วิธีสร้างเทมเพลต SOP

มาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการให้คำแนะนำที่สอดคล้องกับพนักงานภายในองค์กร หากเป็นการดีถ้าคุณจับคนที่อยู่นอกถนนคน ๆ นั้นควรจะสามารถทำงานให้เสร็จได้โดยไม่ต้องมีอะไรนอกจากต้องมี SOP และเครื่องมือ จุดเริ่มต้นที่สำคัญของพอร์ตโฟลิโอ SOP ใด ๆ คือการสร้างเทมเพลต SOP เพื่อความสอดคล้อง คุณไม่ต้องการซอฟต์แวร์หรือทักษะแฟนซีใด ๆ คุณเพียงแค่ต้องปรับสมดุลองค์ประกอบที่ต้องการและสิ่งที่คุณต้องการให้เทมเพลตมีลักษณะ

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

เปิดเอกสารประมวลผลคำใหม่ บันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่คุณต้องการใช้สำหรับเทมเพลต SOP และวันที่สำหรับการควบคุมเวอร์ชัน ตัวอย่างเช่น: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010"

แทรกตารางลงในส่วนหัว จำนวนแถวและคอลัมน์ในตารางนี้ขึ้นอยู่กับคุณ โปรดจำไว้ว่าอย่างน้อยคุณจะต้องมีเซลล์สำหรับหมายเลข SOP ชื่อเรื่องและการอนุมัติหรือวันที่มีผลของเอกสาร คุณยังสามารถใช้เซลล์สำหรับหมายเลขหน้าและโลโก้ บริษัท หรือชื่อได้หากต้องการ สิ่งที่ดีเกี่ยวกับตารางในส่วนหัวคือมันจะทำซ้ำตลอดทั้งเอกสารเมื่อคุณเพิ่มหน้า

แทรกตารางขนาดใหญ่ในหน้าแรกของเอกสาร ตารางนี้จะมีหมายเลข SOP และชื่อของคุณที่ด้านบนสุดตามด้วยเซลล์สำหรับลายเซ็นของบุคลากรสำคัญเช่นผู้สร้างเอกสารและเจ้าหน้าที่อนุมัติโดยมีชื่อชื่อและวันที่ลงนาม พิมพ์หัวเรื่องสำหรับแต่ละเซลล์เช่น "ชื่อเรื่อง SOP" สำหรับเซลล์ด้านบน "ผู้เขียน SOP" สำหรับเซลล์ถัดไปและ "การอนุมัติ QA" สำหรับจำนวนเซลล์ที่เหมาะสม

สร้างส่วนสำหรับการแนะนำความรับผิดชอบวัสดุและอุปกรณ์ (ถ้ามี) และขั้นตอน ส่วนอื่น ๆ อาจรวมถึงอภิธานศัพท์ของคำย่อคำศัพท์หรือผลิตภัณฑ์ เนื่องจากนี่คือเทมเพลตคุณอาจต้องการรวมประโยคหนึ่งหรือสองประโยคเพื่ออธิบายสิ่งที่คาดหวังสำหรับแต่ละส่วนหากคุณวางแผนที่จะมีผู้เขียน SOP หลายคน

จัดรูปแบบส่วนของคุณ หนึ่งในวิธีที่พบได้บ่อยที่สุดในการนำเสนอส่วน SOP คือการเริ่มต้นระบบการจัดลำดับตัวอักษรการกำหนดหมายเลขหรือการผสมสำหรับแต่ละส่วน คุณยังสามารถใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและขีดกลาง จำไว้ว่ามันจะง่ายกว่าเมื่ออ้างอิงหรือแก้ไขระเบียบวิธีปฏิบัติงานให้ชี้ไปที่ส่วนด้วยตัวอักษร / หมายเลขแสดงว่ารูปแบบการเรียงลำดับควรมีลักษณะอย่างไรสำหรับแต่ละบรรทัดที่ตามมาในส่วนเช่น "A, B, C" "1, 2, 3"; หรือ "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

แทรกอีกสองตารางที่ท้ายเทมเพลต หนึ่งในตารางควรเป็นรายการการอ้างอิงภายนอกหรือสำหรับภาคผนวกและแบบฟอร์มที่คุณสามารถแนบกับ SOP สำหรับการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชัน ตารางอื่น ๆ สามารถใช้สำหรับบันทึกประวัติรุ่นของ SOP และเหตุผลใด ๆ สำหรับการเปลี่ยนแปลง ตารางเหล่านี้สามารถใช้รูปแบบการกำหนดหมายเลข / ตัวอักษรต่อไปที่เทมเพลตที่เหลือใช้

บันทึกเอกสารเป็นไฟล์เทมเพลตแบบอ่านอย่างเดียว สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้มีการเขียนทับแม่แบบของคุณโดยไม่ตั้งใจโดยบังคับให้ผู้ใช้บันทึกเอกสารภายใต้ชื่ออื่นหากมีการเปลี่ยนแปลง

เคล็ดลับ

• เก็บสำเนาเทมเพลตของคุณไว้