คนงานที่ทำงานบริการตามสัญญาหรืองานอิสระต้องเก็บเงินเมื่องานเสร็จ วิธีที่พบมากที่สุดคือการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อส่งให้กับลูกค้าโดยสรุปการบริการที่เสร็จสมบูรณ์และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่เป็นระบบช่วยให้ผู้รับเหมาอิสระติดตามการชำระเงินที่ค้างชำระและคำนวณรายได้สิ้นปีสำหรับการรายงานภาษีได้อย่างแม่นยำ บุคคลที่ไม่ได้ใช้โปรแกรมบัญชีธุรกิจขนาดเล็กเช่น QuickBooks หรือ Peachtree เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้สามารถสร้างได้อย่างง่ายดายผ่าน Microsoft Office
เรียกดูรายการเทมเพลตใบแจ้งหนี้เปล่าที่มีอยู่ใน Microsoft Office โดยไปที่เว็บไซต์ของพวกเขาเลือก“ เทมเพลต” ที่ด้านบนของหน้าจอพิมพ์“ ใบแจ้งหนี้บริการ” ในช่องค้นหาและคลิกกล่อง“ ค้นหา” ผลลัพธ์การค้นหาจะมีเทมเพลตที่สามารถดาวน์โหลดได้หลายแบบสำหรับใช้กับ Word หรือ Excel
เลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้และคลิกปุ่ม "ดาวน์โหลด" เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลตไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ อย่าลืมดาวน์โหลดเทมเพลตที่เข้ากันได้กับ Office เวอร์ชันที่ติดตั้งบนพีซีของคุณ ข้อมูลนี้สามารถพบได้ในพื้นที่“ รายละเอียด” สำหรับเทมเพลตที่คุณกำลังดู เมื่อการดาวน์โหลดเสร็จสิ้นเทมเพลตจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติโดยใช้ Word หรือ Excel
ปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เป็นแบบส่วนตัวโดยการใส่ชื่อหรือชื่อธุรกิจของคุณที่ด้านบนพร้อมด้วยโลโก้ธุรกิจที่เป็นตัวเลือก รวมข้อมูลการติดต่อให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เช่นที่อยู่ธุรกิจหมายเลขโทรศัพท์หมายเลขโทรสารที่อยู่อีเมลและเว็บไซต์
กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามและรวมถึงวันที่ปัจจุบันที่ด้านบน ข้อมูลนี้ควรถูกเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บบันทึกและติดตาม
ป้อนคำอธิบายของบริการที่ดำเนินการในเนื้อความของใบแจ้งหนี้และรวมถึงรายการแยกรายการของค่าใช้จ่ายหรือค่าใช้จ่าย ยอดรวมที่ครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมดที่ดำเนินการรวมถึงชิ้นส่วนและแรงงานควรมีการระบุไว้อย่างชัดเจนที่ด้านล่าง
รวมคำแนะนำการชำระเงินและข้อกำหนดในใบแจ้งหนี้เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าเมื่อถึงกำหนดชำระและวิธีการส่งเงินที่เหมาะสม เงื่อนไขใบแจ้งหนี้ทั่วไปอาจมีการสื่อสารโดยระบุ“ วันครบกำหนดชำระ: 15 ตุลาคม 2554” หรือ“ ชำระเงินภายใน 60 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้” คำแนะนำควรรวมถึงวิธีการทั้งหมดที่ลูกค้าอาจส่งการชำระเงินเช่นการส่งเช็คหรือ ส่งการชำระเงินออนไลน์
ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่ามีเวลาเพียงพอในการชำระเงิน เมื่อได้รับการชำระเงินแล้วให้อัปเดตบันทึกของคุณเพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นเงินที่จ่ายเนื่องจากนี่คือจำนวนเงินที่ควรจะอ้างสิทธิ์เป็นรายได้และสะท้อนอยู่ในแบบฟอร์ม Internal Revenue Service (IRS) 1099-MISC
เคล็ดลับ
-
ผู้รับเหมาที่มีรายได้มากกว่า $ 600 จะต้องรายงานผลประกอบการของพวกเขาต่อ IRS
การเสนอสิ่งจูงใจเช่นส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดอาจเพิ่มความตรงต่อเวลาของพวกเขา
