การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการถึงคณะกรรมการไม่ว่าจะเป็นคณะกรรมการโรงเรียนหรือ บริษัท ระหว่างประเทศ - อาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัวในตอนแรก การแบ่งมันออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ ที่จัดการได้ทำให้กระบวนการง่ายกว่าที่คุณคิด จดหมายทางการถึงคณะกรรมการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทั้งหมดของจดหมายธุรกิจ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้จดหมายของคุณสั้นและตรงประเด็น จดหมายที่เป็นทางการไม่ควรยาวเกินกว่าหน้าใดหน้าหนึ่งดังนั้นหากจดหมายของคุณเกินขนาดนั้นให้แก้ไขต่อไปจนกว่าคุณจะได้รับข้อมูลเบื้องต้น
จดรายการสิ่งที่คุณจะรวมไว้ในจดหมายของคุณลงในกระดาน ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนจดหมายถึงคณะกรรมการเพื่อขอเงินสำหรับการเดินทางในชั้นเรียนให้ระบุว่านักเรียนคนไหนจะมีส่วนร่วมและที่ไหนและเมื่อไหร่จะเกิดขึ้น
รูปแบบของจดหมายอย่างเป็นทางการมีดังนี้: ที่อยู่ผู้ส่งกลับ, วันที่, ที่อยู่ภายใน, คำทักทาย, เนื้อความของจดหมายและการปิด ควรเว้นระยะขอบหนึ่งนิ้วไว้ที่ทั้งสี่ด้านของหน้า
ใช้รูปแบบบล็อกและเริ่มข้อความทั้งหมดทางด้านซ้ายของหน้า แทนที่จะเยื้องให้เว้นบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัดระหว่างแต่ละส่วนของจดหมายลงบนกระดาน
เขียนบนหัวจดหมายถ้าเป็นไปได้ทั้งหมด อย่างไรก็ตามหากคุณไม่มีหัวจดหมายให้พิมพ์ที่อยู่ของคุณที่มุมซ้ายบน ป้อนบรรทัดว่างแล้วพิมพ์วันที่
ป้อนที่อยู่ด้านในของบอร์ดซึ่งเป็นที่อยู่เดียวกับที่ปรากฏบนซองจดหมายเนื่องจากจะแยกจดหมายธุรกิจออกจากซองจดหมายที่เป็นมิตร หากไม่มีที่อยู่ภายในผู้คนอาจสับสนกับผู้ที่ตั้งใจจะใช้จดหมาย
พิมพ์คำทักทาย ในกรณีนี้มันจะเป็น“ เรียนท่านประธานโจนส์และคณะกรรมการหัตถกรรมโลก” ความเป็นไปได้อีกอย่างคือ“ เรียนสมาชิกของ World Craft Board”
รับตรงประเด็น ไม่ต้องกังวลกับคนที่ต้องการวันที่น่ารื่นรมย์หรือสอบถามเกี่ยวกับสุขภาพของพวกเขา “ ฉันกำลังเขียนถึงคณะกรรมการเพื่อ” บ่งบอกว่าคุณหมายถึงธุรกิจ
รักษาเสียงที่เป็นเหมือนธุรกิจอย่างเป็นทางการในจดหมายของคุณต่อคณะกรรมการ อยู่ห่างจากปัญหาส่วนตัวและยึดติดกับข้อเท็จจริง
รักษาย่อหน้าและประโยคของคุณให้สั้นและอย่าลืมเริ่มย่อหน้าใหม่เมื่อคุณเปลี่ยนความคิดในจดหมายของคุณไปยังกระดาน หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่มีคำและไม่ควรใช้คำขนาดใหญ่เมื่อประโยคเล็ก ๆ จะต้องทำ
ปิดจดหมายของคุณไปที่กระดานด้วย“ ขอแสดงความนับถือ” และโปรดสังเกตว่าตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค การปิดอย่างเป็นทางการที่ยอมรับได้อีกอย่างคือ“ ขอแสดงความนับถือ”
ปล่อยให้ลายเซ็นของคุณสามหรือสี่บรรทัดจากนั้นพิมพ์ชื่อของคุณ หากคุณกำลังคัดลอกจดหมายไปยังบุคคลอื่นให้เพิ่ม“ Cc” และเขียนชื่อของพวกเขา
ให้จดหมายของคุณนั่งบนกระดานเป็นเวลา 24 ชั่วโมงแล้วแก้ไขไวยากรณ์หรือข้อผิดพลาดในการพิมพ์ อ่านออกเสียงตัวอักษรของคุณและประเมินเพื่อเสียงและเนื้อหาที่เป็นทางการ แก้ไขตาม
