บันทึกย่อ - ย่อมาจากบันทึกย่อ - เป็นการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งบันทึกข้อมูลที่จะแบ่งปันกับกลุ่มบุคคลในการตั้งค่าระดับมืออาชีพ แม้ว่าบันทึกสามารถจัดรูปแบบในเทมเพลตที่หลากหลาย แต่สิ่งสำคัญคือการรวมส่วนสำคัญของบันทึกเพื่อให้บันทึกของคุณจะทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
หัวข้อ
บันทึกจะต้องมีส่วนหัวที่ระบุผู้ส่งผู้รับ, วันที่และเรื่อง เมื่อคุณใส่ชื่อของแต่ละคนลงในบันทึกช่วยจำให้เขียนตำแหน่งงานของเขาหลังจากนั้น รวมชื่องานของคุณเองหลังจากชื่อของคุณในฟิลด์ "จาก" ส่วนหัวไปที่ด้านบนของบันทึกช่วยจำที่อยู่หน้าข้อความ หากบันทึกนั้นเป็นเรื่องเร่งด่วนอาจเป็นเรื่องธรรมดาในสำนักงานของคุณที่จะเขียนคำว่า "ด่วน" ที่ด้านบนของหัวเรื่อง
ภาพรวมซึ่งอยู่หลังส่วนหัวจะอธิบายเนื้อหาของบันทึกสั้น ๆ ในภาพรวมแนะนำวัตถุประสงค์ของบันทึกเช่นเพื่อเสนอแนวคิดหรือตอบสนองต่อการมอบหมายที่คุณได้รับ ภาพรวมช่วยให้ผู้อ่านมีแนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับบันทึกช่วยจำเพื่อให้เธอสามารถตัดสินใจได้ว่าจะอ่านบันทึกในทันทีหรือหลังจากนั้น
บริบท
ส่วนบริบทของบันทึกช่วยจำให้พื้นหลังของข้อมูลที่นำเสนอ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจการเชื่อมต่อของบันทึกช่วยจำกับการติดต่อทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า "เนื่องจากโปรโตคอลเทคโนโลยีขั้นสูง … " วลีนี้และอื่น ๆ เช่นช่วยให้ผู้อ่านใส่บันทึกลงในบริบทกับสิ่งที่เกิดขึ้นในธุรกิจ
ภารกิจและมติ
หากวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำของคุณคือเพื่ออธิบายงานที่คุณจะต้องปฏิบัติตามบริบทคุณสามารถพูดได้ในส่วนถัดไปของบันทึกช่วยจำ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดว่า "ฉันจะดูการวิจัยตลาดเพื่อเทคโนโลยี … " นี่จะช่วยให้ผู้อ่านได้ทราบถึงขั้นตอนต่อไปที่คุณทำ หากบันทึกของคุณคือการนำเสนอการแก้ไขคุณอาจเขียนว่า "การค้นพบของฉันสรุปได้ว่าเทคโนโลยีใหม่จะไม่เป็นประโยชน์ต่อ บริษัท ของเราเพราะ …"
รายละเอียด
บันทึกช่วยจำบางตัวเรียกร้องให้มีการรวมรายละเอียดไว้ หากคุณต้องการรวมสถิติข้อมูลหรือข้อมูลการวิจัยการตลาดให้ระบุรายละเอียดเหล่านี้ในย่อหน้าใหม่ แนวคิดที่สนับสนุนเหล่านี้เรียกว่าส่วนการสนทนาของบันทึกช่วยจำ
ข้อสรุป
สรุปบันทึกย่อของคุณด้วยบทสรุปสั้น ๆ ที่บอกผู้อ่านว่าคุณหวังว่าเขาจะได้รับอะไรจากการอ่าน ส่วนที่ปิดควรแจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าคุณยินดีต้อนรับคำถามหรือความคิดเห็นสำหรับการอภิปราย
สิ่งที่แนบมา
หากคุณอ้างถึงกราฟแผนภูมินโยบายรายงานนาทีหรือเอกสารธุรกิจอื่น ๆ ในบันทึกช่วยจำของคุณให้แนบกับด้านหลังของบันทึกช่วยจำ รวมอยู่ในหน้าบันทึกช่วยจำซึ่งอยู่ด้านล่างที่แนบเอกสารหนึ่งฉบับขึ้นไป
