ธุรกรรมทางบัญชีไม่ได้ถูกบันทึกเป็นเงินสด แต่ใช้เกณฑ์คงค้าง ซึ่งหมายความว่าการทำธุรกรรมเกิดขึ้นเมื่อมันเกิดขึ้นไม่จำเป็นเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงินสด การรับหรือจ่ายเงินสดอาจเป็นธุรกรรมแยกต่างหากจากเมื่อสินค้าถูกขายทำการซื้อหรือค่าจ้างที่ได้รับจากพนักงาน การทำธุรกรรมแต่ละครั้งจะถูกบันทึกไว้ในวารสารหรือหนังสือและธุรกิจจะต้องปิดหนังสือเหล่านี้เป็นระยะเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร
การบัญชีคงค้าง
รอบระยะเวลาบัญชีมักจะเป็นเดือนไตรมาสหรือปี การบัญชีคงค้างรับรู้รายการในงวดที่มีผลกระทบต่อรายได้หรือค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่นอาจซื้อวัสดุในหนึ่งเดือน แต่ไม่ได้ชำระเงินจนกว่าจะถึงเดือนต่อไป อย่างไรก็ตามพวกเขาจำเป็นต้องได้รับการยอมรับในเดือนแรกเนื่องจากพวกเขาจะใช้ในการสร้างสินค้าที่จะขายเพื่อรายได้ เมื่อชำระเงินแล้วจะมีการทำธุรกรรมแยกต่างหาก
ธุรกรรมคืออะไร?
ธุรกรรมคือเหตุการณ์ใด ๆ ที่เกิดขึ้นในธุรกิจและมีผลกระทบต่อเงิน การซื้อวัสดุสิ้นเปลืองการขายสินค้าและการทำงานของพนักงานและการรับเงินเดือนเป็นตัวอย่างทั้งหมดของการทำธุรกรรมทางธุรกิจ แต่ละรายการจำเป็นต้องบันทึกลงในสมุดรายวันที่เหมาะสมพร้อมเดบิตและรายการเครดิตสำหรับจำนวนเดียวกัน ในการเดบิตบัญชีโดยทั่วไปจะเพิ่มไป เครดิตคือการลบจำนวนเงินจากมัน
บัญชีแยกประเภททั่วไป
เมื่อมีการบันทึกธุรกรรมในสมุดรายวันที่เหมาะสมแล้วรายการเหล่านั้นจะถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไป เป็นการง่ายที่สุดที่จะคิดว่าบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมรายวัน ธุรกรรมเหล่านี้จะถูกบันทึกตามลำดับเวลา
ปิดหนังสือ
ในตอนท้ายของรอบการบัญชีจะต้องปิดหนังสือเพื่อเริ่มรอบใหม่ การปรับรายการบันทึกประจำวันจะต้องดำเนินการเพื่อบันทึกจำนวนเงินใด ๆ ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่ยังไม่ได้จดทะเบียนและเพื่อลบรายการรอตัดบัญชี การปิดบัญชีรายวันจะต้องดำเนินการเพื่อกำจัดบัญชีแยกประเภทของบัญชีรายรับและรายจ่ายโดยคำนึงถึงยอดรายรับและกำไรสะสม
เหตุผลอื่น ๆ ที่จะปิดหนังสือ
เมื่อมีการปิดบัญชีจำนวนเงินจะถูกบันทึกเป็นรายได้และกำไรสะสม สิ่งนี้จะช่วยสร้างงบการเงินสำหรับธุรกิจเพื่อวัดประสิทธิภาพทั่วไป งบการเงินมีสามประเภทหลักคืองบดุลงบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสด เหตุผลในการปิดหนังสือก็คือการตรวจสอบข้อผิดพลาด การเพิ่มเดบิตและเครดิตเข้าด้วยกันจะแสดงข้อผิดพลาดที่สำคัญใด ๆ เนื่องจากผลรวมต้องตรงกันเสมอ
