การจัดการระเบียนเป็นหน้าที่ที่ต้องมีของ บริษัท องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรหน่วยงานราชการหน่วยงานทางสังคมการแพทย์การพาณิชย์การเงินโรงเรียนวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยและหน่วยงานประเภทอื่น ๆ ทั้งหมดที่สร้างข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด ครัวเรือนส่วนบุคคลยังต้องฝึกการจัดการบันทึกที่ดี การจัดการบันทึกยังเป็นกระบวนการจัดระเบียบวางแผนและควบคุมการจัดการหรือติดตามวงจรชีวิตของบันทึกอีกด้วย บันทึกอาจเป็นวัตถุกระดาษที่จับต้องได้หรืออาจอยู่ในรูปแบบดิจิตอลหรืออิเล็กทรอนิกส์ สามารถเก็บบันทึกไว้ในด้านการเงิน, การแพทย์, ข้อมูล, เอกสารทางการ, เอกสารสำนักงาน, เงินเดือน, แบบฟอร์มของรัฐบาลและอีเมลในบันทึกอื่น ๆ อีกหลายร้อยชนิด การจัดการระเบียนจะระบุถึงสามขั้นตอนของวงจรชีวิตของการบันทึก: การสร้างหรือการรับบันทึก การบำรุงรักษาการจัดเก็บที่ปลอดภัยการเรียกคืนหรือการใช้งานทั่วไปของบันทึก การกำจัดของบันทึก
การสร้างบันทึก
การสร้างหรือการรับบันทึกเป็นสิ่งที่สร้างความต้องการสำหรับการจัดการบันทึก ไม่ว่าจะเป็นแอปพลิเคชันการจ้างงานใบแจ้งหนี้หรือรายงานการควบคุมสินค้าคงคลังเมื่อมีการสร้างเรคคอร์ดแล้วการดำเนินการอื่นหรือฟังก์ชั่นการจัดการอื่น ๆ สำหรับบันทึกนั้นจะต้องถูกนำไปใช้ ฟังก์ชันหนึ่งของกระบวนการจัดการระเบียนคือการกำหนดลำดับการบันทึกเมื่อมีการสร้างหรือรับ ใครต้องดูบันทึก? บันทึกจะไปที่ไหนหลังจากทุกคนได้ดูหรือดำเนินการกับบันทึก (เช่นการบันทึกการชำระเงินในบัญชี) ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างความมั่นใจในการจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย? คำถามเหล่านี้ทั้งหมดต้องการคำตอบที่สื่อสารได้ดี
การบำรุงรักษาบันทึก
การเก็บรักษาบันทึกเกี่ยวข้องกับการพัฒนาการดำเนินงานเพื่อเก็บบันทึก ต้องคำนึงถึงข้อควรพิจารณาจำนวนหนึ่งเมื่อจัดเก็บบันทึกรวมถึงการจัดทำบันทึกที่สามารถเรียกค้นได้โดยผู้ที่จำเป็นต้องอ้างอิงข้อมูลหรือเข้าถึงลักษณะส่วนบุคคลของบันทึก อีกด้านหนึ่งของการทำให้ระเบียนพร้อมใช้งานคือการแสดงว่าใครไม่สามารถเข้าถึงบันทึกได้ เมื่อเร็กคอร์ดไม่อยู่ในที่จัดเก็บข้อมูลการจัดการเรคคอร์ดที่ดีนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมีระบบในการกำหนดว่าใครมีเร็กคอร์ดที่ใดที่มีเร็กคอร์ด การสร้างความมั่นใจว่าผลตอบแทนที่เหมาะสมของบันทึกเป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการบันทึก การจัดเก็บบันทึกอย่างปลอดภัยอาจรวมถึงการจัดเก็บสำเนาดิจิทัลของแต่ละบันทึกนอกสถานที่ในสำนักงานอื่นหรือในตู้เซฟที่ธนาคาร ควรเก็บบันทึกไว้ในที่แห้งและเย็นเพื่อป้องกันความเสียหายต่อกระดาษหรือสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการเก็บถาวรเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการบำรุงรักษาของการจัดการบันทึก การพิจารณาว่าระเบียนใดมีสิทธิ์ได้รับการเก็บถาวรเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการระเบียน การเลือกตำแหน่งที่จะเก็บเรคคอร์ดและระยะเวลาที่เร็กคอร์ดถูกเก็บถาวรยังเป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชันนี้ บันทึกบางอย่างเช่นบันทึกทางประวัติศาสตร์อาจถูกเก็บไว้ตลอดชีวิตและบางครั้งก็อยู่นอกเหนือ บริษัท สำหรับเมืองรัฐและเมืองต่างๆบันทึกทางประวัติศาสตร์อาจต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลาโดยไม่ จำกัด
การกำจัดของบันทึก
การทิ้งบันทึกในกรอบเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ การกำจัดบันทึกส่วนใหญ่ควรจะเสร็จสิ้นโดยการทำลายเอกสาร ข้อควรพิจารณาสำหรับการกำจัดรวมถึงการพิจารณาระยะเวลาที่บันทึกจะต้องถูกเก็บไว้ กรอบเวลาในการเก็บบันทึกขึ้นอยู่กับลักษณะของการบันทึก การจัดเก็บบันทึกบางส่วนถูกกำหนดโดยกฎระเบียบของรัฐบาลเช่นบันทึกภาษีบางแห่งโดยธนาคารสำหรับการจัดการสินเชื่อและบางส่วนตามแนวทางกฎหมายเช่นเอกสารการรวมตัวกัน นอกจากนี้ยังรวมถึงการกำหนดวิธีการบันทึกต่างๆเช่นโดยการทำลายภายใน บริษัท หรือจ้าง บริษัท ภายนอกเพื่อทำลายและพัฒนาระบบติดตามการกำจัดยังสามารถเป็นประโยชน์ การบันทึกรายการตามหมวดหมู่ที่จำหน่ายวิธีการกำจัดและวิธีที่จะเป็นประโยชน์ต่อการจัดการบันทึกระยะยาว นอกจากนี้การใช้กลไกการออกจากระบบสำหรับการกำจัดบันทึกสามารถช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนที่จำเป็นต้องรู้รู้ก่อนที่จะมีการทำลายบันทึกใด ๆ
ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ สำหรับการจัดการบันทึก
ตัวเลือกอื่น ๆ เพื่อรองรับกับระบบการจัดการบันทึกรวมถึงการจัดทำเอกสารและการสื่อสารนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบันทึกการพัฒนาและการใช้กลไกการควบคุมและขั้นตอนสำหรับการจัดการบันทึกทุกขั้นตอนและทำให้ระบบการจัดการบันทึกง่าย เพื่อจัดการ.
ทรัพยากรสำหรับการจัดการบันทึกการเรียนรู้
มีแหล่งข้อมูลหลายร้อยแห่งเพื่อเรียนรู้การจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ โรงเรียนเทคนิควิทยาลัยและมหาวิทยาลัยการฝึกอบรมออนไลน์และหนังสืออ้างอิงมากมายที่ร้านหนังสือท้องถิ่นหรือร้านหนังสือวิทยาลัยที่สามารถช่วยในการพัฒนาระบบการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพและถูกกฎหมาย ตรวจสอบกับกฎระเบียบท้องถิ่นรัฐและรัฐบาลกลางเกี่ยวกับกฎเฉพาะสำหรับการจัดการบันทึก
