เมื่อร้องขอการชำระเงินจากลูกค้าจะใช้มาตรการที่เหมาะสมในการสร้างจดหมายที่มีประสิทธิภาพเพื่อส่งให้กับพวกเขา จดหมายเพื่อขอชำระเงินจะถูกใช้เมื่อลูกค้าไม่ชำระบิลภายในวันที่กำหนด ยิ่งลูกค้าใช้เวลาชำระเงินนานเท่าไหร่ตัวอักษรที่ บริษัท เขียนถึงบุคคลนี้ก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น จดหมายที่ขอให้ชำระเงินควรสุภาพชัดเจนและควรเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระ
ใช้หัวจดหมายของ บริษัท เนื่องจากมีข้อมูลติดต่อทั้งหมดขององค์กรและมักจะดูเป็นทางการมากกว่า
ที่อยู่จดหมาย รวมวันที่ของตัวอักษรตามด้วยชื่อและที่อยู่ของลูกค้า พูดถึงบุคคลนั้นโดยระบุว่า "เรียน" ตามด้วยชื่อเต็มของลูกค้า
ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย จดหมายขอให้ชำระเงินควรสื่อสารวัตถุประสงค์นี้อย่างชัดเจนในตอนต้นของจดหมาย ใช้น้ำเสียงระดับมืออาชีพและรักษาคำพูดที่เป็นบวกและอบอุ่น
รวมถึงรายละเอียดของหนี้ ระบุวันที่ให้บริการสำหรับหนี้นี้วันที่ครบกำหนดดั้งเดิมและจำนวนเงินที่ครบกำหนดรวมถึงค่าธรรมเนียมล่าช้า รวมหมายเลขใบแจ้งหนี้ด้วยเพื่อให้ลูกค้าสามารถค้นหาเอกสารต้นฉบับได้ง่ายขึ้น หลาย บริษัท จะมีสำเนาของใบแจ้งหนี้เดิมในจดหมายประเภทนี้ แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยที่คำนวณค่าธรรมเนียมล่าช้า
ขอให้ลูกค้าชำระเงิน แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าสามารถหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมล่าช้าเพิ่มเติมได้โดยชำระเงินเต็มจำนวนภายในวันที่กำหนด ขอให้ลูกค้าโทรหาคุณเพื่อจัดการหากเขาไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนภายในวันที่นี้ รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และส่วนขยายโดยตรงหากจำเป็น รวมที่อยู่อีเมลของคุณด้วยและเสนอการโต้ตอบของเขาด้วยวิธีนี้หากลูกค้าต้องการ
ขอบคุณลูกค้า เสนอความกตัญญูต่อลูกค้าหากชำระเงินเรียบร้อยแล้วและขอขอบคุณลูกค้าล่วงหน้าสำหรับการส่งการชำระเงินที่รวดเร็ว บอกลูกค้าว่าหากเขามีข้อสงสัยเขาไม่ควรลังเลที่จะโทรหาคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้
เซ็นชื่อในจดหมาย ปิดท้ายจดหมายโดยเขียน“ ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยชื่อและชื่อของคุณ
