วิธีการวางแผนการประชุมทางโทรศัพท์ ในโลกธุรกิจการประชุมเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสาร วิธีหนึ่งในการจัดการประชุมที่ผู้เข้าร่วมอาจอยู่ในสำนักงานต่าง ๆ หรือแม้แต่ส่วนต่าง ๆ ของโลกคือการกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ แม้ว่าการประชุมทางโทรศัพท์จะเป็นวิธีที่สะดวกในการสื่อสาร แต่มีขั้นตอนไม่กี่ขั้นตอนที่คุณควรทำเพื่อวางแผนการโทรให้สำเร็จ ทำตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อวางแผนการประชุมทางโทรศัพท์
ตัดสินใจเลือกวันที่และเวลาสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำนึงถึงผู้เข้าร่วมที่อาศัยอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันในการวางแผนเวลาคุณไม่ต้องการวางแผนการประชุมหลายครั้งก่อนหรือหลังเพื่อนร่วมงานของคุณจะอยู่ในสำนักงาน
จัดเรียงหมายเลขการประชุมสายจากศูนย์การประชุม บริษัท ของคุณหรือติดต่อผู้ให้บริการออนไลน์ที่อำนวยความสะดวกในการประชุมทางโทรศัพท์ ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าและบัญชีและชำระค่าธรรมเนียมเล็กน้อย แต่เป็นตัวเลือกที่สะดวกหาก บริษัท ของคุณไม่ให้บริการการประชุม
จัดทำคำขอประชุมโดยมีรายละเอียดวันที่เวลาและหัวข้อที่เสนอ ควรส่งทางอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมหลายสัปดาห์ก่อนเวลาเพื่อให้พวกเขามีเวลามากพอที่จะรองรับการประชุมทางโทรศัพท์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมคำแนะนำการโทรเฉพาะและหมายเลข PIN ใด ๆ ที่ผู้เข้าร่วมจะต้องใช้ในการโทร
สร้างวาระการประชุม วาระของคุณควรครอบคลุมสิ่งที่คุณต้องการให้การประชุมเพื่อให้บรรลุสิ่งที่จะต้องมีการส่งมอบหลังจากการโทรและสิ่งที่ผู้เข้าร่วมจะต้องรับผิดชอบในขั้นตอนต่อไป
ส่งวาระการประชุมและข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ที่ผู้เข้าร่วมจะต้องตรวจสอบหลายวันก่อนที่จะมีการโทร คุณอาจรวมสเปรดชีตหรือรายงานที่ให้พื้นหลังสำหรับหัวข้อที่คุณวางแผนจะจัดการ
ติดตามบุคคลกับผู้เข้าร่วมใด ๆ ที่คุณไม่ได้รับการยืนยันจากวันก่อนการประชุมทางโทรศัพท์ การโทรศัพท์จะดีที่สุดในกรณีนี้เนื่องจากผู้เข้าร่วมอาจไม่ได้รับอีเมลของคุณพร้อมกับการร้องขอการประชุม
