เมื่อเงินสดถูกส่งไปยังบุคคลอื่นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจควรบันทึกรายการธุรกรรม บ่อยครั้งที่พนักงานได้รับเงินสดเพื่อชำระค่าสินค้าเล็ก ๆ ในนามของ บริษัท กองทุนเงินสดเรียกว่าเงินสดย่อยใช้จ่ายเพื่อสิ่งต่าง ๆ เช่นเครื่องใช้สำนักงานอาหารและของขวัญ การเบิกจ่ายทั้งหมดควรได้รับการติดตามในวารสารพร้อมกับใบเสร็จรับเงินทั้งหมดสำหรับการจ่ายเงินแต่ละครั้ง
สร้างคอลัมน์วารสารสำหรับฟิลด์ต่อไปนี้: วันที่, ผู้รับ, คำอธิบายและจำนวนเงิน
รับใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อแต่ละครั้งและนับจำนวนเงินที่แน่นอนของการซื้อรวมถึงภาษีคืนให้กับพนักงาน
กรอกข้อมูลลงในช่องวารสารทั้งหมดและเก็บใบเสร็จไว้กับวารสาร บันทึกเครดิตทุกครั้งที่มีการเติมเงินกองทุน
ตรวจสอบใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อแต่ละครั้งด้วยรายการในบัญชีแยกประเภทเมื่อสิ้นเดือน
ลบการเบิกจ่ายรายเดือนทั้งหมดออกจากยอดเงินคงเหลือในวันแรกของเดือน ตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่ตรงกันหรือทำบันทึกและรายการที่ปรับไปยังบัญชีสำหรับความแตกต่าง
