วิธีตอบสนองต่อจดหมายร้องเรียนร้านอาหาร

การตอบสนองต่อจดหมายร้องเรียนจากลูกค้าอย่างเหมาะสมนั้นเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการได้รับชื่อเสียงด้านการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม ด้วยความล้มเหลวในการจัดการจดหมายร้องเรียนด้วยความเป็นมืออาชีพความเห็นอกเห็นใจและความคิดที่มุ่งเน้นลูกค้าคุณจะสูญเสียธุรกิจในที่สุด อย่างไรก็ตามหากการร้องเรียนนั้นดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพคุณอาจได้รับผู้อุปถัมภ์ที่ภักดีซึ่งอาจนำธุรกิจมาสู่ร้านอาหารของคุณมากขึ้นและเผยแพร่ความคิดเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับธุรกิจของคุณกับครอบครัวเพื่อนและเพื่อนร่วมงาน แม้ว่าทุกธุรกิจมีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาด แต่เป็นวิธีที่ธุรกิจจัดการกับข้อผิดพลาดที่จะตัดสินความสำเร็จ

การจัดการข้อร้องเรียนประจำ

ติดต่อลูกค้าและแจ้งว่าคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหานี้ หากจดหมายดังกล่าวไม่ได้ระบุหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลให้ส่งข้อมูลการติดต่อของคุณให้กับลูกค้าเพื่อให้เขาสามารถติดต่อคุณได้โดยตรง

โปรดทราบว่าลูกค้าถูกต้องเสมอ เห็นอกเห็นใจและมองปัญหาจากมุมมองของลูกค้า

อย่านำปัญหานี้ไปเป็นการโจมตีส่วนตัว การใช้ท่าทางที่เป็นกลางจะช่วยให้คุณตอบสนองด้วยวิธีที่สุภาพและไร้อารมณ์

ให้ความสนใจกับการร้องเรียนของลูกค้าเพื่อให้เข้าใจสถานการณ์อย่างถ่องแท้

ให้คำตอบที่จริงใจด้วยน้ำเสียงขอโทษ แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณประทับใจในธุรกิจและความคิดเห็นของพวกเขา แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณปรับปรุงการบริการของร้านอาหารอาหารหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

เสนอส่วนลดคืนเงินค่าอาหารหรือมอบบัตรของขวัญ นี่เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความภักดี บัตรของขวัญอาจทำงานได้ดีที่สุดเพราะจะเป็นการกระตุ้นให้ลูกค้ากลับไปที่ร้านอาหาร

ถามลูกค้าว่าวิธีการจัดการสถานการณ์ของคุณเป็นที่น่าพึงพอใจหรือไม่ หากลูกค้ายังคงอารมณ์เสียให้ใช้น้ำเสียงเป็นมิตรและถามว่าแนวทางใดที่จะทำให้เขามีความสุข ท้ายที่สุดเป้าหมายคือการใช้ประโยชน์จากปัญหาเพื่อให้ได้ลูกค้าที่ภักดี

การร้องเรียนเกี่ยวกับความรับผิดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น

เข้าหาจดหมายร้องเรียนที่มีศักยภาพที่จะพัฒนาเป็นคดีความด้วยความระมัดระวัง หากลูกค้าได้รับอาหารเป็นพิษหรือพบวัตถุแปลกปลอมในอาหารคุณต้องจัดการเรื่องนี้โดยพยายามปิดปากลูกค้ารวมถึงตรวจสอบข้อเท็จจริง

ในคำขอโทษบอกลูกค้าว่าคุณจะคืนเงินค่าอาหารและมอบบัตรของขวัญพร้อมยอดคงเหลือให้ครอบคลุมจำนวนเงินที่ลูกค้าใช้ไป

ถามลูกค้าว่ากินอะไรถ้ามีเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับอาหารเป็นพิษ อธิบายว่านี่คือเพื่อให้คุณสามารถดูส่วนผสมที่ใช้สำหรับมื้ออาหารนั้นและเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก

เสนอให้ครอบคลุมค่ารักษาพยาบาลหากลูกค้าต้องได้รับการรักษา