ระบบทรัพยากรมนุษย์ (HRS) เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่รวบรวมจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัตินโยบายและการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร เป็นที่รู้จักกันว่าระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRMS) ระบบข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) ระบบการจัดการทุนมนุษย์ (HCMS) และเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIT) HRS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ซับซ้อนและเชื่อมโยงถึงกันได้รวมถึงการปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานของรัฐบาลกลางและรัฐ
โครงสร้าง HMS
HRS จะทำหน้าที่จัดการทรัพยากรมนุษย์ที่สำคัญโดยอัตโนมัติเช่นการจัดการพนักงานการชดเชยและผลประโยชน์และการสนับสนุนการตัดสินใจ มันถูกสร้างขึ้นจากชุดของฐานข้อมูลแบบบูรณาการที่เชื่อมโยงกับหน่วยประมวลผลการทำงานเช่นการจ้างเวลาและการเข้าร่วมจ่ายผลประโยชน์และเงินบำนาญทักษะของพนักงานและการฝึกอบรม เนื่องจากฐานข้อมูลนั้นถูกรวมเข้าด้วยกันข้อมูลพื้นฐานเช่นชื่อพนักงานที่อยู่และหมายเลขประกันสังคมจึงจำเป็นต้องป้อนเพียงครั้งเดียวหลังจากนั้นหน่วยการประมวลผลการทำงานทั้งหมดสามารถดึงและใช้ข้อมูลได้
การจัดการพนักงาน
HRS รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานตั้งแต่การสมัครครั้งแรกสำหรับการจ้างงานจนถึงการจ่ายเงินเดือนขั้นสุดท้าย มันรวบรวมข้อมูลการระบุขั้นพื้นฐานการมอบหมายงานข้อมูลประสิทธิภาพอัตราการจ่ายสินค้าคงคลังทักษะของพนักงานและประวัติการฝึกอบรม ข้อมูลที่ถูกบันทึกในฐานข้อมูลการจัดการพนักงานยังใช้สำหรับการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับคณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน (EEOC) เช่นอายุเพศกำเนิดชาติเชื้อชาติและความพิการ
ค่าตอบแทนและผลประโยชน์
ฟังก์ชั่นการชดเชยและสิทธิประโยชน์ HRS รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานและใช้ในการคำนวณค่าจ้างจำนวนภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐและการหักเงินอื่น ๆ เช่นการประกันสุขภาพและเงินสมทบเกษียณอายุ ระบบสร้างเช็คหรือเงินฝากจ่ายเข้าบัญชีธนาคารของพนักงานโดยตรง นอกจากนี้ยังคำนวณการลาพักร้อนและลาป่วยที่ได้รับด้วยยอดรวมช่วงจ่ายและปีต่อวัน
สนับสนุนการตัดสินใจ
HRS ลดความซับซ้อนของการรายงานและกิจกรรมสนับสนุนการตัดสินใจโดยการสร้างรายงานทรัพยากรมนุษย์มาตรฐานเช่นจ่ายจ้างใหม่และโอนพนักงาน ข้อมูลนี้ใช้เพื่อจัดการธุรกิจวัดประสิทธิภาพขององค์กรและวางแผนสำหรับอนาคต HRS ยังอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างรายงานพิเศษเพื่อวิเคราะห์สถานการณ์และระบุแนวโน้มเช่นการเพิ่มขึ้นของพนักงานในพื้นที่หนึ่งขององค์กร
การแบ่งปันข้อมูล
ระบบทรัพยากรมนุษย์อำนวยความสะดวกในการแบ่งปันข้อมูลและการรวมเข้ากับระบบธุรกิจที่จำเป็นอื่น ๆ ขององค์กรรวมถึงการเงินการบัญชีและซัพพลายเชน พวกเขายังอนุญาตให้ใช้ข้อมูลร่วมกับบุคคลที่สามเช่นรายงานสำหรับหน่วยงานกำกับดูแลและการถ่ายโอนข้อมูลไปยังและจากผู้ดูแลระบบประกันสุขภาพและผู้เกษียณอายุแผน
พนักงานบริการตนเอง
ระบบทรัพยากรมนุษย์หลายแห่งรวมถึงฟังก์ชั่นการบริการตนเองของพนักงานที่ทำงานผ่านลิงก์อินทราเน็ตซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่ปลอดภัยและเป็นส่วนตัวของ บริษัท การใช้เว็บไซต์นี้พนักงานสามารถอัพเดทข้อมูลส่วนบุคคลป้อนเวลาทำงานลงทะเบียนเพื่อฝึกอบรมและค้นหาวันหยุดพักผ่อนที่สะสมและลาป่วยโดยไม่ต้องติดต่อตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลได้จากคอมพิวเตอร์บนโต๊ะทำงานคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปหรือจากตู้คอมพิวเตอร์ที่ตั้งอยู่ที่โรงงานหรือในคลังสินค้า
