จดหมายค่าตอบแทนเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจนบอกพนักงานว่าเขาอยู่ที่ไหนกับ บริษัท ของคุณ ในจดหมายค่าตอบแทนไม่ได้เป็นเพียงแค่เงินเดือนของพนักงาน ค่าตอบแทนหมายถึงทุกสิ่งที่พนักงานได้รับจากการทำงานที่ บริษัท ของคุณ ซึ่งรวมถึงเงินเดือนผลประโยชน์โบนัสและเวลาหยุด ในขณะที่พนักงานไม่ค่อยถามจดหมายค่าตอบแทนของเขาหากเขาได้รับมากกว่าที่เขารู้สึกว่าเขามีค่าถ้าตรงข้ามเป็นความจริงจดหมายจะทำหน้าที่เป็นข้อพิสูจน์ของความมุ่งมั่นของคุณ
เขียนวันที่ปัจจุบันที่ด้านบนของตัวอักษรเว้นวรรคเดียวและเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับ
ใส่คำทักทาย ทำให้เป็นทางการ "เรียนนายมิสเตอร์สมิ ธ:" เป็นรูปแบบที่เหมาะสม
เขียนคำแนะนำระบุ บริษัท บุคคลหรือหน่วยงานกำกับดูแลที่อนุมัติค่าตอบแทนและผู้รับ ระบุเหตุผลที่มีการตั้งค่าหรือเปลี่ยนค่าตอบแทน (เช่น "สำหรับบริการที่เป็นแบบอย่างในช่วงสามปีที่ผ่านมา")
แสดงรายละเอียดการชดเชยในหัวข้อย่อย สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแต่ละอันควรเป็นลักษณะส่วนบุคคลของการชดเชย ตัวอย่างเช่น "เงินเดือนฐานของคุณจะอยู่ที่ $ 75,000 ต่อปีชำระเป็นงวดรายปักษ์ในระยะเวลาการจ่าย 26 วัน" เป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหนึ่งจุด "โบนัสของคุณจะเท่ากับร้อยละ 10 ของยอดขายโดยรวมของคุณ ณ สิ้นปีที่ผ่านมาปฏิทิน" เป็นอีกหนึ่ง
เขียนวันที่การชดเชยจะมีผล
ใส่เงื่อนไขคำเตือนหรือข้อ จำกัด ใด ๆ ในการชดเชย ทำให้ชัดเจนและตรงไปตรงมาเพื่อขจัดความสับสน
เซ็นชื่อในจดหมาย พิมพ์ชื่อและชื่อของคุณด้านล่างลายเซ็น ทำสำเนาสำหรับไฟล์ของผู้รับและส่งต้นฉบับให้กับเขา
