วิธีการเขียนคำชี้แจงแนวคิด

คำแถลงความคิดเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่กำหนดแนวคิดในคำและ / หรือกราฟิกที่จะนำเสนอต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจก่อนที่จะนำความคิดไปปฏิบัติจริง "ผู้มีอำนาจตัดสินใจ" อาจเป็นลูกค้าที่มีศักยภาพผู้บริหารระดับสูงในองค์กรของคุณหรือคณะกรรมการหรือองค์กรอื่น ๆ สามารถใช้คำแถลงแนวคิดสำหรับแคมเปญโฆษณาข้อเสนอสำหรับโครงการหรือวิธีแก้ไขปัญหา

รายการที่คุณจะต้อง

• ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

• แนวคิดสำหรับธุรกิจของคุณ

• การศึกษารายงานหรือไดอะแกรมที่เป็นประโยชน์ (ไม่บังคับ)

รวบรวมข้อมูล

ตัดสินใจเลือกข้อมูลเฉพาะของโปรแกรมหรือโครงการที่คุณต้องการเสนอ

จดบันทึกเกี่ยวกับทุกแง่มุมของโปรแกรมหรือโครงการที่คุณนึกถึง

คาดว่าจะมีการคัดค้านใด ๆ ที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ (ลูกค้าของคุณผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท หรือคณะกรรมการขององค์กร) อาจมีข้อเสนอของคุณและจดคำตอบที่คุณวางแผนไว้สำหรับการคัดค้านแต่ละครั้ง

แสดงรายการประโยชน์ทั้งหมดของการดำเนินโครงการหรือโปรแกรมที่คุณนึกออก ในคำอื่น ๆ ระบุว่าลูกค้าที่มีศักยภาพ บริษัท โดยรวมหรือกลุ่มของพนักงานหรือแผนกหรือชุมชนหรือเขตเลือกตั้งที่คณะกรรมการจะได้รับประโยชน์จากโครงการหรือโปรแกรม

ระบุผู้ที่จะต้องปฏิบัติงานแต่ละอย่างเพื่อให้โครงการหรือโปรแกรมสมบูรณ์หากคำแถลงความคิดได้รับการอนุมัติ งานจะแล้วเสร็จโดยหน่วยงานเฉพาะหรือสมาชิกของ บริษัท เอาต์ซอร์ซไปยัง บริษัท อื่น ๆ หรือส่งต่อไปยังคณะอนุกรรมการของ บริษัท เพื่อให้เสร็จสมบูรณ์

พิจารณาคำถามเชิงตรรกะที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจอาจถามและเขียนคำตอบสำหรับคำถามเหล่านั้น

ระดมสมองหาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างหรือเป็นผลมาจากโปรแกรมหรือโครงการนี้หากได้รับการอนุมัติและนำไปปฏิบัติ นั่งลงและทำรายการของความเป็นไปได้ทุกอย่างที่คุณคิด ใช้รูปแบบแผนที่ความคิดที่คุณสร้างความคิดแบบสุ่มลองจินตนาการถึง "สิ่งที่เกิดขึ้น"

กำหนดความน่าจะเป็นที่โครงการหรือโปรแกรมนี้จะประสบความสำเร็จและจดบันทึกคำทำนายของคุณพร้อมด้วยเหตุผลว่าทำไม

จัดระเบียบบันทึกย่อของคุณเป็นส่วนหรือหมวดหมู่เพื่อการเตรียมคำประกาศแนวคิดอย่างเป็นทางการได้ง่ายขึ้น

เตรียมเอกสารคำชี้แจงแนวคิด

เปิดเอกสารใหม่ในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณและสร้างหน้าชื่อเรื่องด้วยชื่อของโครงการที่เสนอคำว่า "แนวคิดแนวคิดโครงการ" ใต้ชื่อโครงการโลโก้โครงการ (ถ้ามี) และวันที่ จัดข้อความให้อยู่กึ่งกลางหน้าในแบบอักษรขนาดใหญ่

เริ่มหน้าใหม่และสร้างหัวเรื่องสำหรับหมวดหมู่ที่แตกต่างกันทั้งหมดที่คุณสามารถนึกถึงให้ชัดเจนว่าเป็นโปรแกรมหรือโครงการของคุณ หัวข้อที่แนะนำ ได้แก่: คำอธิบายของโครงการที่เสนอ, ความเป็นมา, ปัญหาทางธุรกิจ, เป้าหมาย, ภาพรวม, ประโยชน์, ข้อ จำกัด หรือข้อ จำกัด, ความเสี่ยงที่ทราบ, ตัวแปร, เหตุผล / ผลที่ตามมาของโครงการไม่ดำเนินการ, ทรัพยากรที่จำเป็น, การจัดการโครงการ / ความรับผิดชอบ. คุณอาจต้องการตัวหนาหรือขีดเส้นใต้หัวเรื่องเพื่อให้โดดเด่น

เขียนข้อมูลที่มีอยู่ในบันทึกของคุณในประโยคตรรกะและย่อหน้าใต้แต่ละหัวข้อตามความเหมาะสม ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับรายการของรายการเพื่อการอ่านและความชัดเจนที่ง่ายขึ้น ใช้รายการที่มีหมายเลขสำหรับบางรายการเช่นประโยชน์และตัวแปร กระชับ แต่ถี่ถ้วนและอย่าปล่อยให้พื้นที่ว่างเปล่า

พิจารณาคำคัดค้านและคำถามที่คุณระบุว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจอาจมีและแน่ใจว่าคุณได้ตอบคำถามเชิงรุกในแต่ละส่วนในเอกสารที่เหมาะสมโดยไม่ระบุว่าเป็นเช่นนั้น (เช่นอย่าเรียกพวกเขาว่าเป็นไปได้)

รวมเชิงอรรถและภาคผนวกเพื่อแสดงผู้มีอำนาจตัดสินใจที่คุณได้รับข้อเท็จจริงตัวเลขประมาณการหรือการคาดการณ์ที่ใช้หรือเพื่อรวมไดอะแกรมภาพวาดหรือวัสดุภาพอื่น ๆ เพื่อช่วยอธิบายหรือนำเสนอแนวคิดโครงการ

ประเมินเอกสารขั้นสุดท้าย

พิมพ์สำเนาเอกสารร่างสุดท้ายของคุณและอ่านราวกับว่าคุณเป็นหนึ่งในผู้มีอำนาจตัดสินใจ ทำบันทึกจิต (หรือทางกายภาพ) ของความคิดหรือความคิดใด ๆ ที่ปรากฏในหัวของคุณในขณะที่อ่าน

แก้ไขเอกสารตามที่จำเป็นเพื่อจัดการกับความคิดหรือปัญหาที่เกิดขึ้นขณะตรวจสอบเอกสาร

พิมพ์สำเนาอื่น

พิสูจน์อักษรเอกสารสุดท้ายโดยมองหาตัวพิมพ์และข้อผิดพลาด ให้คนอื่นอ่านเอกสารของคุณเนื่องจากง่ายต่อการอ่านข้อผิดพลาดด้านการพิมพ์

พิมพ์จำนวนสำเนาที่จำเป็นของคำชี้แจงแนวคิดโครงการเพื่อรอการประชุมของคุณกับผู้มีอำนาจตัดสินใจ

เคล็ดลับ

• อย่าเร่งการสร้างคำแถลงแนวคิดของโครงการ คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รับความคาดหวังอย่างละเอียดและเป็นไปได้ทุกครั้งก่อนที่จะพบกับผู้มีอำนาจตัดสินใจในการนำเสนอกรณีของคุณ

การเตือน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ขโมยความคิดเนื้อหาใด ๆ ในคำสั่งแนวคิดโครงการของคุณ ให้เครดิตที่เหมาะสมสำหรับการเสนอราคาโดยตรงหรือข้อมูลใด ๆ ที่คุณไม่ได้สร้างขึ้นเอง