กองทุนเงินสดย่อยคือเงินสดจำนวนเล็กน้อยที่ธุรกิจจัดสรรไว้สำหรับค่าใช้จ่ายทั่วไปเช่นเครื่องใช้สำนักงานไปรษณีย์ครบกำหนดทางไปรษณีย์หรือค่าเชื้อเพลิง มันเป็นกองทุนที่จัดสรรเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายที่ บริษัท ไม่ได้เขียนเช็คหรือซื้อในบัญชี เรียกอีกอย่างว่า "กองทุน imprest" มันจะเติมเต็มในจำนวนที่ถูกใช้ไปความสมดุลของกองทุนควรเท่ากับจำนวนเงินที่จัดตั้งขึ้นสำหรับกองทุน
เขียนบันทึกประจำวันเมื่อจัดตั้งกองทุนเงินสดย่อย สมมติว่าร้านหนังสือในท้องถิ่นระบุว่าควรเก็บเงินสด $ 100 ไว้เป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ควรบันทึกรายการบันทึกรายวันสองบรรทัดสำหรับรายการนี้: รายการที่ 1: เงินสดย่อย: เดบิต: 100.00; บรรทัดที่ 2: เงินสด: เครดิต: 100.00; ตามรายการบ่งชี้ว่ายังไม่มีการใช้จ่ายเงินกับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดจนถึงขณะนี้
บันทึกรายการบันทึกประจำวันสำหรับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดและเติมเงินกองทุนย่อย สมมติว่าการนำตัวอย่างมาใช้ใหม่ในขั้นตอนที่ 1 ร้านหนังสือใช้จ่าย $ 25 ในราคาก๊าซ $ 12.50 สำหรับเครื่องใช้สำนักงาน $ 28 สำหรับมื้ออาหารและ $ 11.50 สำหรับค่าส่งไปรษณีย์ รายการต่อไปนี้ควรถูกบันทึกไว้ภายใต้หัวข้อ "ค่าใช้จ่ายจากเงินสดย่อย": บรรทัดที่ 3: ค่าใช้จ่ายจากเงินสดย่อยสาย 4: แก๊ส: เดบิต: 25.00; บรรทัดที่ 5: เครื่องใช้สำนักงาน: เดบิต: 12.50; บรรทัดที่ 6: อาหาร: เดบิต: 28.00; บรรทัดที่ 7: ไปรษณีย์: เดบิต: 11.50; บรรทัดที่ 8: เงินสด: เครดิต: 77.00; คุณทำให้เงินสดจากกองทุนหมดลงด้วยการซื้อ ดังนั้นสินค้าที่ซื้อ, สาย 4 ถึงสาย 7 จึงถูกหักบัญชีและยอดรวมของเงินสดที่หมดลงจะถูกเครดิตในบรรทัดที่ 8 ใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายในตัวอย่างนี้คือ $ 77 ดังนั้นเงินสดจำนวน $ 77 จะต้องถูกเพิ่มเข้าไปในลิ้นชักเงินสดย่อยเพื่อเติมเงินกองทุน
ทำการปรับเงินสดสั้นและใหม่ แม้ว่าจะมีการดำเนินการอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการเงินสดภายในจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการเงินสดย่อยและการเปลี่ยนแปลงผลรวมไม่เท่ากับส่วนของเสมอ หาก $ 21 คือจำนวนเงินที่เหลืออยู่ในลิ้นชักเงินสดย่อย แต่ใบเสร็จรับเงินเพิ่มขึ้นเพียง $ 77 จำนวนเงินที่เหลืออยู่ในลิ้นชักและใบเสร็จรับเงินเพิ่มขึ้นถึง $ 98; ปัญหาการขาดแคลน $ 2 จากกองทุนเงินสดย่อยที่จัดตั้งขึ้นครั้งแรกที่ $ 100 เรียกว่าเงินสดสั้นและมากกว่า ตอนนี้รายการบันทึกจะมีลักษณะดังนี้: บรรทัดที่ 3: ค่าใช้จ่ายจากเงินสดย่อยสาย 4: แก๊ส: เดบิต: 25.00; บรรทัดที่ 5: เครื่องใช้สำนักงาน: เดบิต: 12.50; บรรทัดที่ 6: อาหาร: เดบิต: 28.00; บรรทัดที่ 7: ไปรษณีย์: เดบิต: 11.50; บรรทัดที่ 8: เงินสดสั้น & เกิน: เดบิต: 2.00; บรรทัดที่ 9: เงินสด: เครดิต: 79.00; ในกรณีนี้จะต้องเพิ่มเงินสด $ 79 ลงในลิ้นชักเงินสดย่อยเพื่อเติมเงินกองทุน
