การเขียนจดหมายไม่ว่าจะด้วยมือพิมพ์หรือทางอีเมลอาจทำได้ยาก กุญแจสำคัญในการเริ่มต้นจดหมายที่ดีคือการรู้ถึงวัตถุประสงค์และเจตนาที่แท้จริงของจดหมายและพยายามสื่อให้ผู้รับทราบด้วยน้ำเสียงที่สุภาพ ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายขอบคุณจดหมายปะหน้าสำหรับงานหรือจดหมายแสดงความเสียใจการสละเวลาเพื่อสร้างช่องว่างที่ดีจะช่วยฝึกฝนทักษะการเขียนของคุณ
ส่งจดหมายถึงผู้รับ หลีกเลี่ยงคำทักทายทั่วไปเช่น "Dear Sir or Madam" หากจดหมายนั้นมีความเป็นมืออาชีพให้ใช้นามสกุลของผู้รับและคำนำหน้าหรือคำให้เกียรติที่เหมาะสมเช่น "Dear Mr. Ackroyd" หากจดหมายไม่เป็นทางการเช่นคำเชิญหรือจดหมายขอบคุณให้ใช้ชื่อผู้รับตราบใดที่คุณรู้สึกสบายใจ
เขียนย่อหน้าแรกซึ่งโดยทั่วไปจะมีความยาวสองหรือสามประโยค หากจดหมายนั้นไม่เป็นทางการมากขึ้นก็ควรเริ่มด้วยการสอบถามหรือแสดงความคิดเห็นทั่วไปเช่น "ฉันหวังว่าจดหมายฉบับนี้จะพบคุณได้ดี" หากจดหมายเป็นทางการมากขึ้นก็ควรไปที่จุดตรง ไม่ว่าในกรณีใดเหตุผลในการเขียนจดหมายจะต้องได้รับการยอมรับในวรรคนี้
อ่านย่อหน้าออกมาดัง ๆ โดยสังเกตจากน้ำเสียง แม้ว่าคุณจะเขียนจดหมายร้องเรียนหรือขอความช่วยเหลือทางการเงิน แต่จดหมายของคุณก็ควรสุภาพ ตัวอักษรที่ไม่เป็นทางการอาจดูเป็นทางการมากกว่าในขณะที่ตัวอักษรธุรกิจควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ
เคล็ดลับ
-
พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณหลายครั้งก่อนที่จะส่ง ไม่ว่าเจตนาจะเป็นเช่นไรจดหมายที่เต็มไปด้วยความผิดพลาดและไวยากรณ์ไม่ดีจะไม่ทำให้เกิดความประทับใจที่สุด
