นายจ้างมีระยะเวลาค่อนข้างน้อยเมื่อต้องเตรียมการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานตราบใดที่วิธีการใช้งานนั้นมีประสิทธิภาพและยุติธรรม เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากเลือกที่จะจัดทำบัญชีเงินเดือนด้วยตัวเองทั้งเพื่อประหยัดเงินและเพื่อควบคุมและกำกับดูแลได้ดียิ่งขึ้น เมื่อเตรียมเงินเดือนด้วยตัวเองคุณอาจเลือกที่จะทำด้วยมืออย่างสมบูรณ์หรือใช้สเปรดชีตและคุณอาจเลือกที่จะคำนวณชั่วโมงและนาทีที่ทำงานโดยการปัดเศษนาทีเป็นไตรมาสของชั่วโมงหรือแปลงเป็นทศนิยม หรือคุณอาจลองใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนเพื่อประหยัดเวลาและพลังงาน
การปัดเศษนาทีที่แน่นอนไปยังไตรมาส
หากคุณทำบัญชีเงินเดือนด้วยมืออย่างสมบูรณ์อาจเป็นการยากที่จะติดตามและคำนวณชั่วโมงและนาทีที่ทำงานด้วยความแม่นยำทั้งหมด แต่คุณอาจพบว่าการปัดเศษนาทีที่แน่นอนไปยังควอเตอร์ของชั่วโมงนั้นเป็นเศษส่วนที่ใหญ่ที่สุดของหนึ่งชั่วโมงที่คุณสามารถปัดเศษได้อย่างถูกกฎหมายเพื่อการจ่ายเงินเดือน
สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ควรคำนึงถึงเมื่อใช้วิธีนี้คือในขณะที่คุณสามารถปัดเศษนาทีตามกฎหมายเป็นหนึ่งในสี่ของชั่วโมงได้อย่างถูกกฎหมายคุณไม่สามารถปัดทิ้งไม่งั้นคุณจะละเมิดพระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม แต่เวลาของพนักงานจากหนึ่งถึงเจ็ดนาทีควรปัดเศษลง แต่แปดถึง 14 นาทีควรปัดเศษขึ้นเป็นไตรมาสที่ใกล้ที่สุดของหนึ่งชั่วโมง
ตัวอย่างเช่นถ้าจอห์นทำงานตั้งแต่เวลา 8:46 น. ถึง 5:28 น. รวมถึงอาหารกลางวันแบบจ่ายเงินเจ้านายของเขาสามารถปัดเศษชั่วโมงของเขาเป็น 8:45 น. ถึง 17:30 น. ซึ่งหมายความว่าเขาทำงานแปดชั่วโมง 45 นาทีสำหรับจุดประสงค์ในการจ่ายเงินเดือนแทนที่จะใช้เวลาแปดชั่วโมง 42 นาทีที่แน่นอน แปดและสามในสี่ของชั่วโมงนั้นจะถูกคูณด้วยค่าจ้างรายชั่วโมงของเขาดังนั้นถ้าเขาได้รับ $ 20 ต่อชั่วโมงเขาจะได้รับ $ 175
แปลงนาทีเป็นทศนิยม
หากคุณกำลังมองหาวิธีที่แม่นยำยิ่งขึ้นในการแปลงนาทีสำหรับบัญชีเงินเดือนคุณอาจต้องการใช้นาฬิกาแบบ 24 ชั่วโมงจากนั้นแปลงนาทีเป็นทศนิยมแทนการปัดเศษเป็นชั่วโมงสี่นาที การแปลงนาทีเป็นทศนิยมสำหรับเงินเดือนสามารถทำได้โดยอัตโนมัติหากคุณใช้สเปรดชีตโดยการสร้างสูตรที่หารจำนวนนาทีเป็น 60 ถ้าคุณกำลังทำเงินเดือนด้วยมือคุณสามารถอ้างถึงเครื่องคิดเลขแปลงเงินเดือนหรือคุณ สามารถแบ่งนาทีด้วย 60 ด้วยตนเอง ใช้วิธีนี้เพื่อลบการหมดเวลาของพนักงานออกจากการหมดเวลาได้อย่างง่ายดาย
ตัวอย่างข้างต้นคุณจะเปลี่ยนจอห์น 8:46 น. เป็น 5:28 น. ชั่วโมงถึง 8.77 และ 17.47 ตามลำดับ ลบ 8.77 จาก 17.47 และคุณได้ 8.7 ซึ่งคุณจะคูณด้วยค่าจ้างของเขาซึ่งจะให้คุณรวม $ 174
การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน
ในขณะที่นายจ้างธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ยังคงคำนวณเงินเดือนด้วยมือและจะใช้วิธีการทั้งสองนี้ในการคำนวณจำนวนนาทีที่แม่นยำสำหรับโปรแกรมบัญชี แต่โปรแกรมซอฟต์แวร์สามารถทำงานให้คุณได้ โปรแกรมเหล่านี้มีเครื่องคำนวณการแปลงเวลาเงินเดือนในตัวและสามารถคำนวณค่าจ้างที่พนักงานได้รับโดยอัตโนมัติตามชั่วโมงการทำงานปกติและการทำงานล่วงเวลาทั้งหมด ซอฟต์แวร์ยังสามารถดูแลภาษีเครื่องปรุง, W-2s, โบนัสและปัญหาการจ่ายเงินเดือนที่ซับซ้อนอื่น ๆ
ในขณะที่นายจ้างจำนวนมากต้องการทำบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองจนกว่าพวกเขาจะจ้างพนักงานเพียงพอที่จะพิสูจน์ว่าซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนพวกเขาไม่จำเป็นต้อง มีโปรแกรมบัญชีเงินเดือนฟรีและราคาไม่แพงมากมายสำหรับผู้ที่กังวลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกซอฟต์แวร์
