ไม่ว่าคุณจะขายเครื่องมือหรือให้บริการและความเชี่ยวชาญจดหมายขอการชำระเงินในบัญชีที่ผ่านมาเป็นส่วนที่จำเป็นในการทำธุรกิจ บางครั้งผู้คนจำเป็นต้องได้รับการเตือนเกี่ยวกับหนี้ของพวกเขา ในบางครั้งลูกค้าอาจหลีกเลี่ยงภาระหน้าที่ของพวกเขา ในกรณีก่อนหน้าตัวอักษรเหล่านี้สามารถเร่งการชำระเงินจำนวนที่ถึงกำหนด ในขั้นตอนหลังพวกเขาสามารถช่วยแสดงขั้นตอนที่คุณทำก่อนที่จะพยายามรวบรวมอย่างเป็นทางการซึ่งอาจช่วยให้คุณชนะคดีในศาล ในทุกกรณีตัวอักษรควรถูกร่างอย่างชัดเจนรัดกุมและอย่างมืออาชีพ
ระบุยอดคงเหลือเนื่องจาก
ส่วนเกริ่นนำของจดหมายควรระบุยอดคงเหลืออย่างชัดเจน ทำตามคำทักทายง่าย ๆ (เช่น“ เรียนคุณสมิ ธ ”) เปิดจดหมายโดยเตือนผู้อ่านถึงจำนวนเงินที่แน่นอน ใช้ข้อความเช่น“ จดหมายฉบับนี้เพื่อเตือนให้คุณทราบถึงยอดเงินคงค้างของคุณที่มีกับ บริษัท ABC Corporation บันทึกของเราระบุว่าบัญชีของคุณมีกำหนดชำระในจำนวน $ 56.39” ก่อนที่จะร่างจดหมายในส่วนนี้ให้ตรวจสอบจำนวนเงินที่แน่นอนเนื่องจากด้วยบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ แนบสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระกับจดหมายและอ้างอิงถึงเอกสารแนบในส่วนนี้
อธิบายรูปแบบการชำระที่ยอมรับได้
นโยบายบัญชีเจ้าหนี้ของธุรกิจของคุณและวิธีที่คุณต้องการคืนเงินที่เป็นหนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของหนี้สินรูปแบบการชำระเงินที่ยอมรับได้นั้นเป็นอีกรายละเอียดที่สำคัญที่ต้องระบุอย่างชัดเจน เห็นได้ชัดว่าเงินสดในมือเร็วกว่ารอการตรวจสอบส่วนบุคคลให้ชัดเจน แต่ขึ้นอยู่กับจำนวนเงินที่อาจไม่เป็นไปได้ที่จะเรียกร้องการชำระคืนด้วยวิธีนี้ ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่รับบัตรเครดิตและ บริษัท อาจรับบัตรของผู้ออกบัตรหนึ่งใบ แต่ไม่ใช่บัตรอื่น ในทุกกรณีรวมถึงใบแจ้งยอดเช่น“ ชำระเงินด้วยเงินสดเช็คหรือบัตรเครดิต เรายอมรับ Visa หรือ Mastercard อาจทำการตรวจสอบกับบัญชีเจ้าหนี้”
ชัดเจนกำหนดเวลา
อย่าปล่อยให้ความต้องการในการชำระหนี้สิ้นสุดลงเพื่อเปิดการตีความ ใช้คำสั่งเช่น“ โปรดส่งเงินจำนวนนี้ภายใน 10 วันทำการหรือติดต่อสำนักงานของเราทันทีเพื่อชำระเงินทางโทรศัพท์” การระบุวันสิ้นสุดไม่เพียง แต่เป็นการย้ำถึงความรู้สึกเร่งด่วนสำหรับผู้อ่าน แต่ยังให้เวลากับคุณด้วย คุณสามารถคาดหวังการชำระเงินและอนุญาตให้คุณพิจารณาว่าจะทำอย่างไรต่อไปหากการชำระเงินไม่แสดงภายในหน้าต่างนั้น
ผลกระทบของรัฐต่อความล่าช้า
หากมีผลกระทบใด ๆ สำหรับความล่าช้าในการชำระเงินเพิ่มเติมให้ระบุไว้ในการปิดจดหมาย ผลที่ตามมาคือการเริ่มต้นของการดำเนินการตามกฎหมายอย่างเป็นทางการในการกู้คืนจำนวนเงินในศาล ผลที่ตามมาอื่น ๆ อาจทำให้ข้อพิพาทสูงขึ้นในองค์กรหรือหยุดให้บริการ หากจดหมายดังกล่าวเป็นคำเตือนครั้งสุดท้ายให้ใช้ข้อความเช่น“ นี่เป็นการแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายที่คุณจะได้รับ หากเราไม่ได้รับการชำระเงินเต็มจำนวนภายใน 10 วันนับจากวันที่ในจดหมายฉบับนี้เราจะค้นหาวิธีแก้ไขทางกฎหมายทั้งหมดเพื่อกู้หนี้นี้”
