วิธีการแจ้งลูกค้าว่าเราไร้กระดาษ

ไปไร้กระดาษเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการมีส่วนร่วมในชีวิตสีเขียว EPA ประมาณการว่าคนอเมริกันใช้กระดาษประมาณ 99 ล้านตันในแต่ละปีและกระดาษคิดเป็น 34% ของขยะในประเทศนี้ หากคุณส่งใบแจ้งหนี้และการสื่อสารอื่น ๆ ให้กับลูกค้าของคุณเป็นประจำผ่านทางอีเมลคุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบถึงความตั้งใจที่จะไม่ใช้กระดาษล่วงหน้า

ให้ความกระจ่างและระบุไทม์ไลน์ของคุณสำหรับการไปที่ไร้กระดาษรวมถึงข้อกำหนดใด ๆ ที่ลูกค้าต้องปฏิบัติตามเพื่อรับบิลค่ากระดาษ ตัวอย่างเช่นในหลายกรณีคุณอาจต้องขออนุญาตจากลูกค้าเพื่อหยุดส่งใบแจ้งยอดกระดาษทางไปรษณีย์ก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นการเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษ

เปลี่ยนข้อกำหนดในข้อตกลงของคุณตามความจำเป็นเพื่อรวมการอัปเดตเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษ รวมข้อมูลว่าเป็นตัวเลือกหรือจำเป็นสำหรับลูกค้าที่จะดำเนินการต่อไป

สร้างข้อความแจ้งเตือนของคุณพร้อมกับคำแนะนำที่ชัดเจนว่าลูกค้าสามารถรับทราบการรับข้อมูลของคุณเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษได้อย่างไร ตัวอย่างเช่นนอกเหนือจากการแจ้งรายการวันที่ใช้งานสำหรับการเรียกเก็บเงินไร้กระดาษคุณอาจรวมเว็บไซต์หรือสายโทรศัพท์สำหรับ "การเลือกใช้"

รวมถึงการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณที่จะไม่ใช้กระดาษในส่วนข้อความของค่ากระดาษสองสามใบสุดท้ายของคุณให้กับลูกค้า เน้นบริเวณที่เป็นสีหรือแบบอักษรที่โดดเด่นเพื่อดึงดูดความสนใจของเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อกำหนดที่อัปเดตของคุณกับการส่งจดหมายเหล่านี้ด้วย

ส่งโปสการ์ด "เตือนความจำ" แยกต่างหากให้กับลูกค้าที่มีข้อความเกี่ยวกับความตั้งใจของคุณที่จะหยุดส่งบิลค่ากระดาษ

ส่งอีเมลไปยังรายชื่อลูกค้าของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบถึงการตัดสินใจเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษของคุณ ในกรณีนี้คุณสามารถเชื่อมโยงลูกค้าโดยตรงกับเว็บไซต์ของคุณเพื่อเลือกตัวเลือกหากจำเป็น

เคล็ดลับ

• อธิบายถึงประโยชน์บางประการของการไม่ใช้กระดาษในการสื่อสารกับลูกค้า

  ปรึกษาทนายความก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นการเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางทั้งหมด