ระบบสินค้าคงคลังถาวรติดตามสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง มันรวมการซื้อทั้งหมดในบัญชี "สินค้าคงคลัง" หรือ "สินค้าคงคลัง" และย้ายไปยังบัญชี "ต้นทุนสินค้าที่ขาย" ในขณะที่ขาย อย่างไรก็ตามระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะให้ยอดคงเหลือของบัญชีสินค้าคงคลังเท่านั้นเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี ณ สิ้นปียอดคงเหลือของสินค้าคงคลังจะถูกปรับเพื่อสะท้อนการนับทางกายภาพผ่านสองรายการ: ขั้นแรกให้นำสินค้าคงคลังเริ่มต้นออกไปยังบัญชี "สรุปรายได้" ชั่วคราวและที่สองให้ป้อนยอดคงเหลือทางกายภาพของสินค้าคงคลัง
ลบยอดดุลสินค้าคงคลังเริ่มต้น ในระบบสินค้าคงคลังตามระยะเวลายอดคงเหลือนี้จะคงที่จนกว่าจะมีการนับจริงตามที่เกิดขึ้นเนื่องจากค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องมักเกิดขึ้นเมื่อสิ้นปีบัญชี เดบิตหรือเพิ่มบัญชีสรุปรายได้และเครดิตหรือลบบัญชีสินค้าคงคลัง กล่าวอีกนัยหนึ่งย้ายยอดคงเหลือสินค้าคงคลังไปยังบัญชีสรุปรายได้
ป้อนยอดคงเหลือสินค้าคงคลังสิ้นสุดซึ่งเป็นจำนวนจริง เครดิตหรือลดรายได้สรุปและหักบัญชีหรือเพิ่มสินค้าคงคลัง
คำนวณต้นทุนของสินค้าที่ขาย ในระบบเป็นระยะการซื้อสินค้าคงคลังและการขายสินค้าใหม่จะถูกติดตามในบัญชี "การซื้อ" และ "การขาย" ตามลำดับ เพิ่มการซื้อให้กับสินค้าคงคลังเริ่มต้นซึ่งเป็นสินค้าคงคลังที่สิ้นสุดในช่วงก่อนหน้าเพื่อรับสินค้าจากการขาย ลบรายการสินค้าคงคลังที่สิ้นสุดเพื่อรับต้นทุนของสินค้าที่ขาย ตัวอย่างเช่นหากยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังเริ่มต้นคือ $ 1,000 และการซื้อในช่วงเวลานั้นคือ $ 500 แสดงว่าสินค้าที่วางจำหน่ายมีมูลค่าเท่ากับ $ 1,500 ($ 1,000 + $ 500) หากสินค้าคงคลังที่สิ้นสุดคือ $ 900 ดังนั้นต้นทุนของสินค้าที่ขายคือ $ 600 ($ 1,500 - $ 900)
