การแยกความแตกต่างระหว่างประเภทบัญชีมีความสำคัญต่อการเข้าใจวิธีการทำธุรกรรมทางธุรกิจ เจ้าของธุรกิจและพนักงานบัญชีคาดว่าจะสามารถมองเห็นลักษณะของธุรกรรมได้อย่างรวดเร็ว จังหวะเวลาของกระแสเงินสดของการทำธุรกรรมเป็นกุญแจสำคัญ แต่เมื่อกำหนดประเภทบัญชีแล้วอาจมีความสำคัญยิ่งกว่าหากจะพิจารณาว่าจะทำอย่างไรกับบัญชีและวิธีที่นักวิเคราะห์จะใช้งาน
การจับเวลา
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างความรับผิดชอบและค่าใช้จ่ายคือเวลา ค่าใช้จ่ายคือค่าใช้จ่ายในงวดปัจจุบันซึ่งไม่มีผลประโยชน์ในอนาคต หนี้สินมีอยู่เมื่อ บริษัท มีภาระผูกพันในอนาคตที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ที่ได้รับแล้ว เมื่อมีการจองความรับผิด บริษัท จะบันทึกหนี้สินเป็นเครดิตและหักบัญชีค่าใช้จ่าย สิ่งนี้ทำให้ค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่การใช้จ่ายในอนาคตจะได้รับประโยชน์ซึ่งเป็นไปตามหลักการจับคู่
ที่ตั้งงบการเงิน
บัญชีหนี้สินแสดงอยู่ในงบดุลของ บริษัท และจัดประเภทเป็นระยะยาวหรือระยะสั้นตามวันที่หนี้สินจะถึงกำหนด ค่าใช้จ่ายจะอยู่ในงบกำไรขาดทุน เนื่องจากค่าใช้จ่ายถูกบันทึกในช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องจึงไม่จำเป็นต้องแยกตามเวลา โปรดทราบว่าเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงบัญชีหนี้สินมียอดคงเหลือทุกปีการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะพบได้ในงบกระแสเงินสด (SoCF) ค่าใช้จ่ายจะรวมอยู่ใน SoCF เช่นกัน แต่ไม่มีการระบุไว้อย่างชัดเจน เมื่อรายได้สุทธิถูกปรับเป็นเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงานในงบกิจกรรมรวมค่าใช้จ่าย
การตีความ
เมื่อนักวิเคราะห์ตีความงบการเงินหนี้สินและค่าใช้จ่ายมีความหมายต่างกัน เนื่องจากหนี้สินเป็นภาระผูกพันในอนาคตนักวิเคราะห์มีความกังวลว่า บริษัท มีความสามารถในการปฏิบัติตามภาระผูกพันในอนาคตเหล่านี้ คุณภาพนี้เรียกว่าการละลายของธุรกิจ ค่าใช้จ่ายทั้งในและของตัวเองจะไม่ถูกมองว่าเป็นบวกหรือลบ; อย่างไรก็ตามนักวิเคราะห์อาจสนใจว่าค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นอย่างไร หาก บริษัท มีค่าใช้จ่ายอย่างต่อเนื่องในระดับสูงเมื่อเทียบกับรายได้อาจเป็นเรื่องที่หนักใจมากกว่า บริษัท ที่มีค่าใช้จ่ายครั้งเดียวมากกว่า
ภาระผูกพันในการชำระในอนาคต
การจ่ายในอนาคตทั้งหมดไม่ได้จัดประเภทเป็นหนี้สิน การชำระเงินในอนาคตที่ บริษัท ต้องการ แต่ในกรณีที่ บริษัท ไม่ได้รับผลประโยชน์จะไม่ถูกบันทึกในบันทึกทางบัญชี แต่จะถูกเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบการเงิน ตัวอย่างทั่วไปของปรากฏการณ์นี้อยู่ในการบัญชีสำหรับข้อตกลงการสนับสนุน แม้ว่า บริษัท อาจมีภาระผูกพันตามสัญญาที่จะสนับสนุนกิจกรรมเป็นเวลาห้าปี แต่ บริษัท จะไม่บันทึกหนี้สินล่วงหน้าสำหรับข้อตกลง บริษัท จะบันทึกหนี้สินเพื่อผลประโยชน์ที่ได้รับ แต่ไม่ได้ชำระเท่านั้น
