ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรแห่งใหม่ที่กำลังมองหาการเปลี่ยนแปลงโลกหรือกลุ่มเล็ก ๆ ที่พยายามระดมทุนสำหรับเครื่องแบบวงดนตรีของโรงเรียนการยอมรับและการดำเนินการบริจาคเงินอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ผู้ระดมทุนที่มีเจตนาดีไม่จำเป็นต้องทำอะไรมากนักในการลงมือทำน้ำร้อนอย่างจริงจังด้วย IRS ดังนั้นใช้เคล็ดลับในคู่มือนี้เพื่อประหยัดเวลาและความพยายามโดยสร้างแนวทางปฏิบัติทางการเงินที่เข้มงวด ค้นหาวิธีการดำเนินการบริจาคเงินสดเปิดบัญชีตรวจสอบและใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อจัดการกับของขวัญเงินสดเพื่อให้กลุ่มของคุณสามารถดำเนินธุรกิจช่วยเหลือผู้อื่นได้มากกว่าการอธิบายซ้ำ ๆ ว่าความพยายามของกลุ่มได้รับการจัดทำอย่างไร
เปิดบัญชีธนาคารในชื่อองค์กรหรือสาเหตุของคุณ โดยทั่วไปต้องใช้เอกสารประกอบดังนั้นควรนำกฎบัตรกฎหมายข้อบังคับบทความเกี่ยวกับการรวมตัวกันและเอกสารประเภทอื่น ๆ ที่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติภารกิจและหลักการขององค์กรของคุณ
อาณัติผู้ลงนามสองรายสำหรับธุรกรรมเงินสดทั้งหมดด้วยบัญชีธนาคารของคุณ "จำเป็นต้องมีการลงนามสองครั้ง" นี้ไม่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการอีกต่อไป แต่มันจะช่วยให้ผู้บริจาคและสมาชิกมั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณกำลังเติบโตอย่างต่อเนื่อง
ร่าง "แบบฟอร์มการบริจาคเงินสด" มาตรฐานและกำหนดให้ผู้ให้ของขวัญแต่ละรายกรอกข้อมูลทุกครั้งที่มีการบริจาค แบบฟอร์มนี้ควรรวมถึงชื่อของผู้บริจาคที่อยู่และข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ สถานที่สำหรับจำนวนเงินสดวันที่และควรสะกดเงื่อนไขใด ๆ ที่การบริจาค --- ทั้งหมดหรือบางส่วน - ได้รับอนุญาตเป็น การลดหย่อนภาษี เพิ่มบรรทัดสำหรับลายเซ็นของผู้ที่ยอมรับการบริจาค
มีคุณสมบัติรับของขวัญเงินสดทุกชิ้นเพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับภารกิจขององค์กรของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มี "สาย" แนบอยู่และไม่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์หรือเป็นผลทางอ้อมภายในการสนับสนุนก่อนที่กลุ่มของคุณจะยอมรับ
ยอมรับวิธีการมาตรฐานสำหรับการประมวลผลการบริจาคกล่องบริจาค ใช้สิ่งที่เรียกว่าระบบการนับสองมือที่ต้องการสมาชิกอย่างน้อยสองคนในกลุ่มเพื่อเป็นสักขีพยานในทุก ๆ การทำธุรกรรมกล่องบริจาค การควบคุมทางกายภาพของกล่องเหล่านี้จะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างเข้มงวด เก็บบันทึกรายละเอียดของเวลาวันที่และจำนวนคนโอนย้ายฝากหรือย้ายเงินในกล่องบริจาค
กำหนดวงเงินการรายงานสำหรับการบริจาคเงินสดเพื่อสร้างการตรวจสอบและยอดคงเหลือตามกฎหมาย บางกลุ่มต้องมีฉันทามติก่อนที่จะยอมรับจำนวนที่ตั้งไว้ (เช่น $ 1,000) เพื่อให้มีการตรวจสอบความสนใจพิเศษในนามของกลุ่ม
ลองใช้บริการบุคคลที่สามเช่น Pay Pal เพื่อประมวลผลของขวัญเงินสด ไม่จำเป็นต้องมีเว็บไซต์ (แม้ว่าหลายสโมสรจะพบว่าง่ายต่อการเชื่อมโยงไปยัง Pay Pal ผ่านลิงก์หน้าแรก) และผู้สนับสนุนสามารถบริจาคได้อย่างปลอดภัยจากธนาคารหรือบัตรเครดิตของพวกเขา ทางเดินกระดาษนั้นครอบคลุมและใช้งานง่าย Pay Pal ยังสามารถตั้งค่าการสมัครสมาชิกรายเดือนอัตโนมัติสำหรับผู้ให้บ่อย
ตั้งค่าสเปรดชีต Excel (หรือโปรแกรมซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลอื่น ๆ) เพื่อติดตามใบเสร็จรับเงินทั้งหมด แบ่งการบริจาคกล่องเงินสดเช็คการทำธุรกรรมบัตรเครดิตรายได้ Pay Pal และการรับรายได้เสริมเพื่อติดตามดูว่าเงินสดของกลุ่มมาจากไหนเพื่อการตลาดในอนาคต
ทำงานกับนายธนาคารหรือนักบัญชีหากสมาชิกของคุณไม่รวมถึงสมาชิกในทีมที่สะดวกสบายด้านการเงิน ส่งจดหมายขอบคุณไปยังผู้ให้ของขวัญเสมอหลังจากที่ได้รับเงินบริจาคแล้ว สัมผัสพิเศษนี้เมื่อส่งในเวลาที่เหมาะสมเตือนผู้บริจาคของพวกเขาพูดปริมาณเกี่ยวกับความกตัญญูของกลุ่มและกำหนดเวทีสำหรับการอุทธรณ์แคมเปญในอนาคต
