ระบบสินค้าคงคลังถาวรคือชุดของกระบวนการบัญชีที่ช่วยให้ บริษัท รายงานข้อมูลสินค้าคงคลังทางการเงิน บริษัท หลายแห่งใช้ระบบนี้ - โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ใช้ระบบบัญชีต้นทุนสั่งงานหรือขายสินค้าหลายประเภท บริษัท จะต้องรักษาสมดุลของข้อดีและข้อเสียของระบบถาวรก่อนที่จะนำไปใช้
การรายงานที่แม่นยำ
บริษัท มักประสบกับการรายงานทางการเงินที่แม่นยำยิ่งขึ้นด้วยระบบสินค้าคงคลังแบบไม่ จำกัด นักบัญชีอัพเดทบัญชีแยกประเภททั่วไปหลังจากการทำธุรกรรมสินค้าคงคลังแต่ละครั้ง ซึ่งส่งผลให้บัญชีแยกประเภททั่วไปที่สะท้อนสินค้าคงคลังจริงตามจริงในมือ เจ้าของและผู้จัดการสามารถทำการตัดสินใจด้านคุณภาพตามความถูกต้องของการรายงานมูลค่าสินค้าคงคลัง ประเภทสินค้าคงคลังหลายประเภทยังได้รับประโยชน์จากวิธีนี้เนื่องจากนักบัญชีติดตามแต่ละบัญชีอย่างถูกต้องผ่านบัญชีแยกประเภททั่วไป
การจัดการอิเล็กทรอนิกส์
ระบบสินค้าคงคลังถาวรมักใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อบันทึกการทำธุรกรรม ตัวอย่างคือระบบบาร์โค้ดที่ผู้ค้าปลีกเสื้อผ้าใช้เมื่อขายสินค้า การสแกนแต่ละครั้งจะบันทึกข้อมูลที่อัปเดตมูลค่าสินค้าคงคลังของ บริษัท นักบัญชีใช้ข้อมูลนี้เพื่อความสมดุลบัญชีแยกประเภททั่วไป บริษัท ต่างๆยังใช้ข้อมูลเพื่อสั่งซื้อสินค้าโดยใช้ระบบทันเวลา การสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยป้องกันไม่ให้สต็อกสินค้าหมดและสูญเสียยอดขาย
ราคา
ระบบสินค้าคงคลังถาวรหลายแห่งมีราคาแพง ค่าใช้จ่ายสำหรับระบบเหล่านี้เป็นสองเท่า เทคโนโลยีที่จำเป็นในการทำให้ระบบทำงานได้นั้นอาจเป็นค่าใช้จ่ายด้านทุนที่สำคัญ การอัปเดตระบบสำหรับการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีใหม่ยังมีค่าใช้จ่ายสูง การฝึกอบรมพนักงานให้ใช้ระบบอย่างถูกต้องเป็นอีกค่าใช้จ่าย ในด้านการบริหาร บริษัท จะต้องพบกับนักบัญชีที่สามารถทำงานกับระบบและจัดการการเปลี่ยนแปลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปได้บ่อยครั้ง
กระบวนการ
ระบบสินค้าคงคลังตลอดเวลามักใช้เวลานาน การอัปเดตทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท อาจส่งผลให้ต้องมีการกระทบยอดบัญชี นักบัญชีมักจะใช้เวลามากมายในแต่ละสัปดาห์หรือเดือนเพื่อกระทบยอดสินค้าคงคลัง ข้อผิดพลาดถาวรยังสามารถทำให้เกิดภาวะแทรกซ้อนต่อไป นักบัญชีจำเป็นต้องแก้ไขข้อผิดพลาดและยอดคงเหลือในบัญชีสินค้าคงคลังก่อนที่จะปิดบัญชีของ บริษัท การรายงานตัวเลขสินค้าคงคลังที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดการตรวจสอบทำให้เกิดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับ บริษัท
