การประชุมเป็นส่วนที่จำเป็นของทุกธุรกิจ เนื่องจากการประชุมที่วางแผนไว้อย่างดีเป็นเวทีสำหรับการใช้ประโยชน์จากทุนมนุษย์มันเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่สำคัญที่สามารถปรับปรุงกำลังการผลิตของพนักงาน ไม่มีวิธีสากลในการเรียกประชุม อย่างไรก็ตามคุณสามารถถามคำถามบางอย่างในการประชุมส่วนใหญ่เพื่อช่วยให้คุณสามารถติดตามและบรรลุเป้าหมายการประชุมของคุณได้
เป้าหมายของการประชุมครั้งนี้คืออะไร?
เริ่มการประชุมทุกครั้งโดยระบุเป้าหมายของการประชุมเป็นครั้งแรกซึ่งจะช่วย "ทำลายน้ำแข็ง" ด้วย ถามคำถามเช่น "วันนี้เราต้องการทำอะไรให้สำเร็จ" หรือ "เป้าหมายของการประชุมครั้งนี้คืออะไร" การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสามารถช่วยคุณและผู้เข้าร่วมประชุมได้ หากการประชุมเปลี่ยนไปจากหลักสูตรคุณสามารถเตือนผู้เข้าร่วมอย่างสุภาพถึงวัตถุประสงค์ของการประชุม
เราได้ทำอะไรก้าวหน้าตั้งแต่การพบกันครั้งสุดท้าย?
ถามผู้เข้าร่วมการประชุมว่า "เรามีความคืบหน้าอะไรบ้างตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด?" นี่เป็นคำถามที่มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีการประชุมซ้ำ ๆ เตรียมพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณและนำวาระการประชุมที่แสดงหัวข้อสำคัญที่คุณกล่าวถึงในการประชุมครั้งก่อนและสิ่งที่คุณทำเพื่อจัดการกับปัญหาที่โดดเด่นใด ๆ
เรากำลังเผชิญกับปัญหาอะไรบ้าง?
การประชุมเป็นสถานที่เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่คุณหรือสมาชิกในทีมของคุณกำลังมีกับโครงการ บริษัท ของคุณหรือบุคคล ดังนั้นแปลว่า "เรากำลังเผชิญกับปัญหาอะไร" การเตรียมเป็นสิ่งสำคัญดังนั้นวางแผนสำหรับการประชุมโดยเริ่มด้วยรายการประเด็นการอภิปราย เมื่อพูดถึงปัญหาอย่าโกรธและป้องกัน ใจเย็น ๆ และอธิบายปัญหาที่ทราบเปิดเผยภัยคุกคามที่ปรากฏและเรียกร้องวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านี้
อะไรคือสิ่งที่เราต้องการบรรลุก่อนการประชุมครั้งต่อไป
จบการประชุมทั้งหมดโดยถามว่า "อะไรคือสิ่งที่เราต้องการให้สำเร็จก่อนการประชุมครั้งต่อไปของเรา?" พัฒนารายการขั้นตอนต่อไปเมื่อสิ้นสุดการประชุมแต่ละครั้ง ให้ใครบางคนในทีมของคุณส่งบันทึกการประชุมโดยละเอียดที่แสดงบทบาทความรับผิดชอบและวันที่สำหรับแต่ละขั้นตอนต่อไปของคุณ ไปรอบ ๆ ห้องและขอให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันสิ่งที่พวกเขาคิดว่าเป็นขั้นตอนที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายของคุณสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
เราจะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของเราในอนาคตได้อย่างไร
ถามผู้เข้าร่วมประชุมว่า "เราจะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจในอนาคตได้อย่างไร" นั่นเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากการประชุมทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของ บริษัท คำถามช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมนึกถึงภาพรวมเพราะนี่คือสิ่งที่มักจะหลงทางในการสับเปลี่ยนแบบวันต่อวัน
