รายงานการบริการคือเอกสารที่เขียนโดยตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าเพื่อติดตามคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ ฝ่ายบริหารใช้รายงานเหล่านี้เพื่อกำหนดแผนว่าจะเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์หรือแก้ไขโปรโตคอลบริการเพื่อประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้นได้อย่างไร สิ่งนี้สำคัญเนื่องจากการปรับเปลี่ยนดังกล่าวอาจส่งผลให้เกิดการรักษาลูกค้าและการอ้างอิงที่ดีขึ้นซึ่งอาจส่งผลให้รายได้เพิ่มขึ้นสำหรับธุรกิจ เมื่อคุณเขียนรายงานบริการจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องนำเสนอข้อมูลที่ชัดเจนและมีคุณค่าต่อการพัฒนาธุรกิจ
เขียนชื่อลูกค้าและข้อมูลการติดต่อรวมถึงที่อยู่อีเมลของเขาหากมี
ระบุยี่ห้อรุ่นหมายเลขซีเรียลวันที่ซื้อและเวลาที่ลูกค้าโทรหรือเยี่ยมชมรายงานบริการที่มุ่งเน้นผลิตภัณฑ์ ระบุชื่อบริการและคำอธิบายของบริการแทนข้อมูลยี่ห้อรุ่นและอนุกรมหากรายงานบริการเกี่ยวข้องกับบริการเท่านั้น
สรุปปัญหาโดยสังเกตความเห็นของลูกค้าที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ระบุว่าปัญหาได้เกิดขึ้นอีกครั้งหรือไม่
แสดงรายการบริการหรือผลิตภัณฑ์เฉพาะที่แสดงหรือให้เพื่อแก้ไขการร้องเรียนของลูกค้า ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์คุณอาจเขียน "ตรวจสอบดิสก์ Ran เพื่อค้นหาเซ็กเตอร์ของไดรฟ์ที่ไม่ดี" หากลูกค้าสงสัยว่าฮาร์ดไดรฟ์ของเขาล้มเหลว
ทำรายการสาเหตุของปัญหารวมถึงปัญหากับบุคลากร ระบุว่าชิ้นส่วนใดชำรุด (ถ้ามี)
เขียนย่อหน้าที่คุณมีหมายเหตุหรือหมายเหตุที่อาจช่วยหลีกเลี่ยงหรือจัดการกับข้อร้องเรียนที่คล้ายกันในอนาคต ตัวอย่างเช่นคุณอาจทราบว่าการร้องเรียนถูกส่งต่อไปยังทีมงานเฉพาะสิ่งที่ดูเหมือนว่าปัญหาจะระบุในระดับที่ใหญ่ขึ้นสำหรับ บริษัท หรือว่าเครื่องมือเฉพาะที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาในระยะยาว
ให้คะแนนความพึงพอใจพื้นฐานของลูกค้าโดยใช้แนวทางที่ บริษัท ของคุณกำหนดไว้ (เช่น 10 เท่ากับความพึงพอใจอย่างแน่นอน)
ลงชื่อและลงวันที่รายงาน
เคล็ดลับ
-
เว็บไซต์หลายแห่งมีเทมเพลตสำหรับรายงานบริการที่มีส่วนต่างๆสำหรับข้อมูลที่ระบุที่นี่ การใช้แม่แบบดังกล่าวหรือสร้างแม่แบบของคุณเองจะส่งผลให้มีการรวบรวมข้อมูลที่สอดคล้องกันมากขึ้นจากตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าหลายราย
เก็บถ้อยคำของรายงานของคุณให้รัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้ หลีกเลี่ยงการใช้ภาษา "ฉัน" โดยสิ้นเชิง ประโยคที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งเป็นที่เข้าใจของผู้เรียนและเริ่มต้นด้วยคำกริยาที่ยอมรับได้ (เช่น "การแทนที่สำหรับ ส่วน") เช่นเดียวกับกระสุน รายงานลูกค้าควรอ่านและสร้างได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากตัวแทนอาจต้องเตรียมหลายสิบรายการต่อวัน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุชื่อของตัวแทนที่จัดการการโทรหรือการเยี่ยมชมแม้ว่าจะเป็นคุณก็ตาม
