ธุรกิจใช้การตลาดและการสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ ทุกวัน การออกแบบและเนื้อหาของหัวจดหมายที่ใช้สำหรับการสื่อสารแต่ละประเภทมักเป็นสิ่งแรกที่ลูกค้าคาดหวังเกี่ยวกับ บริษัท แม้ว่าการออกแบบและความคิดสร้างสรรค์มีความเป็นไปได้ที่ไม่สิ้นสุด บริษัท มักจะปฏิบัติตามจดหมายมาตรฐานสี่ฉบับในการสื่อสารทางธุรกิจ
หัวจดหมายมาตรฐาน
หัวจดหมายมาตรฐานมักจะหมายถึงเอนทิตีทั้งหมดและโดยทั่วไปจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการบริหารหรือมุ่งเน้นบริการ โดยทั่วไปผู้ชมทั่วไปและแพร่หลายและจดหมายอาจเป็นเอกสารแบบฟอร์มเช่นจดหมายเริ่มต้นการแจ้งเตือนหรือใบแจ้งหนี้ โดยทั่วไปแล้วหัวจดหมายมาตรฐานจะมีเฉพาะชื่อและที่อยู่ของ บริษัท รวมถึงโลโก้หรือลายน้ำของโลโก้หาก บริษัท มี
หัวจดหมายพิเศษ
หัวจดหมายพิเศษนั้นเหมือนกับหัวจดหมายมาตรฐานยกเว้นโดยทั่วไปมาจากแผนกเฉพาะของ บริษัท เช่นการบัญชีกฎหมายหรือการตลาด ผู้ชมอาจสนใจในพื้นที่ที่พวกเขาได้รับการสื่อสารมากขึ้น ตัวอย่างเช่นใน บริษัท ค้าปลีกผู้ชมอาจเป็นกลุ่มผู้ขายสำหรับพื้นที่การผลิตของ บริษัท หรือกลุ่มผู้สอบบัญชีสำหรับพื้นที่การบัญชีของ บริษัท เช่นเดียวกับหัวจดหมายมาตรฐานหัวจดหมายพิเศษนั้นมีชื่อ บริษัท ที่อยู่และโลโก้หรือลายน้ำ อย่างไรก็ตามรวมถึงแผนกพิเศษหรือพื้นที่ของ บริษัท รวมถึงรูปภาพหรือโลโก้อื่น ๆ ที่เฉพาะเจาะจงกับแผนก
หัวจดหมายที่กำหนดเอง
หัวจดหมายที่กำหนดเองโดยทั่วไปจะมีความเฉพาะเจาะจงมากกว่าประเภทอื่นและโดยทั่วไปมาจากบุคคลหนึ่งที่เฉพาะเจาะจง หัวจดหมายเหล่านี้มักใช้สำหรับการสื่อสารระหว่างสำนักงานเช่นบันทึกหรืองานนำเสนอ พวกเขายังใช้สำหรับการสื่อสารภายนอกและโดยทั่วไปไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในเอกสารแบบฟอร์ม การใช้อุตสาหกรรมค้าปลีกเป็นตัวอย่างอีกครั้งผู้จัดการโครงการอาจมีหัวจดหมายที่กำหนดเองเพื่อใช้ในการส่งการสื่อสารภายนอกไปยังผู้รับเหมาอิสระของพวกเขา นอกเหนือจากชื่อ บริษัท ที่อยู่โลโก้และพื้นที่เฉพาะหัวจดหมายที่กำหนดเองยังมีชื่อของผู้ส่งรวมถึงข้อมูลติดต่อทางธุรกิจของเธอด้วย
หัวจดหมายผู้บริหาร
หัวจดหมายของผู้บริหารนั้นเหมือนกับหัวจดหมายที่กำหนดเองซึ่งผู้ชมที่ตั้งใจและหัวข้อนั้นมีความเฉพาะเจาะจงกับบุคคลหรือประเด็นหนึ่ง หัวจดหมายพิเศษนี้สงวนไว้สำหรับบุคลากรในระดับผู้อำนวยการขึ้นไปและใช้เพื่อวัตถุประสงค์ตั้งแต่จดหมายเลิกจ้างจนถึงจดหมายเสนอ หัวจดหมายบริหารอาจปรากฏบนจดหมายฟอร์มจากผู้บริหารคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่นผู้บริหารอาจมีจดหมายฟอร์มที่แตกต่างกันจำนวนมากส่งเพื่อวัตถุประสงค์เริ่มต้น แม้ว่าจะเป็นแบบสำเร็จรูป แต่ผู้รับมีแนวโน้มที่จะแสดงการตอบสนองที่เหมาะสมเมื่อได้รับการสื่อสารจากตำแหน่งที่สูงขึ้นเฉพาะเมื่อเทียบกับการรับจดหมายฟอร์มที่ส่งไปยังผู้รับหลายคนบนหัวจดหมายมาตรฐาน หัวจดหมายผู้บริหารนั้นได้รับการจัดรูปแบบคล้ายกับหัวจดหมายที่กำหนดเองแม้ว่ามันอาจจะเน้นชื่อของผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจงด้วยตัวอักษรที่โดดเด่นยิ่งขึ้นหรือใหญ่กว่า กระดาษมักจะมีคุณภาพสูงขึ้น
การออกแบบและรูปแบบ
หัวจดหมายของ บริษัท ทั้งหมดควรไม่ซ้ำกันในการออกแบบ แต่เป็นมาตรฐานที่เป็นไปได้ในรูปแบบ การออกแบบควรแสดงให้ผู้ชมเห็นถึงวัฒนธรรมและเครื่องหมายการค้าของ บริษัท ของคุณทันที ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ของคุณมีสีการตลาดเฉพาะโลโก้หรือคำขวัญสิ่งเหล่านี้ควรรวมอยู่ในหัวจดหมายทั้งหมด หากคุณใช้การพิมพ์ขาวดำเพียงโลโก้และสโลแกนของคุณควรโดดเด่นกว่าเดิม แบบอักษรของหัวจดหมายของคุณควรโดดเด่น อย่างไรก็ตามไม่ควรครอบงำหรืออ่านไม่ออก โดยเฉพาะหัวจดหมายของคุณไม่ควรใช้หน้ามากเกินความจำเป็น
