หากองค์กรของคุณมีพนักงานมากกว่าหนึ่งคนและพนักงานเหล่านั้นเดินทางหรือซื้อสินค้าให้กับ บริษัท ด้วยบัตรเครดิตส่วนบุคคลคุณต้องมีนโยบายการชำระเงินคืนด้วยบัตรเครดิตนโยบายการชำระเงินคืนด้วยบัตรเครดิตช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายที่จะชำระคืนกำหนดค่าใช้จ่ายและแจ้งให้พนักงานทราบถึงกระบวนการชำระเงินคืน
พิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่
การคืนเงินค่าใช้จ่ายบัตรเครดิตของพนักงานอาจเป็นฝันร้ายของงบประมาณหากทรัพยากรบุคคลและการบัญชีไม่มีความคิดว่าจะมีการเรียกเก็บเงินประเภทใด การขออนุมัติล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายบัตรเครดิตบางส่วนหรือทั้งหมดสามารถกำจัดสติกเกอร์แบบตกใจในระหว่างการกระทบยอดของค่าใช้จ่ายในการชำระคืนบัตรเครดิต แบบฟอร์มการอนุมัติการเดินทางหรือค่าใช้จ่ายและคำสั่งซื้อสามารถช่วยให้ผู้จัดการหยุดการใช้จ่ายโดยไม่ได้รับอนุญาตในขณะที่การช่วยเหลือทรัพยากรมนุษย์และการบัญชีได้รับแนวคิด ballpark ของค่าใช้จ่ายที่จะได้รับคืน
กำหนดข้อ จำกัด การใช้จ่าย
การ จำกัด การชำระเงินคืนด้วยบัตรเครดิตโดยการกำหนดวงเงินสำหรับค่าใช้จ่ายเป็นอีกวิธีหนึ่งที่นโยบายการชำระเงินคืนด้วยบัตรเครดิตสามารถช่วยป้องกันไม่ให้เกิดปัญหากับงบประมาณได้ การตั้งค่า จำกัด การใช้จ่ายสำหรับมื้ออาหารโรงแรมและสถานบันเทิงจะทำให้การชำระเงินคืนเป็นเช็คในขณะที่การชำระเงินคืนสำหรับบริการหรือวัสดุควรได้รับการควบคุมผ่านคำสั่งซื้อหรือการอนุมัติล่วงหน้า ตัวอย่างเช่นค่าเผื่อมาตรฐานสำหรับมื้ออาหารสามารถขจัดความต้องการให้พนักงานหันมารับและเป็นประโยชน์สำหรับองค์กรที่ดำเนินการชำระคืนเป็นจำนวนมาก
กำหนดค่าใช้จ่ายที่จะได้รับคืน
นโยบายการชำระเงินคืนด้วยบัตรเครดิตใด ๆ ควรกำหนดอย่างชัดเจนว่าจะคืนเงินค่าใช้จ่ายใด ในขณะที่ค่าใช้จ่ายด้านอาหารการเดินทางและที่พักเป็นค่ามาตรฐานสำหรับการชำระเงินคืนวัฒนธรรมของ บริษัท อาจกำหนดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่อาจมีการชำระเงินคืนเช่นค่าใช้จ่ายเพื่อสร้างความบันเทิงให้ลูกค้ารวมถึงหรือไม่รวมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์และบริการซักรีด นโยบายของคุณควรกำหนดว่าจะสามารถคืนเงินค่าใช้จ่ายใดและเมื่อใดเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้บัญชีค่าใช้จ่ายในทางที่ผิด
กำหนดสิ่งที่จำเป็นในการชำระเงินคืนจำนวนมาก
การชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายบัตรเครดิตของพนักงานอาจเป็นปัญหาอย่างรวดเร็วสำหรับการบัญชีและทรัพยากรมนุษย์หากนโยบายการชำระเงินคืนไม่ได้กำหนดว่าต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง ในขณะที่บาง บริษัท พึ่งพารายรับรายบุคคล แต่ บริษัท อื่น ๆ ใช้ใบเสร็จรับเงินทางอีเมลหรือสำเนาบันทึกย่อของใบแจ้งยอดบัตรเครดิตหรือตั้งค่าเบี้ยเลี้ยงมาตรฐานสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ที่ชำระคืนได้เพื่อหลีกเลี่ยงเอกสารส่วนเกินทั้งหมด ปริมาณการชำระเงินคืนที่องค์กรของคุณเกี่ยวข้องควรกำหนดนโยบายของคุณ
