ตัวย่อของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจทางการต้องใช้โปรโตคอลเฉพาะไม่ว่าเจตนาของจดหมายจะเป็นอย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่จดหมายธุรกิจควรสั้นกระชับและสั้นกระชับ ในขณะที่คุณควรใช้รูปแบบการเขียนที่ชัดเจนและเป็นทางการมีหลายกรณีที่การใช้ตัวย่อมีความเหมาะสมในการประหยัดทั้งพื้นที่และเวลา

คำนำหน้าและเกียรติยศ

ทั้งคำนำหน้าและคำให้เกียรติคาดว่าจะยากในคำทักทายและที่อื่น ๆ ในจดหมาย ตัวอย่างเช่นจดหมายธุรกิจจะเริ่มต้นด้วย "Dear Mr. Johns" ไม่ใช่ "Dear Mister Johns" พหูพจน์ของคำนำหน้าและคำนำหน้าตัวย่อทั้งหมดก็เช่นกันเช่น "Messrs" สำหรับผู้รับชายหลายคนและ "Mses" สำหรับผู้รับหญิงหลายคน

ชื่อ บริษัท

ทั้งหัวจดหมายและ "ที่อยู่ภายใน" จะแสดงชื่อ บริษัท - ของผู้ส่งและผู้รับ มันอาจจะไม่เหมาะสมที่จะย่อส่วนใดส่วนหนึ่งของชื่อ บริษัท เว้นแต่ชื่อ บริษัท จะลงทะเบียนด้วยตัวย่อ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท จดทะเบียนเป็น "Motts, Inc. " คุณสามารถใช้ "Inc. " ในที่อยู่ภายในโดยไม่มีการสะกดคำว่า "รวม" ในทำนองเดียวกันอย่าแทนที่ "&" สำหรับ "และ" นอกเสียจากว่าเป็นส่วนหนึ่งของชื่อ บริษัท

ที่อยู่

ซึ่งแตกต่างจากด้านหน้าของซองจดหมายรัฐควรจะสะกดออกเมื่อมันเป็นส่วนหนึ่งของหัวจดหมายของคุณส่วนหัวหรือที่อยู่ภายใน ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ของผู้รับอยู่ในซีแอตเทิลที่อยู่ภายในจะอ่านว่า "Seattle, Washington 98101"

ตัวย่อที่ใช้กันทั่วไป

PostScript ซึ่งเป็นคำสั่งพิเศษหลังจากปิดจดหมายมักจะแสดงด้วยตัวย่อ "P.S. " หากคุณกำลังรวมเอกสารเพิ่มเติมพร้อมกับจดหมายของคุณเป็นที่ยอมรับว่าสามารถระบุได้โดยการเขียน "สิ่งที่แนบมา" ตามด้วยจำนวนเอกสารหรือโดยการย่อ "Enc." ด้านล่างลายเซ็นของคุณ RSVP เป็นตัวย่อที่ยอมรับได้เมื่อคุณร้องขอให้ผู้รับตอบจดหมายของคุณ

หัวข้อและพิมพ์ดีด

หัวเรื่องของจดหมายธุรกิจอาจระบุไว้ด้านล่างวันที่ด้วยตัวย่อ "Re" สำหรับ "Regarding" ตามด้วยคำแถลงสั้น ๆ ของหัวข้อ หากจดหมายถูกลงชื่อในนามของบุคคลอื่นคำย่อ "p.p. " อาจจะใช้. ตัวอย่างเช่นหากเลขานุการเขียนจดหมายในนามของนายจ้างของเธอพนักงานพิมพ์ดีดอาจเซ็นต์จดหมายและลงลายมือชื่อพร้อมกับ "p.p" และเพิ่มชื่อนายจ้างของเธอใต้ "p.p. " หมายถึงวลีภาษาละติน "ต่อการคุมกำเนิด" ตัวย่อ "cc" นั้นย่อมาจาก "carbon copy" แต่อาจหมายถึง "copy มารยาท" ไม่ว่าในกรณีใดก็แสดงว่ามีการส่งจดหมายหลายฉบับและระบุชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาเหล่านั้น