท้ายของโครงการ ค้นหาตัวชี้วัดที่กำหนดวิธีการวัดความสอดคล้องของคุณ ประเมินบทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามและชั่งน้ำหนักความเสี่ยง ทำความเข้าใจว่าเอกสารสัญญาใด ๆ ที่เกิดขึ้นจะได้รับการจัดทำบันทึกติดตามและจัดการเพื่อบังคับใช้ข้อตกลงอย่างไร หากผู้ออกคำถามเปิดให้ติดต่อพวกเขาเพื่อแก้ไขสิ่งที่คลุมเครือ จากนั้นคุณสามารถส่งจดหมายแสดงเจตจำนงด้วยความมั่นใจ

ตัวอย่างพื้นฐานและเค้าร่างของจดหมายแสดงเจตจำนง RFP

เมื่อคุณตัดสินใจที่จะตอบกลับให้ส่งจดหมายแสดงเจตจำนง RFP ไปยัง บริษัท ที่ออก RFP ทันทีโดยระบุว่าคุณวางแผนที่จะส่งข้อเสนอ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับการอัปเดตหรือการเปลี่ยนแปลง RFP ดั้งเดิม อย่าตอบกลับด้วยจดหมายที่เขียนด้วยลายมือหรือใช้อีเมลเว้นแต่จะได้รับคำแนะนำอย่างชัดเจนให้ทำเช่นนั้น เริ่มจดหมายของคุณโดยระบุสาเหตุที่คุณสนใจ รับทราบกำหนด รวมถึงข้อมูลการติดต่อของคุณ ตัวอย่างจดหมายของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือน:

“ เราต้องการแสดงความสนใจของเราในคำขออ้างอิงข้อเสนอ (RFP) ที่อ้างถึงและได้รับแจ้งเกี่ยวกับการปรับปรุงใด ๆ ก่อนที่เราจะส่งในวันที่กำหนด”

แน่นอนคุณสามารถรวมรายละเอียดเพิ่มเติม หลีกเลี่ยงการถามคำถามที่ชัดเจนซึ่งอาจทำให้เจตนาของคุณไม่ชัดเจน

อะไรคือเวลาที่จะเจรจา

โดยทั่วไปแล้วการเจรจาต่อรองราคาจะเริ่มขึ้นในภายหลังเช่นในขั้นตอนการเสนอราคาเริ่มต้นหากคุณเลือกตัวเลือก อย่างไรก็ตามคุณอาจเลือกที่จะรวมย่อหน้าหนึ่งหรือสองย่อหน้าลงในหนังสือแสดงเจตจำนงโดยสรุปความต้องการเงินทุนของโครงการ แต่โปรดทราบว่าการนำเรื่องการเงินมาเร็วเกินไปในกระบวนการอาจส่งผลต่อโอกาสในการทำสัญญา

ส่งอย่างปลอดภัย

คุณต้องการให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณมาถึง ส่งทางไปรษณีย์ที่ผ่านการรับรองเพื่อให้คุณได้รับใบเสร็จพร้อมบันทึกการจัดส่ง (บริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกานี้เสนอบริการนี้โดยมีค่าธรรมเนียมต่ำโปรดดูที่เว็บไซต์ของพวกเขาสำหรับการกำหนดราคาปัจจุบัน) คุณสามารถติดตามข้อมูลการจัดส่งออนไลน์ได้ จากนั้นคุณควรพร้อมที่จะเขียนข้อเสนอจริงของคุณเพื่อกำหนดสิทธิ์ตามสัญญาและภาระผูกพัน