หลายองค์กรมีปัญหาและการเขียนบันทึกเกี่ยวกับการแก้ปัญหาคุณควรทำตามขั้นตอนเฉพาะ. ก่อนที่คุณจะสามารถเขียนบันทึกคุณต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับปัญหารวมถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง บางครั้งการแก้ปัญหาเป็นเรื่องของการปรับปรุงการสื่อสาร
ระบุหรือกำหนดปัญหาคือ บันทึกช่วยจำของคุณควรเริ่มต้นด้วยคำแถลงปัญหา นี่เป็นบทสรุปโดยย่อของปัญหาที่เกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ข้อมูลนี้ในเงื่อนไขที่ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้เข้าใจปัญหา
ค้นหาสาเหตุที่เป็นไปได้ของปัญหา แผนปฏิบัติการของคุณสามารถมุ่งสู่การขจัดสาเหตุ
เขียนว่าใครและสิ่งที่ได้รับผลกระทบจากปัญหา ทำรายการบุคคลและแผนกที่ได้รับผลกระทบและอธิบายวิธีการ ตัวอย่างเช่นระบบคอมพิวเตอร์ไม่เพียงพอจะส่งผลกระทบต่อแผนกบริการลูกค้าเพราะจะไม่สามารถรับสายได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้สามารถลดความสามารถในการทำกำไรของ บริษัท เนื่องจากการบริการลูกค้าที่ไม่ดีสามารถทำให้เกิดการสูญเสียส่วนแบ่งตลาด
ทำรายการวิธีแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้ ทางออกหนึ่งอาจเป็นการอัพเกรดระบบคอมพิวเตอร์ให้สมบูรณ์ อีกวิธีที่เป็นไปได้คือจ้างตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าเพิ่มเติมเพื่อจัดการการโทรที่มากเกินไปเนื่องจากระบบไม่ดี เขียนวิธีแก้ปัญหาให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
แนะนำทางออกที่ดีที่สุด อธิบายว่าทำไมวิธีที่คุณเลือกดีที่สุด กำหนดผู้ที่จะช่วยดำเนินการ คำแนะนำของคุณควรรวมถึงค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ตรวจสอบว่าโซลูชันมีเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด ร่างบุคคลหรือแผนกที่จะมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหา
