เมื่อคุณต้องการสรุปข้อมูลจำนวนมากการบันทึกหรือจดหมายเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำ หลายคนพบว่าการเขียนยากและเชื่อว่าพวกเขาไม่มีคำศัพท์ที่จะทำ แต่ดังที่ครูเขียน William Zinsser กล่าวว่าการเขียนเป็นเพียงการคิดบนกระดาษ สิ่งที่คุณต้องทำคือจัดระเบียบความคิดของคุณทำตามสไตล์ของรูปแบบที่คุณเลือกและใช้ภาษาที่เรียบง่ายและชัดเจน
การเขียนรายงานในบันทึก
เขียนส่วนหัว สำหรับบันทึกช่วยจำระบุที่มุมบนซ้ายซึ่งควรจะอ่านบันทึก (เช่นถึง: พนักงานทุกคน) ที่เขียน (จาก: ชื่อของคุณ) ใครจะได้รับ (CC: ชื่อผู้รับ) วันที่ (วันที่ปัจจุบัน) และสิ่งที่เกี่ยวข้อง (หัวข้อ: หัวข้อไปยังที่อยู่)
ถ้าเป็นตัวอักษรให้เริ่มด้วยวันที่และคำทักทายเช่น "ถึงพนักงานทุกคน:"
พิจารณาผู้ชมของคุณหากคุณเขียนถึงผู้ชมทั่วไปให้ใช้ภาษาที่ทุกคนจะเข้าใจ พนักงานใหม่อาจยังไม่รู้ศัพท์แสงของ บริษัท และพนักงานในแผนกหนึ่งอาจไม่เข้าใจคำศัพท์อื่น
ทำโครงร่าง การจัดระเบียบความคิดของคุณช่วยให้การเขียนที่ชัดเจน พิจารณาสิ่งที่ผู้ชมของคุณต้องการรู้และสิ่งที่คุณต้องการบอกพวกเขา เน้นข้อสรุปที่สำคัญของรายงานและความหมายสำหรับคนที่อ่านบันทึก
เริ่มต้นด้วยข้อความเปิดที่แข็งแกร่ง รับทราบรายงานและข้อสรุป ตัวอย่างเช่น "จากผลการศึกษาการผลิตล่าสุดของเราเราจะทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายการใช้อินเทอร์เน็ตของเราหลายครั้ง"
อธิบาย. เน้นข้อมูลหรือข้อค้นพบที่สนับสนุนข้อสรุป "ที่ปรึกษาพบว่าพนักงานใช้เวลาสองชั่วโมงต่อวันในการตรวจสอบอีเมลโดยเฉลี่ยและจัดการทีมกีฬาแฟนตาซี" นอกจากนี้ให้ผู้อ่านทราบว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด
บอกผู้คนว่าพวกเขาจะไปที่ไหนเพื่อรับข้อมูลที่สมบูรณ์มากขึ้น (ถ้าเหมาะสม) ตัวอย่างเช่น "เราจะหารือเรื่องนี้เพิ่มเติมในการประชุมเจ้าหน้าที่รายสัปดาห์ในวันศุกร์" หรือ "รายงานฉบับสมบูรณ์มีให้สำหรับพนักงานทุกคนในรูปแบบ PDF" ห้ามเซ็นชื่อบันทึก ชื่อของคุณอยู่ด้านบนสุดของบันทึกช่วยจำ หากคุณกำลังเขียนจดหมายใช้ชื่อของคุณชื่อเต็มของคุณหรือชื่อเต็มและชื่อเรื่องของคุณขึ้นอยู่กับสถานการณ์และการตั้งค่าของคุณ
เขียนซ้ำและตัดความยุ่งเหยิง อ่านร่างจดหมายอีกครั้งและกำจัดคำที่ไม่จำเป็นออกไป ตัวอย่างเช่น "มันเป็นความเห็นขององค์กรที่สำนักงาน Scranton ควรพยายามลดปัญหาการผลิตโดย จำกัด การใช้ทรัพยากรของ บริษัท ที่ไม่ทำงาน" สามารถเขียนใหม่ได้เนื่องจาก "บริษัท ขอให้เรา จำกัด การใช้ทรัพย์สินของ บริษัท ส่วนบุคคลนี้ จะเพิ่มผลผลิตของเรา"
ตรวจทานการพิสูจน์อักษรและการสะกดคำ มีเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้ตรวจสอบไวยากรณ์และเสียงของคุณ ประโยคที่เขียนไม่ดีสามารถตีความได้ในวิธีที่คุณไม่เคยตั้งใจ นอกจากนี้เรียกใช้การตรวจสอบการสะกดคำ แต่ต้องระวังคุณสมบัติการเปลี่ยนคำอัตโนมัติ คุณไม่ต้องการให้รายงานของคุณพูดว่า "อินโดนีเซีย" เมื่อคุณหมายถึง "อินดีแอนา"
