นโยบายและขั้นตอนการบัญชีไม่ได้เป็นแบบเดียวกัน แต่พนักงานในสำนักงานมักจะสับสนทั้งสอง นโยบายการบัญชีแสดงถึงแนวทางหรือกฎที่กำหนดสิ่งที่แผนกบัญชีคาดหวังในสถานการณ์ที่กำหนด โดยการสร้างนโยบายแผนกบัญชีทำให้มั่นใจได้ว่ากฎและมาตรฐานของ บริษัท ได้รับการดูแลและปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอจากผู้ที่ได้รับผลกระทบ ขั้นตอนแสดงให้เห็นถึงวิธีการของสมการโดยการกำหนดแต่ละขั้นตอนที่ทำให้มั่นใจได้ว่านโยบายการบัญชีของ บริษัท ได้รับการปรับปรุงและมีการควบคุมภายใน
กำหนดนโยบาย
เมื่อมาพร้อมกับนโยบายการบัญชีและคู่มือขั้นตอนที่ใช้โดยนักบัญชีและผู้อื่นใน บริษัท คุณต้องกำหนดแต่ละกฎหรือแนวทางเป็นนโยบายส่วนบุคคลที่คุณต้องการให้คนติดตาม อย่าผสมนโยบายเข้าด้วยกันเพราะมันสับสนเกินไป แผนกบัญชีสร้างนโยบายกระแสเงินสดนโยบายการชำระเงินคืนเดินทางนโยบายเงินสดย่อยนโยบายบัญชีเจ้าหนี้หรือนโยบายการเรียกเก็บเงินเพียงไม่กี่ราย นโยบายควรกำหนดกฎ - รู้จักว่าอะไร - และรวมถึงผู้ที่ต้องปฏิบัติตามและทำไมต้องปฏิบัติตาม นโยบายและกระบวนการต่าง ๆ ได้รับการปรับปรุงเป็นเอกสารแยกต่างหาก
เขียนภาพรวม
แต่ละนโยบายต้องมีภาพรวมหรือสรุปของแนวทางหรือกฎ ภาพรวมมาก่อนพร้อมข้อมูลรายละเอียดที่มีเฉพาะ ตัวอย่างเช่นแผนกบัญชีอาจมีนโยบายกองทุนเงินสดย่อยที่ให้รายละเอียดว่าจะให้เงินจำนวนเท่าใดสำหรับเงินสดย่อยประเภทการซื้อที่ครอบคลุมและชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม นโยบายไม่ได้แสดงรายชื่อของผู้คน แต่เป็นชื่อหรือตำแหน่งใน บริษัท ที่รับผิดชอบ
สรุปกระบวนงาน
ขั้นตอนเป็นกระบวนการทีละขั้นตอนที่บุคคลปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัทตัวอย่างเช่นแผนกบัญชีอาจกำหนดนโยบายกระแสเงินสดที่ระบุจำนวนเงินสดปฏิบัติการที่ควรมีอยู่ตลอดเวลาและสิ่งที่จะต้องเกิดขึ้นหากไม่สามารถใช้งานได้ แต่เพื่อให้มั่นใจว่านโยบายได้รับการดูแลรักษาบางคนในแผนกบัญชีจะต้องทำการกระทบยอดบัญชีธนาคารให้เสร็จสมบูรณ์ กระบวนการกระทบยอดธนาคารมีขั้นตอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการกระทบยอดธนาคารเพื่อให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามนโยบายกระแสเงินสด ในการเขียนโพรซีเดอร์ให้ร่างแต่ละขั้นตอนที่ต้องดำเนินการรวมถึงชื่อของบุคคลที่ทำแต่ละขั้นตอนและสิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนต่อไป
หมายเลขขั้นตอน
เขียนโพรซีเดอร์ตามลำดับที่ต้องเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นการใช้กระบวนการกระทบยอดธนาคารเริ่มต้นด้วยสิ่งแรกที่ต้องเกิดขึ้นเช่น: จะต้องให้ใบแจ้งยอดธนาคารกับผู้จัดการบัญชี รวมขั้นตอนที่ผู้จัดการบัญชีต้องปฏิบัติก่อนส่งมอบงานการกระทบยอดจริงให้กับผู้อื่นในการบัญชี ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการตรวจสอบอย่างรวดเร็วสำหรับความไม่สอดคล้องกันในการตรวจสอบชื่อผู้รับเงินและอื่น ๆ
คู่มือนโยบายและระเบียบปฏิบัติ
รวมรายการของชื่อเรื่องในแผนกบัญชีพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับหน้าที่ที่ดำเนินการโดยแต่ละตำแหน่งใน บริษัท ที่ด้านหน้าของนโยบายและคู่มือขั้นตอน สิ่งนี้จะช่วยสร้างการควบคุมภายในในขณะเดียวกันก็แยกหน้าที่ เขียนนโยบายในแต่ละหน้าสร้างหน้าใหม่หรือชุดหน้าสำหรับแต่ละนโยบาย แต่ละนโยบายจะได้รับหัวเรื่องและชื่อเรื่องของตนเองในสารบัญเพื่อให้ผู้คนสามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น หลังจากนโยบายรวมถึงขั้นตอนทั้งหมดในหน้าของตัวเองเป็นการสำรองข้อมูล สารบัญอาจรวมถึง "นโยบายกระแสเงินสด" เป็นชื่อหลักที่มีหัวเรื่องย่อยและหน้าของตนเองที่มี "การกระทบยอดธนาคาร" "การกระทบยอดบัญชีธนาคารบัญชีแยกประเภททั่วไป" หรือขั้นตอนอื่นใดที่ใช้กับนโยบายเฉพาะนั้น
