เมื่อมองหางานจดหมายอ้างอิงจากอดีตนายจ้างจะมีประโยชน์อย่างมากในการตรวจสอบทักษะคุณสมบัติและประสบการณ์ของผู้สมัคร อย่างไรก็ตามความกลัวต่อข้อเรียกร้องทางกฎหมายและคดีความที่มีค่าใช้จ่ายสูงทำให้นายจ้างไม่สามารถอ้างถึงการอ้างอิงสำหรับพนักงานที่ถูกเลิกจ้าง ดังนั้นการเขียนจดหมายอ้างอิงจะต้องเข้าหาด้วยความระมัดระวัง
ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท สำหรับจดหมายอ้างอิงสำหรับอดีตพนักงาน นายจ้างหลายคนมีนโยบายเกี่ยวกับการอ้างอิงสร้างความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นในการเรียกร้องที่ยื่นโดยนายจ้างต่อมาหรืออดีตพนักงาน ศึกษากฎหมายของรัฐของคุณเกี่ยวกับภูมิคุ้มกันของนายจ้างที่เกี่ยวข้องกับจดหมายอ้างอิงสำหรับอดีตพนักงาน นายจ้างที่คาดหวังต้องการรับการอ้างอิงที่เป็นจริงและสมบูรณ์เกี่ยวกับประวัติการทำงานของผู้สมัคร อย่างไรก็ตามมันเป็นเรื่องยากที่จะได้รับข้อมูลจากนายจ้างก่อนหน้าซึ่งกังวลเกี่ยวกับปัญหาทางกฎหมายและการเรียกร้องที่อาจเกิดขึ้นจากพนักงานที่มีประวัติการจ้างงานน้อยกว่า
ตรวจสอบไฟล์บุคลากรของอดีตพนักงานเพื่อระบุสาเหตุที่ทำให้เธอออกจาก บริษัท เหตุผลการเลิกจ้างอาจกลายเป็นปัญหาเมื่อคุณสร้างจดหมายอ้างอิง โปรดจำไว้ว่าบุคคลที่คุณส่งจดหมายอ้างอิงถึงคุณอาจถามว่าอดีตพนักงานมีสิทธิ์ได้รับการรับรองใหม่หรือถ้าเธอแจ้งการลาออกที่เพียงพอหากเธอปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท หรือโพรโทคอลสำหรับการประกวดราคาการลาออกของเธอเหล่านี้เป็นปัญหาที่สงสัยและคุณมีแนวโน้มที่จะก้าวไปข้างหน้าเพื่อเขียนจดหมาย
รับชื่อและชื่อเต็มของผู้รับ ในกรณีที่พนักงานขอให้คุณเขียนจดหมายอ้างอิงทั่วไปที่ส่งถึง "ผู้ที่อาจเกี่ยวข้องด้วย" อธิบายข้อ จำกัด ของจดหมายดังกล่าวบอกเขาว่าคุณชอบเขียนจดหมายถึงบุคคลหรือ บริษัท ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้คุณมีบันทึก วิธีการใช้จดหมายอ้างอิงและเพื่อวัตถุประสงค์อะไรจดหมายอ้างอิงทั่วไปควรมีข้อมูลจริงอย่างเคร่งครัด จำกัด วันที่ของการจ้างงานชื่องานและเงินเดือนเหล่านี้เป็นข้อเท็จจริงพื้นฐานเกี่ยวกับการจ้างงานที่จะให้ในระหว่างการตรวจสอบการจ้างงานใด ๆ เมื่อ ขอให้เขียนจดหมายอ้างอิงทั่วไปหลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากกว่าสิ่งที่จะรวมอยู่ในการตรวจสอบการจ้างงานตามปกติ
ร่างจดหมายอ้างอิงกว่ามีข้อมูลข้อเท็จจริงเช่นวันที่ของการจ้างงานชื่องานคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับหน้าที่และความรับผิดชอบและหากได้รับการร้องขอเงินเดือนเริ่มต้นและสิ้นสุด ตรวจสอบไฟล์บุคลากรของพนักงานอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและตรวจสอบร่างของคุณกับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหากจำเป็น หากคุณเขียนจดหมายที่มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานให้ จำกัด ข้อมูลที่คุณให้ไว้เพื่อดูว่าพนักงานมีสิทธิ์ได้รับการรับรองใหม่หรือไม่ หากพนักงานเก่าเป็นพนักงานตัวอย่างโดยไม่มีปัญหาด้านประสิทธิภาพระหว่างการจ้างงานให้สร้างการอ้างอิงในลักษณะที่สะท้อนให้เห็นว่าตราบใดที่คุณมีการทบทวนประสิทธิภาพเพื่อสำรองข้อมูล
