ทุกคำขอสำหรับข้อเสนอควรมีจดหมายปะหน้าแม้ว่าการเสนอราคาของคุณจะมีบทสรุปสำหรับผู้บริหาร แต่ละคนมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันและทำงานร่วมกันไม่เพียง แต่สร้างความประทับใจที่ดี แต่ยังเพื่อพิสูจน์ว่าคุณเข้าใจทั้งลูกค้าและข้อกำหนดของงาน อย่างไรก็ตามเนื่องจากจดหมายปะหน้าควรแสดงให้คุณเข้าใจถึงข้อกำหนดที่สำคัญของลูกค้าโดยไม่ต้องกลายเป็นข้อเสนอเล็ก ๆ บางคนพบว่ามันยากที่จะเขียน
ตั้งค่าเสียงที่เหมาะสม
ความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าที่คาดหวังและบางครั้งคำแนะนำในชุด RFP กำหนดว่าจดหมายควรใช้เสียงที่เป็นทางการหรือส่วนบุคคล ตราบใดที่คุณซื่อสัตย์และจริงใจจดหมายส่วนตัวที่คุณชมเชยและขอบคุณลูกค้ามักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด ตัวอย่างเช่นรวมข้อความเช่น "ฉันต้องการใช้โอกาสนี้เพื่อขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือทั้งหมดของคุณ" และ "ความช่วยเหลือและคำแนะนำของคุณพิสูจน์แล้วว่ามีค่า" ในเนื้อหาของจดหมาย
รูปแบบและสไตล์
ใช้เครื่องเขียนหัวจดหมายและรูปแบบจดหมายธุรกิจแบ่งตัวอักษรออกเป็นสามส่วน: บทนำเนื้อความและย่อหน้าปิดสั้น ๆ ใช้แบบอักษร serif เช่น Garamond, Georgia หรือ Times New Roman เนื่องจากผู้คนจำนวนมากเห็นว่าแบบอักษร serif อ่านง่ายขึ้น จำกัด จดหมายปะหน้าของคุณไม่เกินหนึ่งหรือสองหน้า
พิธีเปิด
เปิดจดหมายปะหน้าพร้อมแถลงการณ์การเปิดสั้น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น“ สิ่งที่แนบมาคือข้อเสนอที่ฉันสัญญากับคุณ” หรือ“ ฉันสนุกกับการพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับโครงการข้อเสนอของคุณ” ปฏิบัติตามวรรคนี้ด้วย ข้อกำหนดในการขับขี่ RFP บอกผู้อ่านว่าข้อเสนอนั้นมีสิ่งที่แนบมาหรือไม่และถ้าเป็นเช่นนั้นให้เน้นเนื้อหาสั้น ๆ และจบการแนะนำโดยระบุกรอบเวลาว่าใบเสนอราคานั้นถูกต้องหรือไม่
ร่างกาย
รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นใด ๆ เช่นประวัติของธุรกิจคุณสมบัติหรือการอ้างอิงที่ RFP อาจเรียกร้องในเนื้อความของจดหมาย มุ่งเน้นส่วนที่เหลือของจดหมายเพื่อตอบสนองความต้องการลูกค้าหลักได้สูงสุดสี่คน ตัวอย่างเช่นใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อสรุปว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณจะตอบสนองความต้องการที่สำคัญที่สุดของลูกค้าได้อย่างไร จากนั้นขยายบนแต่ละสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในย่อหน้าที่เหลือ
การปิด
ในย่อหน้าปิดให้แน่ใจว่าได้ให้ข้อมูลที่ครบถ้วนสำหรับบุคคลที่ติดต่อได้รวมถึงชื่อชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์หมายเลขโทรสารและที่อยู่อีเมล รวม“ ขั้นตอนต่อไป” หรือคำกระตุ้นการตัดสินใจเช่น“ ฉันจะติดต่อคุณปลายสัปดาห์นี้เพื่อตอบคำถามใด ๆ ที่คุณอาจมี” หรือ“ ฉันจะโทรหาคุณในสัปดาห์หน้าเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอนี้” จบด้วยการแสดงออกอย่างสุภาพและ ชื่อและชื่อของคุณ
