องค์กรที่มีกระบวนการจัดการสัญญาสามารถประหยัดเวลาและเงินได้จึงมีความได้เปรียบในตลาด หัวใจหลักของกระบวนการจัดการสัญญาที่ดีคือศูนย์กลางที่ซึ่งภาษาสัญญาทั้งหมดเข้าถึงได้ง่าย
วิเคราะห์สัญญา
ตรวจสอบสัญญาเพื่อให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด สัญญาที่มั่นคงกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบขององค์กรและบุคคลอย่างชัดเจน ควรให้รายละเอียดทุกช่วงเวลาและกำหนดเวลาระบุวิธีการวัดผลการส่งมอบและกำหนดโครงสร้างการชำระเงินอย่างชัดเจน
ทำความเข้าใจกับพื้นหลัง
สละเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับองค์กรบทบาทของผู้ให้บริการและความสัมพันธ์ที่ได้รับการพัฒนาจะช่วยกำหนดเงื่อนไขของสัญญา หากจำเป็นให้ติดต่อกับผู้ให้บริการเพื่อระบุปัญหาที่ค้างอยู่ ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับผู้ให้บริการสามารถช่วยกำหนดสัญญาที่เป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย
สร้างโปรโตคอลการตรวจสอบ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีระบบอยู่ในสถานที่เพื่อรวบรวมข้อมูลติดตามระยะเวลารายงานประสิทธิภาพและจัดทำบัญชี ขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างดีช่วยประหยัดเวลาและเงิน
รับเอกสารที่จำเป็น
มันมีความสำคัญเมื่อเริ่มสัญญาเพื่อระบุใบอนุญาตและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดยืนยันว่าข้อมูลทั้งหมดเป็นข้อมูลปัจจุบันและแบ่งปันข้อมูลนี้กับผู้ให้บริการ
แจ้งทุกฝ่าย
สมาชิกของทีมการจัดการสัญญาและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ควรได้รับการผนวกเข้ากับความรับผิดชอบของตนเองในขั้นตอนของสัญญา ความรับผิดชอบตลอดระยะเวลาของสัญญาควรมีการระบุไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจความรับผิดชอบของพวกเขา
จัดการปัญหา
เมื่อมีการลงนามในสัญญาปัญหาใด ๆ ที่ไม่ได้รับการแก้ไขควรได้รับการจัดการเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในระหว่างระยะเวลาของสัญญา ปัญหาที่ไม่ได้รับการแก้ไขในช่วงเวลาของการลงนามสัญญาควรจะเขียนลงและการแก้ปัญหาและระยะเวลาที่ตกลงกันไว้ นี่เป็นเวลาที่ดีในการระบุรายการสัญญาที่จะถูกทิ้งไว้เพื่อการพัฒนาในอนาคต รายการใด ๆ ที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงในสัญญาเริ่มต้นจะต้องมีการบันทึกและจัดการอย่างรอบคอบ
ประเมินการเปลี่ยนแปลง
ช่วงการเปลี่ยนภาพจะปรากฏในบางสัญญา ในตอนท้ายของขั้นตอนนี้คู่สัญญาควรประชุมเพื่อประเมินประสิทธิภาพโดยรวมของสัญญา ในบางกรณีระยะเวลาการเปลี่ยนแปลงคือเมื่อรายละเอียดขั้นสุดท้ายของสัญญาถูกตอกออก ในกรณีเหล่านี้การประเมินระยะเวลาการเปลี่ยนแปลงอย่างละเอียดเป็นสิ่งสำคัญ นี่เป็นเวลาในการพิจารณาการจัดเตรียมสัญญาเช่นทรัพยากรที่จำเป็น
ประเมินประสิทธิภาพ
การจัดการประสิทธิภาพควรจะต่อเนื่องตลอดสัญญา การประเมินข้อมูลประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องการดำเนินการต่อสิ่งที่ทำงานและแก้ไขสิ่งที่ไม่ต่อเนื่องจะช่วยสร้างข้อกำหนดสัญญาใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย
จัดการรูปแบบต่างๆ
สัญญาทั้งหมดควรมีบทบัญญัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงซึ่งควรได้รับอนุญาตเฉพาะในกรณีที่กำหนดไว้ รูปแบบสัญญาควรมีการกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรโดยการแก้ไขอย่างเป็นทางการเสมอ ควรมีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานสำหรับทุกรูปแบบ
