การวางแผนการประชุมที่ประสบความสำเร็จต้องรู้เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ภาพใหญ่ขององค์กรโฮสต์ก่อนเริ่มทำงานกับการประชุมโลจิสติกขั้นพื้นฐาน ใช้เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณคุณสามารถวางแผนวิธีดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุมที่คุณต้องการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมเลือกผู้พูดที่ดีที่สุดและพัฒนาสิ่งอำนวยความสะดวกและกิจกรรมที่น่าสนใจที่สุด
กำหนดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ
เป้าหมายขององค์กรสำหรับการประชุมไม่เหมือนเป้าหมายของผู้เข้าร่วมการประชุมเสมอไป เรียนรู้เหตุผลขององค์กรในการจัดการประชุม มันอาจเป็นการดึงดูดและรักษาสมาชิกสร้างผลกำไรจัดให้สมาชิกในคณะกรรมการและคณะกรรมการมี perk วันหยุดหรือสร้างการประชาสัมพันธ์สื่อสำหรับองค์กร
กำหนดแผนยุทธวิธีของคุณ
เมื่อคุณทราบเป้าหมายเชิงกลยุทธ์แล้วให้ตั้งเป้าหมายทางยุทธวิธีของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งรวมถึงการเลือกการสัมมนาและวิทยากรเพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมงานประเภทเฉพาะมีการจัดงานแสดงสินค้าสร้างรายได้เพิ่มกิจกรรมคู่สมรสเพื่อเพิ่มการเข้าร่วมจัดงานทางสังคมเช่นการแข่งขันกอล์ฟหรือการล่องเรือในแม่น้ำ สมาชิก แผนการตลาดของคุณควรรวมถึงการโฆษณาการประชาสัมพันธ์กลยุทธ์การส่งเสริมการขายและโซเชียลมีเดียเพื่อส่งเสริมการประชุม
วางแผนงบประมาณ
กำหนดเป้าหมายทางการเงินขององค์กรสำหรับการประชุมและตรวจสอบหมายเลขของคุณ คุณอาจถูก จำกัด งบประมาณที่เฉพาะเจาะจงหากการประชุมเป็นค่าใช้จ่าย องค์กรอาจมีเป้าหมายกำไรหรือคุณอาจได้รับอนุญาตให้ใช้จ่ายตามรายได้ที่คาดหวัง สร้างการคาดการณ์ขึ้นอยู่กับการลงทะเบียนในแง่ดีและอนุรักษ์นิยมและรายได้การสนับสนุน
สรุปกำหนดการของคุณ
ถัดไปวางแผนกำหนดการกิจกรรมของคุณ เลือกวันที่สถานที่และกิจกรรมของคุณ การประชุมจำนวนมากมีธีมที่อธิบายวัตถุประสงค์โดยรวมของเหตุการณ์และช่วยดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุม คุณอาจต้องขอข้อมูลจากวันที่และสถานที่ที่อาจเกิดขึ้นจากคณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมและทำการเยี่ยมชมเว็บไซต์ไปยังสถานที่หลายแห่งก่อนที่คุณจะเลือก ตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับอนุสัญญาก่อนหน้านี้เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับสถานที่การเข้าร่วมประชุมประสิทธิภาพทางการเงินและผู้เข้าร่วมประชุมและข้อเสนอแนะสปอนเซอร์ สร้างปฏิทินที่เริ่มต้นด้วยการเช็คอินและกำหนดเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมในแต่ละวัน
ความต้องการด้านการวิจัย
เริ่มติดต่อสถานที่ลำโพงผู้จัดเลี้ยงตัวเลือกความบันเทิง บริษัท โสตทัศนูปกรณ์เครื่องพิมพ์และ บริษัท ท่องเที่ยว กำหนดวิธีการจัดการด้านการตลาดการลงทะเบียนสปอนเซอร์ป้ายเช็คอินบูธแสดงสินค้าถุงของขวัญหนังสือโปรแกรมและหน้าเว็บไซต์ ส่งคำขอสำหรับข้อเสนอสำหรับผู้ขายภายนอกเช่นรีสอร์ตผู้จัดเลี้ยงสนามกอล์ฟและ บริษัท นำเที่ยว รวบรวมรายชื่อผู้จำหน่ายและต้นทุนที่คุณต้องการ
เขียนข้อเสนอ
เตรียมเอกสารที่แสดงบอร์ดหรือทีมการประชุมแผนของคุณสำหรับการประชุม รวมความเข้าใจในเป้าหมายขององค์กรและวิธีที่คุณวางแผนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น จัดทำวาระการประชุมโดยมีกำหนดการรายวันอย่างละเอียด นำเสนองบประมาณที่สมบูรณ์ อธิบายว่าทำไมคุณถึงเลือกหัวข้อที่ตั้งหัวข้อสัมมนาผู้บรรยายและกิจกรรมทางสังคม แสดงให้เห็นถึงการเข้าร่วมค่าใช้จ่ายและประมาณการรายได้ของคุณขึ้นอยู่กับการวิจัยของคุณ
