เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทำให้เราก้าวเข้าสู่ยุคของการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจทุกประเภทมีแนวโน้มไปในทิศทางของสำนักงานไร้กระดาษเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ แม้จะมีความสำคัญเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ในข้อมูลคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ของธุรกิจที่ดำเนินการยังคงอาศัยการจัดเก็บเอกสารสำเนา การตัดสินใจใช้ไฟล์แนวตั้งหรือแนวตั้งในสภาพแวดล้อมสำนักงานขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ
การเก็บบันทึกประวัติศาสตร์
ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาความต้องการในการเก็บบันทึกได้เพิ่มขึ้นตามการเติบโตของประชากรและการเกิดของธุรกิจใหม่ อาชีพเช่นกฎหมายและการแพทย์จำเป็นต้องมีบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่สมบูรณ์ของการติดต่อลูกค้า ผู้ผลิตและผู้ค้าปลีกพึ่งพาไฟล์ลูกค้าเพื่อการขายตรงและบันทึกการซื้อ ในอดีตความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารได้สร้างความต้องการของอุตสาหกรรมสำหรับ บริษัท ที่มุ่งมั่นที่จะตอบสนองความต้องการด้านการจัดเก็บเอกสารที่หลากหลาย การจัดเก็บเอกสารในที่ทำงานมีการพัฒนาจากเอกสารที่ซ้อนกันบนชั้นวางและใน cubby hole ไปจนถึงระบบจัดเก็บเอกสารที่คำนึงถึงผู้ผลิตหลายราย
ระบบจัดเก็บข้อมูลแนวตั้ง
ตู้เอกสารแนวตั้งนั้นเก่ากว่าตู้เอกสารหลักที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย พวกเขาอาจสร้างจากไม้หรือโลหะและมีสองลิ้นชักสี่หรือห้า ไฟล์สองลิ้นชักถูกสร้างขึ้นเพื่อให้ตรงกับความสูงของโต๊ะมาตรฐานตามความเหมาะสมของการทำงาน โดยปกติแล้วไฟล์แนวตั้งห้าลิ้นชักจะมีความสูง 60 นิ้วและไม่ได้ใช้กันทั่วไปในสำนักงานที่ทำงานเพราะลิ้นชักส่วนบนนั้นสูงเกินไปที่จะเข้าถึงได้ง่าย พวกเขาจะใช้ในพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีพื้นที่ว่างในระดับพรีเมี่ยม ไฟล์แนวตั้งมีให้ในลิ้นชักขนาดพื้นฐานสองขนาดเพื่อรองรับเอกสารขนาดตัวอักษรและขนาดตามกฎหมาย
ระบบการยื่นด้านข้าง
ไฟล์ด้านข้างมีข้อดีที่แตกต่างจากไฟล์แนวตั้ง พวกเขาสามารถรองรับทั้งเอกสารขนาดตัวอักษรและกฎหมาย ไฟล์ด้านข้างมักจะให้ห้องจัดเก็บไฟล์มากกว่าหนึ่งในสามของไฟล์แนวตั้ง เนื่องจากมีความสูงของโต๊ะทำงานจึงให้บริการได้ทั้งวัตถุประสงค์ของไฟล์และเครดิต สามารถเข้าถึงลิ้นชักทั้งสองได้อย่างง่ายดายขณะที่นั่ง ในกรณีที่สถานีงานต้องการไฟล์บางไฟล์ที่พร้อมใช้งานและพร้อมใช้งานซ้ำไฟล์ด้านข้างเป็นโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่สมบูรณ์แบบ เนื่องจากฟังก์ชั่นนี้เพียงอย่างเดียวจึงเป็นระบบจัดเก็บเอกสารที่เป็นที่นิยมสำหรับผู้บริหารและมืออาชีพ
เคล็ดลับการยื่น
ในการเลือกตู้เอกสารสำหรับธุรกิจของคุณให้พิจารณาอย่างรอบคอบว่าไฟล์จะถูกใช้อย่างไรและโดยบุคลากรใด ตัวแทนฝ่ายขายหรือฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคที่ต้องการการเข้าถึงเอกสารอย่างรวดเร็วจะได้รับบริการที่ดีที่สุดด้วยระบบการจัดเก็บข้อมูลด้านข้าง ทางที่ดีควรปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดเก็บเอกสารก่อนที่จะให้คำมั่นว่าจะยื่นด้านข้างหรือแนวตั้ง ซัพพลายเออร์อุปกรณ์สำนักงานขนาดใหญ่ได้ฝึกอบรมพนักงานเพื่อแนะนำการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับองค์กรธุรกิจ พวกเขาจะเสนอการวางแผนและโครงร่างเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการขาย
ตัวเลือกที่ต้องพิจารณา
ปรึกษากับ บริษัท จัดหาอุปกรณ์สำนักงานหลายแห่งเมื่อพิจารณาระบบไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเงินของคุณ พิจารณาการประหยัดที่เป็นไปได้โดยการซื้อรายการใช้แล้วจากตัวแทนจำหน่ายหรือในการประมูล หากการเงินแน่นให้ตรวจสอบตัวเลือกการเช่าอุปกรณ์เก็บเอกสารที่ต้องการ
