การชำระคืนไมล์สะสมในแคลิฟอร์เนียนั้นอยู่ภายใต้ทั้งรหัสแรงงานมาตรา 2802 และระเบียบข้อบังคับของแคลิฟอร์เนียหัวข้อ 8 มาตรา 13700-13702 หากนายจ้างแคลิฟอร์เนียต้องการให้พนักงานขับรถเพื่อทำธุรกิจของ บริษัท อย่างเป็นทางการต้องจัดหายานพาหนะให้กับพนักงานซึ่งครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือชดเชยให้พนักงานตามค่าใช้จ่ายในการขับขี่ กฎหมายของรัฐแคลิฟอร์เนียให้ความยืดหยุ่นแก่นายจ้างในการพิจารณาว่าจะคืนเงินให้แก่พนักงานอย่างไรสำหรับระยะทางและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการขับขี่
การชดเชยไมล์สะสมขั้นพื้นฐาน
ภายใต้กฎหมายของรัฐแคลิฟอร์เนียการชำระเงินคืนไมล์สะสมจะถูกกำหนดเป็นจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานสำหรับ "ค่าใช้จ่ายที่จำเป็นที่เกิดขึ้นในรถยนต์ที่ใช้ในการปฏิบัติงานโดยพนักงานเพื่อทำงาน" การชำระคืนไมล์สะสมนั้นไม่ได้ จำกัด อยู่ที่ค่าใช้จ่ายแก๊ส แต่ต้องชดเชยพนักงานสำหรับปัจจัยเพิ่มเติมเช่นค่าเสื่อมราคาของยานพาหนะค่าซ่อมและค่าประกันภัย การเดินทางปกติของพนักงานนั้นไม่สามารถชดเชยได้เว้นแต่ว่านายจ้างจะมีข้อ จำกัด เกี่ยวกับพนักงานในระหว่างการเดินทางนั้นกำหนดให้พนักงานต้องพร้อมสำหรับการทำงานหรือสั่งให้เขาไปทำงานในระหว่างการเดินทาง กฎหมายของรัฐแคลิฟอร์เนียกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาบันทึกไมล์สะสมประจำวันและมอบอำนาจให้ดำเนินการชำระเงินคืนภายในสิ้นเดือนถัดจากเดือนที่มีการขับขี่หรือเมื่อพนักงานส่งข้อเรียกร้อง ใน Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) ศาลพบว่ามีวิธีการที่ยอมรับได้สามวิธีที่นายจ้างแคลิฟอร์เนียสามารถชดเชยค่าใช้จ่ายระยะทาง - วิธีการ "ค่าใช้จ่ายจริง" วิธี "การชำระคืนไมล์สะสม" และ "ผลรวมก้อน" " วิธี.
วิธี 'ค่าใช้จ่ายจริง'
ในวิธีการใช้จ่ายจริงพนักงานจะต้องส่งบันทึกค่าใช้จ่ายโดยละเอียดไปยังนายจ้าง บันทึกเหล่านี้จะประกอบด้วยค่าใช้จ่ายจริงสำหรับส่วนประกอบที่ชำระคืนได้ของการใช้งานยานพาหนะและจะต้องรวมค่าใช้จ่ายตามสัดส่วนเช่นยางน้ำมันน้ำมันประกันและค่าเสื่อมราคา พนักงานจะต้องคำนวณส่วนของเวลาขับรถทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานและใช้เปอร์เซ็นต์นั้นเพื่อคำนวณจำนวนเงินตามสัดส่วน พนักงานก็จะให้ค่าใช้จ่ายก๊าซ แม้ว่าวิธีการนี้อาจเป็นวิธีที่แม่นยำที่สุด แต่ก็ต้องมีการรายงานอย่างละเอียดจากพนักงานและนายจ้างต้องใช้เวลาในการตรวจสอบข้อเท็จจริง
วิธีการ 'ชำระคืนไมล์สะสม'
เพื่อลดภาระการรายงานบ้าง แต่ยังคงให้การชดใช้เงินแก่พนักงานอย่างเป็นธรรมนายจ้างสามารถใช้วิธีการชำระคืนไมล์สะสมได้ วิธีนี้ให้การชดเชยค่าใช้จ่ายรายเดือนตามอัตราบริการการชำระคืนไมล์สะสมภายในซึ่งกรมบังคับใช้กฎหมายมาตรฐานแคลิฟอร์เนียได้กำหนดให้เป็นอัตราการชำระเงินคืนที่สมเหตุสมผลสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการขับขี่ หากพนักงานหรือนายจ้างไม่เห็นด้วยกับอัตราที่ยอมรับได้การจ่ายเงินอาจแตกต่างจากอัตรา IRS - แต่ภาระนั้นอยู่ในฝ่ายที่ถูกร้องเรียนเพื่อพิสูจน์ว่าทำไมถึงเป็นเช่นนั้น ภายใต้วิธีการชำระเงินคืนไมล์สะสมจะต้องเก็บบันทึกการขับขี่แต่ละไมล์และวันที่ขับรถเกิดขึ้น
วิธี 'ก้อนซำ'
วิธีการ "เรียกคืนเงินก้อน" ช่วยให้นายจ้างสามารถชดเชยพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายในการขับรถโดยการเพิ่มค่าตอบแทนโดยรวมของพวกเขา นี่อาจเป็นการชำระเงินที่ระบุซึ่งมักเรียกกันว่า "ค่าเผื่ออัตโนมัติ" - หรือเพิ่มการชดเชยพื้นฐาน หากนายจ้างเพิ่มฐานหรือค่าคอมมิชชั่นเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างในการระบุจำนวนเงินค่าชดเชยที่มีวัตถุประสงค์เพื่อชดเชยให้พนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายยานพาหนะ ตัวเลือกผลรวมก้อนอาจเหมาะสมที่พนักงานมักจะทำการเดินทางเดียวกันด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน
