การผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูงอย่างมีประสิทธิภาพในกำไรและอยู่ภายในขอบเขตของกฎหมายและข้อบังคับต้องมีความสม่ำเสมอในการดำเนินงาน บริษัท หลายแห่งช่วยตัวเองด้วยการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานหรือ SOP ซึ่งให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนที่สำคัญ SOPs ช่วยรับรองความถูกต้องและการควบคุมคุณภาพ พวกเขาใช้ใน บริษัท และองค์กรต่าง ๆ โดยเฉพาะในภาครัฐการผลิตการวิจัยและพัฒนาห้องปฏิบัติการและสถาบันการศึกษา เนื่องจากแต่ละหน่วยงานภายใน บริษัท มีขั้นตอนมากมายพวกเขาแต่ละคนจึงต้องการ SOPs ที่แตกต่างกัน ดังนั้นการให้แม่แบบของ SOP แต่ละชุดแก่หัวของหน่วยซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับพวกเขาในการเขียนขั้นตอนและคู่มือ SOP เทมเพลต SOP ให้องค์ประกอบที่สำคัญทั้งหมดตามความต้องการของแต่ละขั้นตอน
แนะนำตัวเขียน SOP ในการพิจารณาว่าต้องเขียนโพรซีเดอร์ประเภทใด เทมเพลตควรให้เครื่องมือการตัดสินใจที่ง่ายแก่พวกเขาตามจำนวนการตัดสินใจที่คนงานต้องทำเพื่อดำเนินการตามขั้นตอน แนะนำว่าขั้นตอนการทำกิจวัตรประจำวันที่สั้นเพียงกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานทำการตัดสินใจเพียงเล็กน้อยและสามารถเขียนออกมาในรูปแบบขั้นตอนง่าย ๆ ตัวอย่างเช่น: ทำ A จากนั้น B จากนั้น C โปรดทราบว่าขั้นตอนยาวที่ต้องใช้การตัดสินใจเล็กน้อยสามารถใช้รูปแบบขั้นตอนแบบลำดับขั้นบอกผู้ปฏิบัติงานในลำดับขั้นตอนที่ต้องดำเนินการและมักจะรวมขั้นตอนย่อยที่ต้องดำเนินการ งานทั้งหมด เสนอตัวอย่างผังงานหรืออินโฟกราฟิกเพื่ออธิบายขั้นตอนที่ซับซ้อนยาวและต้องใช้การตัดสินใจหลายอย่าง ตัวอย่างเช่น: ทำ A. ถ้า "ปกติ" ทำ B, C และ D หาก "ผิดปกติ" ให้ทำซ้ำ A เพื่อยืนยันจากนั้นทำ E, F และ G
อธิบายถั่วและสลักเกลียวของการเขียนแต่ละขั้นตอน ตัวอย่างเช่นแต่ละขั้นตอนควรมีชื่อเรื่องวัตถุประสงค์ขอบเขตและวิธีการและความรับผิดชอบในการดำเนินการตามขั้นตอน สนับสนุนหรือกำหนดให้ผู้เขียน SOP ใช้ระเบียบการตั้งชื่อที่เหมือนกันสำหรับกระบวนการ titling ให้คำแนะนำแก่พวกเขาในการกำหนดขอบเขตของกระบวนการเช่นใครเป็นขั้นตอนที่ใช้กับเมื่อใดและภายใต้สถานการณ์ใด คุณอาจอธิบายเมื่อไม่ใช้แต่ละขั้นตอน ในส่วนวิธีการและความรับผิดชอบจัดเตรียมโปรโตคอลทีละขั้นตอนเกี่ยวกับการดำเนินการตามขั้นตอน เทมเพลตควรใช้วลีคำกริยาสั้น ๆ ง่ายๆ
ให้คำจำกัดความและข้อกำหนดของทรัพยากร แต่ละขั้นตอนควรมีส่วนที่กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในเอกสารและสะกดคำย่อใด ๆ นอกจากนี้ควรบอกพนักงานว่าเอกสารอุปกรณ์หรือวัสดุอื่น ๆ ที่พวกเขาจะต้องดำเนินการตามขั้นตอน อ้างอิงขั้นตอนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องซึ่งนายจ้างอาจต้องดำเนินการก่อนเวลาหรือจำเป็นต้องตระหนักถึงการทำให้งานเสร็จสมบูรณ์ อย่าลืมส่วนประกอบที่สำคัญอื่น ๆ ที่เทมเพลตต้องมี เหล่านี้รวมถึงวันที่มีผลบังคับใช้สำหรับขั้นตอนและวันที่สุดท้ายที่ได้รับการตรวจสอบขั้นตอน
เคล็ดลับ
-
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ บริษัท ของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องกำหนดระดับความปลอดภัยให้กับ SOP เพื่อชี้แจงให้ชัดเจนถึงระดับอำนาจที่จำเป็นในการดำเนินการตามขั้นตอน ใช้เทมเพลตเพื่ออธิบายเงื่อนไขที่พนักงานสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนได้อย่างปลอดภัย
การเตือน
รวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับสุขภาพและความปลอดภัยหรือการละเมิดกฎระเบียบตามความเหมาะสมเสมอ จัดเตรียมสถานที่ในแม่แบบและใช้วิธีการเน้นคำเตือนที่สำคัญเช่นตัวหนาหรือเขียนข้อความด้านข้าง อธิบายว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนหรือปฏิบัติตามอย่างไม่ถูกต้องไม่ว่าจะส่งผลให้เกิดการบาดเจ็บส่วนบุคคลสูญเสียชีวิตความเสียหายต่ออุปกรณ์ผลิตภัณฑ์ผิดพลาดค่าปรับการฟ้องร้องหรือการปิดกิจการ
