การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการถึงคณะกรรมการอาจเป็นกระบวนการที่น่ากลัว นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะได้รับความคิดของคุณจากคนที่รับผิดชอบดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทำตามกระบวนการที่เป็นทางการ แต่ไม่มีเหตุผลที่จะทำให้การจัดรูปแบบถูกต้องหากเนื้อหาขาดหายไปหรือตัวอักษรนั้นมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์
ก่อนที่จะเริ่มจดหมายไปยังคณะกรรมการ
สอดคล้องกับคณะกรรมการทราบสิ่งที่คุณต้องการพูด แรงจูงใจของคุณคืออะไร? คุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จ จดหมายร้องเรียนต้องการชั้นเชิงที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงจากการพูดจดหมายหาทุนสำหรับโครงการ
ใช้เวลาในการทำบันทึก จดสิ่งที่จะพูดและทำไมจึงสำคัญกับคุณ หลังอาจไม่ได้ทำเป็นตัวอักษร แต่อาจช่วยให้คุณจดจ่อกับการเรียงลำดับ มีเอกสารใดบ้างที่คุณต้องการอ้างถึงหลักฐานหรือสถิติที่คุณต้องการแชร์? เตรียมพวกเขาให้พร้อมและจดบันทึกสาเหตุที่เกี่ยวข้องกัน
ร่างจดหมาย
ก่อนจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณ อะไรคือจุดที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่เกี่ยวข้องกับสาเหตุที่คุณเขียน องค์ประกอบใดที่สนับสนุนประเด็นนี้ วางไว้ในคำสั่ง นี่เป็นโครงร่างของคุณดังนั้นตอนนี้คุณก็พร้อมแล้ว
หลายคนต่อสู้ด้วยการเริ่มจดหมายโดยคิดว่าพวกเขาต้องมีไหวพริบจากการไป แต่การมีความชัดเจนนั้นสำคัญกว่า พูดทุกสิ่งที่คุณต้องการพูดจากนั้นปรับปรุงและกระชับเมื่อแก้ไข ในการเริ่มต้นให้กล่าวถึง "เรียนประธานสมิ ธ และสมาชิกของคณะกรรมการ" จากนั้นเปิดด้วย“ ฉันเขียนถึง…” จากนั้นอ้างเหตุผลที่ครอบคลุมสำหรับการเขียน
ติดตามการเปิดของคุณด้วยจุดสนับสนุนหลักและเขียนย่อหน้าสั้น ๆ สองสามข้อซึ่งรวมถึงปัญหาทั้งหมดที่คุณระบุไว้ก่อนหน้านี้
โปรดจำไว้ว่านี่คือธุรกิจและคนเหล่านี้มีจำนวนมากบนจานของพวกเขา อย่าเป็นดอกไม้หรือแต่งแต้มหรือยืดยาว ไปที่จุดสุภาพและลงนามอย่างสุภาพ
ความสำคัญของการแก้ไข
ในความเป็นจริงการเขียนคณะกรรมการไม่ได้แตกต่างจากการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการมากนักยกเว้นว่าจะเป็นเรื่องของคนกลุ่มหนึ่งและอาจมีการขี่มากกว่านี้ขึ้นอยู่กับว่าทำไมคุณถึงเขียน
คนส่วนใหญ่เครียดกับการเขียนเมื่อส่วนที่สำคัญที่สุดคือการแก้ไข พักสมองหลังจากเขียนอะไรซักอย่างดังนั้นหัวของคุณจึงปลอดโปร่งและคุณกลับมาพร้อมกับดวงตาที่สดใส
ใช้เวลาแก้ไขอย่างน้อยสามรอบ มองหาความผิดพลาดทางไวยากรณ์คำที่ไม่จำเป็นและสีที่ดูธรรมดาเกินไป ผู้คนมักจะเข้าใจผิดว่าเป็นคนรัดกุม แต่การเขียนอย่างรัดกุมมีความแข็งแกร่งและตรงประเด็นทั้งคุณภาพที่เล่นได้ดีในการติดต่อทางธุรกิจ
ยังคงมีความเคารพและค่อนข้างจะไม่ค่อยสุภาพ แต่อย่าทะลักหรือวางอะไรบนที่หนาเกินไป
รู้จุดประสงค์ของคุณ
ดังกล่าวเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้ว่าทำไมคุณถึงเขียน เป็นไปได้ว่าตัวอักษรที่พบบ่อยที่สุดสามตัวที่คุณต้องเขียนคือการขอบางสิ่งลาออกหรือยอมรับโอกาส
ลาออก: เมื่อลาออกจาก บริษัท โปรเจ็กต์หรือแม้แต่บอร์ดเองบอกว่าคุณรู้สึกขอบคุณที่คุณมีโอกาส อธิบายโดยเฉพาะอย่างยิ่งหนึ่งประโยคว่าทำไมคุณถึงลาออกด้วยเหตุผลส่วนตัวเพื่อหาโอกาสใหม่เพราะคุณอยากเปลี่ยน - โดยไม่ต้องเปิดเผยรายละเอียด ทำให้มันสั้นและเป็นมืออาชีพ หากคุณสามารถทำได้ข้อเสนอจะพร้อมใช้งานหากจำเป็นในอนาคต
ยอมรับ: นี่อาจเป็นย่อหน้าเดียวแล้วตามด้วยคำขอบคุณ สมมติว่าคุณภูมิใจที่จะยอมรับโอกาสนี้คุณหวังเป็นอย่างยิ่งที่จะได้มีส่วนร่วมและขอบคุณสำหรับความศรัทธาของคณะกรรมการ อย่าอาศัยอยู่ในโครงการหรือความตั้งใจ นั่นคือสัญญาสำหรับ
ร้องขอ: ทันทีระบุสิ่งที่คุณต้องการ อธิบายว่าทำไม. หากคุณมีหลักฐานสนับสนุนว่าทำไมคำร้องขอนั้นถึงถูกต้องให้บันทึกย่อไว้ หลีกเลี่ยงการทำสัญญาเกี่ยวกับผลงานหรือผลลัพธ์เนื่องจากควรระบุไว้ในสัญญาหรือกำหนดเวลาโครงการที่คุณมีความสามารถในการเจรจาต่อรอง ขอบคุณพวกเขาสำหรับการพิจารณาและข้อเสนอของพวกเขาหากพวกเขามีคำถามหรือต้องการคำชี้แจง
