ธุรกิจใด ๆ ที่ขายผลิตภัณฑ์มีสินค้าคงคลัง ผลิตภัณฑ์ต้องมีราคาที่ถูกต้องเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุดและเพื่อแข่งขันกับคู่แข่งในตลาด ในการทำเช่นนี้ต้องรู้คุณค่าของผลิตภัณฑ์และต้นทุนในการผลิต ต่อไปนี้เป็นวิธีการสองวิธีในการบันทึกและติดตามข้อมูลสำคัญนี้ - ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องและเป็นระยะ
กำหนดสินค้าคงคลัง
ส่วนใหญ่คิดว่าสินค้าคงคลังเป็นอุปทานของรายการในมือที่มีการเสนอขาย แม้ว่าสิ่งนี้จะเป็นจริง แต่สินค้าคงคลังก็เป็นชื่อสำหรับบัญชีต่างๆที่นักบัญชีหรือผู้ทำบัญชีบันทึกข้อมูลนี้ ผู้ค้าปลีกที่ซื้อผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปและขายต่ออาจมีระบบสินค้าคงคลังค่อนข้างง่าย ผู้ผลิตจะมีบัญชีจำนวนมากขึ้นเพื่อติดตามมูลค่าของงานระหว่างทำและมูลค่าของวัตถุดิบที่ใช้ในกระบวนการผลิต
ระบบสินค้าคงคลังตลอด
ด้วยระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรธุรกรรมทั้งหมดจะถูกบันทึกลงในบัญชีสินค้าคงคลังเมื่อเกิดขึ้น ยอดคงเหลือในบัญชีสะท้อนให้เห็นถึงสินค้าคงคลังในมือได้ตลอดเวลา ความล่าช้าทางกายภาพในการบันทึกการทำธุรกรรมคือทั้งหมดที่แยกยอดคงเหลือในบัญชีจากการเป็นเรียลไทม์ ด้วยโซลูชั่นเทคโนโลยีเช่นสแกนเนอร์ ณ จุดขายความล่าช้านี้อาจน้อยมาก เนื่องจากการตรวจนับสินค้าคงคลังและค่าได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่องจึงไม่จำเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลังด้วยระบบถาวร
ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะ
ระบบตามงวดใช้หลายบัญชีเพื่อบันทึกยอดขายซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่และส่งคืนลูกค้าและอื่น ๆ บัญชีเหล่านี้ได้รับการปรับปรุงจนกว่าจะสิ้นสุดระยะเวลาสินค้าคงคลัง - ซึ่งอาจเป็นรายเดือนรายไตรมาสหรือช่วงเวลาอื่น ๆ ที่ บริษัท กำหนด - จากนั้นปรับยอดไปยังบัญชีสินค้าคงคลัง ในเวลานั้นบัญชีธุรกรรมจะกลายเป็นศูนย์ในการเตรียมการสำหรับรอบระยะเวลาสินค้าคงคลังถัดไป ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะจำเป็นต้องมีการนับสินค้าคงคลังตามจริงเมื่อสิ้นงวด การปรับที่จำเป็นใด ๆ กับบัญชีสินค้าคงคลังจะทำและระยะเวลาเสร็จสมบูรณ์
การกำกับดูแลด้านกฎระเบียบ
สินค้าคงคลังเป็นสินทรัพย์เช่นเดียวกับเงินสดและอสังหาริมทรัพย์ เช่นเดียวกับสินทรัพย์อื่น ๆ สามารถจัดการสินค้าคงคลังโดยผู้จัดการไร้ยางอาย พระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley ของปี 2002 ตราขึ้นเพื่อตอบสนองต่อเรื่องอื้อฉาวการบัญชีสาธารณะของเวลาประมวลข้อกำหนดที่ว่าข้อมูลที่ออกโดย บริษัท มีความถูกต้องทุกประการ บริษัท จะต้องตรวจสอบว่าการควบคุมภายในในสถานที่เพียงพอและทำงานได้และว่างบการเงินทั้งหมดนั้นถูกต้อง มีการลงโทษหากไม่ปฏิบัติตาม การกระทำดังกล่าวได้ฟื้นฟูความเชื่อมั่นในความถูกต้องของข้อมูลที่มีให้แก่นักลงทุนที่มีศักยภาพ
วิธีการเลือก
ปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจว่าจะใช้ระบบแบบเป็นงวดหรือแบบถาวรคือความสามารถของ บริษัท ในการบันทึกข้อมูลการขายตามที่เกิดขึ้น เทคโนโลยีทำให้มีโอกาสมากขึ้นกว่าเดิมหลาย บริษัท จะเลือกใช้ระบบที่ยั่งยืน บริษัท ที่ไม่พร้อมที่จะทำเช่นนั้นอาจเลือกใช้ระบบแบบเป็นงวด ไม่ว่าในกรณีใดกฎการควบคุมบัญชีสินค้าคงคลังจะอยู่ภายใต้กฎหมายที่บังคับใช้และมาตรฐานอุตสาหกรรมบัญชีซึ่งเป็นที่รู้จักในสหรัฐอเมริกาว่าเป็นหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP)
