ในขณะที่ยุคดิจิตอลสร้างกระดาษน้อยลงความต้องการในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้น แนวทางที่กำหนดโดยทีมการจัดการข้อมูลขององค์กรเพื่อสร้างเข้าถึงจัดเก็บและทำลายระเบียนในที่สุดกำหนดเงื่อนไขของวงจรชีวิตของระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ วงจรชีวิตของระเบียนอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงการสร้างการใช้งานการจัดเก็บและการจำหน่ายสำหรับธุรกิจและหน่วยงานราชการส่วนใหญ่ องค์กรบางแห่งเก็บถาวรบันทึกบางอย่างที่ถือว่ามีค่าเป็นระยะสุดท้ายของวงจรชีวิตเมื่อไม่ถูกทำลาย
การสร้าง
หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับระบบการจัดการอิเล็กทรอนิกใด ๆ คือการจัดทำเอกสารการบันทึกใหม่ในลักษณะที่เป็นตรรกะและสอดคล้องสำหรับการใช้งานการดึงและการจัดเก็บในอนาคต สิ่งที่ถือว่ามีการบันทึกไว้ในคู่มือนโยบายขององค์กรซึ่งเขียนด้วยกฎเกณฑ์ของรัฐบาลกลางและรัฐ หากมีการระบุอย่างถูกต้องที่จุดเริ่มต้นของวงจรชีวิตบันทึกสามารถเข้าถึงได้ง่าย ๆ จนกว่าประโยชน์ของบันทึกจะหมดอายุและถูกทำลาย ระบบจะสร้างข้อมูลบางอย่างขึ้นอยู่กับองค์กรโดยอัตโนมัติเมื่อมีการป้อนข้อมูลบางอย่างลงในคอมพิวเตอร์ ระบบอื่น ๆ ต้องการให้แต่ละบุคคลสร้างเรกคอร์ดด้วยตนเอง
ใช้
เมื่อมีการสร้างบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์จะมีการแจกจ่ายและใช้เป็นเครื่องมือข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือหน่วยงานของรัฐ ด้วยเหตุผลนี้บันทึกจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย ขณะที่ใช้งานอยู่ระเบียนส่วนใหญ่จะถูกจัดเก็บข้อมูล แต่เข้าถึงผ่านฐานข้อมูลพร้อมระบุข้อมูลที่ติดป้ายกำกับระเบียน
การจัดเก็บและบำรุงรักษา
หลังจากใช้งานไฟล์แล้วและไม่ต้องการเป็นประจำอีกต่อไปบันทึกมักจะถูกจัดเก็บเป็นไม่ใช้งาน บันทึกจะต้องเก็บไว้สำหรับการเข้าถึงก่อนที่จะถูกทำลายตามกฎที่ระบุไว้เป็นนโยบายองค์กร สาเหตุส่วนหนึ่งของการเน้นที่การจัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสมนั้นเกี่ยวข้องกับปัญหาความเป็นส่วนตัว นโยบายขององค์กรที่มีความรอบคอบเน้นความปลอดภัยเป็นส่วนสำคัญของการบำรุงรักษาบันทึกที่รับผิดชอบ
อารมณ์
ต้องสามารถเข้าถึงบันทึกได้เป็นเวลาหลายปีเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายของรัฐบาลกลางและรัฐ นโยบายขององค์กรส่วนใหญ่เกี่ยวกับการเก็บบันทึกและการจำหน่ายใช้กฎของรัฐบาลกลางและรัฐเป็นข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับการเก็บบันทึก ธุรกิจเก็บบันทึกเพื่อการดำเนินคดีในกรณีที่พวกเขาถูกบังคับให้ปกป้องการกระทำทางธุรกิจบางอย่างในอดีต วิธีการกำจัดบันทึกมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สามารถเรียกคืนได้ในมือผู้เชี่ยวชาญจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะถูกลบโดยไม่มีวิธีที่เป็นไปได้ในการดึงข้อมูล
