วิธีการสรุปการตอบสนองต่อ RFP

คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) เป็นคำแถลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรของลูกค้าที่แสดงถึงความต้องการทางธุรกิจและถามว่าคุณเสนอให้จัดการกับความต้องการนั้นได้อย่างไรและคิดค่าบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณเท่าใด การสร้างโครงร่างก่อนที่จะเขียนการตอบสนองต่อ RFP ของลูกค้าช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อกำหนดของโครงการทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้วและข้อเสนอของคุณเป็นไปตามรูปแบบเอกสารที่ระบุโดย RFP

รายการที่คุณจะต้อง

ขอเอกสารข้อเสนอ
แอปพลิเคชั่นประมวลผลคำ
เครื่องพิมพ์

อ่าน RFP ของลูกค้าอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจความคาดหวังอย่างเต็มที่ ชี้แจงคำถามใด ๆ เร็วกว่า RFP ส่วนใหญ่ระบุช่วงเวลาคำถามและคำตอบสำหรับผู้ตอบแบบสอบถาม

สร้างโครงร่างในรูปแบบและลำดับที่กำหนดไว้ใน RFP เพื่อแสดงความสามารถในการปฏิบัติตามคำแนะนำ RFP บางตัวออกจากองค์กรของข้อเสนอถึงคุณในขณะที่คนอื่น ๆ มีข้อกำหนดโครงสร้างที่มีรายละเอียดสูง การเพิกเฉยหรือตีความที่ผิดเหล่านั้นเป็นหนึ่งในวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการรับข้อเสนอของคุณจากการพิจารณา

ใช้ตัวเลขโรมัน (เช่น I, II, III) สำหรับแต่ละส่วนหลัก ส่วนย่อยจะถูกเยื้องโดยใช้อักษรตัวใหญ่ (เช่น A, B, C) ส่วนที่อยู่ภายใต้สิ่งเหล่านี้จะถูกใช้แทนตัวเลข (เช่น 1, 2, 3) หากต้องการส่วนย่อยอื่นให้ใช้ตัวอักษรพิมพ์เล็ก (เช่น a, b, c)

เลขโรมันที่ฉันอาจใช้เป็นภาพรวมหรือสรุปการตอบสนอง RFP แสดงขอบเขตของบริการและข้อกำหนดของลูกค้าในส่วนแรกนี้ อธิบายว่าโครงการจะได้รับการติดต่ออย่างไรและเหตุใดแนวทางนี้จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีที่สุด เขียนหัวเรื่องและหมวดหมู่ของโครงการต่อไปตามที่ลูกค้านำเสนอโดยใช้ตัวเลขโรมันตัวอักษรและตัวเลขผสมกัน

ระดมสมองตอบสนองแต่ละส่วนและย่อยโดยเขียนการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าแต่ละราย สำหรับร่างเริ่มต้นสามารถใช้คำและวลีได้ ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับทุกส่วน

ค้นหาแนวคิดของคุณและเพิ่มเนื้อหาที่มีรายละเอียดให้แต่ละรายการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างเต็มที่ ข้อเสนอของคุณอาจรวมถึง "สำเร็จรูป" หรือข้อความมาตรฐานที่ใช้ซ้ำได้ของ บริษัท ของคุณ ระบุในโครงร่างของคุณที่จะใช้หม้อไอน้ำและจำเป็นต้องแก้ไขเท่าใดสำหรับ RFP นี้ อย่าใช้หม้อต้มในทางที่ผิดหรือใช้เพื่อทำให้ข้อเสนอของคุณอ้วนขึ้น ลูกค้าที่มีศักยภาพชื่นชมข้อเสนอที่ละเอียดและมีรายละเอียดที่สามารถดำเนินการได้