วิธีการพัฒนาขั้นตอนนโยบายและเอกสารโดยใช้วิธีการแมปข้อมูล

การแมปข้อมูลเป็นวิธีการจัดทำเอกสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพสำหรับ บริษัท ที่ได้พัฒนาขั้นตอนนโยบายและเอกสารสนับสนุนแล้ว ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มทำตามขั้นตอนอย่างเป็นทางการจะได้รับประโยชน์จากวิธีการทำแผนที่ข้อมูล การจับคู่ข้อมูลทำให้เอกสารง่ายขึ้นโดยป้องกันการทำซ้ำคำสั่งหรือข้อมูลข้ามขั้นตอน นอกจากนี้ยังมีรูปแบบสำหรับการจัดระเบียบข้อมูลภายในเอกสารเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น การแปลงเอกสารของ บริษัท ของคุณเป็นรูปแบบแผนที่ข้อมูลสามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอนตรงไปตรงมาแม้ว่าจะใช้เวลานาน

ตรวจสอบเอกสารของ บริษัท ทั้งหมดและจัดระเบียบเนื้อหาเป็นหมวดหมู่ที่มีคำแนะนำที่คล้ายกัน ปรับแต่งเนื้อหาหมวดหมู่โดยการลบความขัดแย้งและการทำซ้ำ

ตัวอย่างเช่นขั้นตอนต่างๆมีส่วนสำหรับความรับผิดชอบ สำหรับเนื้อหาประเภทนี้คุณจะต้องรวบรวม "ความรับผิดชอบ" ข้อมูลประเภททั้งหมดในเอกสารทั้งหมด ในการทำเช่นนั้นคุณสามารถเห็นความขัดแย้งในความรับผิดชอบหรือพื้นที่ที่ความรับผิดชอบหนึ่งทับซ้อนกัน ปรับปรุงเนื้อหาเพื่อลบความซ้ำซ้อนหรือข้อขัดแย้งจากที่นี่ เนื้อหาอื่น ๆ ที่ต้องพิจารณารวมถึงคำจำกัดความและข้อควรระวังด้านความปลอดภัย

สร้างเอกสารกลางหรือที่เก็บข้อมูลที่มีการควบคุมการแก้ไขอื่น ๆ สำหรับเนื้อหาแต่ละประเภท

กลับไปที่ตัวอย่างความรับผิดชอบของเราสร้างเอกสารหนึ่งฉบับที่แสดงเนื้อหาความรับผิดชอบที่คุณกลั่นกรองในขั้นตอนสุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อ้างอิงขั้นตอนการปฏิบัติงานที่รับผิดชอบแล้ว สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารอ้างอิงถูกต้องระหว่างกัน

ตอนนี้เนื้อหาที่คล้ายกันถูกย้ายไปที่เอกสารกลางเนื้อหาเก่าสามารถลบออกจากขั้นตอนเดิมได้ ลบเนื้อหาเก่าออกจากขั้นตอนเดิมโดยอ้างอิงเอกสารอ้างอิงส่วนกลางใหม่

อัพเดตเนื้อหาเอกสารที่เหลือในระหว่างกระบวนการแก้ไขเป็นรูปแบบการแมปข้อมูล จัดระเบียบเนื้อหาเอกสารโดยจัดกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมส่วนหัวย่อย ใช้ตารางที่เป็นไปได้เพื่อให้สามารถมองเห็นเนื้อหาได้ดีขึ้น สร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยรวมถึงความรู้เกี่ยวกับเผ่าหรือขั้นตอนต่าง ๆ ที่พนักงานปฏิบัติตามปกติ แต่ยังไม่ได้บันทึกไว้ในกระบวนการ

เคล็ดลับ

• การทำแผนที่ข้อมูลมีตั้งแต่ง่ายไปจนถึงซับซ้อนและสามารถปรับปรุงเพิ่มเติมโดยรวมถึงข้อเสนอแนะที่วัดได้สำหรับการจัดการ สำหรับการใช้งานที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นสามารถใช้บริการระดับมืออาชีพจากสถานประกอบการเช่นการทำแผนที่ข้อมูล บริษัท, Inc เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการแมปหรือไม่แมปของคุณ (ดูแหล่งข้อมูล)