วิธีการจัดการประชุมคณะกรรมการอย่างเป็นทางการ

การประชุมคณะกรรมการมีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจทั้งที่ไม่แสวงหากำไรและเพื่อผลกำไร ในขณะที่คณะกรรมการบางคณะดำเนินงานอย่างไม่เป็นทางการโดยมีการประชุมสมาชิกตามความจำเป็นเพื่อให้บรรลุภารกิจเฉพาะคณะกรรมการอื่น ๆ มีความเป็นทางการมากขึ้น บางคนมีความรับผิดชอบทางกฎหมายสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นการตรวจสอบทางการเงินการคัดเลือกผู้บริหารการเสนอขายหุ้นการอนุมัติการเป็นสมาชิกและการกำกับดูแลความปลอดภัย คณะกรรมการเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะนำโครงสร้างการประชุมที่เป็นทางการโดยใช้โปรโตคอลเช่นกฎระเบียบของโรเบิร์ตหรือกฎที่คล้ายกัน

รายการที่คุณจะต้อง

• ระเบียบวาระการประชุม

• รายงานการประชุม

จัดทำและส่งวาระการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุมคณะกรรมการ ทุกคนในคณะกรรมการต้องใช้เวลาในการตรวจสอบวาระการประชุมและเตรียมความพร้อมสำหรับหัวข้อที่จะกล่าวถึงในระหว่างการประชุม

โทรประชุมเพื่อสั่งซื้อตรงเวลา โดยทั่วไปจะทำโดยประธานคณะกรรมการ เลขานุการจะจดบันทึกทุกคนที่เข้าร่วมประชุมขณะที่จดบันทึกรายงานการประชุม การเรียกประชุมเพื่อให้ตรงเวลาสนับสนุนให้ผู้คนมาแสดงตามเวลาและแสดงความเคารพต่อสมาชิกคณะกรรมการทั้งหมดและเวลาของพวกเขา

แจกจ่ายสำเนาของวาระการประชุมและรายงานใด ๆ ที่จะนำเสนอในระหว่างการประชุม หากคณะกรรมการประชุมเป็นประจำให้แจกจ่ายสำเนารายงานการประชุมครั้งก่อน ให้เวลาสมาชิกคณะกรรมการตรวจสอบรายงานการประชุมระเบียบวาระการประชุมและรายงานอื่น ๆ ถามว่ามีความคิดเห็นใด ๆ เกี่ยวกับรายงานการประชุมครั้งก่อนหรือไม่แล้วถามว่ามีการเคลื่อนไหวหรือไม่และวินาทีที่จะยอมรับรายงานการประชุม

ปฏิบัติตามคำสั่งของวาระการประชุมเพื่อให้ครอบคลุมแต่ละรายการในระหว่างการประชุม อนุญาตให้มีการเคลื่อนไหวที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมภายใต้การสนทนา รู้จักสมาชิกแต่ละคนที่ต้องการพูดด้วยท่าทาง ปล่อยให้คนคนหนึ่งพูดในแต่ละครั้งและให้โอกาสแต่ละคนได้รับฟังถ้าเป็นไปได้ เรียกร้องให้มีการลงคะแนนในการเคลื่อนไหวเมื่อเสร็จสิ้นการสนทนา ในบางกรณีสมาชิกจะเสนอการแก้ไขและประธานคณะกรรมการจะเรียกร้องให้มีการลงคะแนนในการแก้ไขก่อนการเคลื่อนไหว

สิ้นสุดการประชุมเมื่อวาระสิ้นสุดลงหรือเมื่อถึงเวลาสิ้นสุดของการประชุมที่กำหนด ประธานคณะกรรมการอาจเลื่อนการประชุมโดยไม่มีการเคลื่อนไหวที่สองหรือโหวต เลขานุการบันทึกเรื่องที่ไม่สมบูรณ์เพื่อให้สามารถนำไปบรรจุในวาระการประชุมครั้งต่อไป

เคล็ดลับ

• การประชุมของคณะกรรมการที่เป็นทางการส่วนใหญ่กำหนดให้สมาชิกองค์ประชุมครบองค์ประชุมเพื่อให้การประชุมมีผลสมบูรณ์ ข้อบังคับขององค์กรจะกำหนดว่าองค์ประชุมจะบรรลุผลสำเร็จได้อย่างไร โดยปกติจะมีสมาชิกอย่างน้อยครึ่งหนึ่ง